Как разработать эффективную стратегию HR-коммуникации

Коммуникация в сфере управления персоналом подразумевает обмен информацией между представителями отделов кадров и множеством других людей — новыми сотрудниками, соискателями и прочими заинтересованными лицами. При этом важные данные должны передаваться без затруднений и задержек, что позволит координировать работу в коллективе.

Он содержит большой объем информации из различных источников. Из-за этого иногда может возникнуть некоторый хаос, не говоря уже о запутанности, особенно когда вы имеете дело с политиками и обновлениями в масштабах всей компании.

Вот почему вам нужен четкий, эффективный и осуществимый план HR-коммуникаций. Это может гарантировать своевременную и эффективную передачу ключевых сообщений от отдела кадров сотрудникам.

Давайте рассмотрим, зачем вашей HR-команде нужна коммуникационная стратегия и как наладить этот рабочий процесс.

Преимущества стратегии HR-коммуникации

Эффективная стратегия HR-коммуникаций может помочь повысить вовлеченность сотрудников и укрепить доверие. Это обеспечивает организациям ряд преимуществ, в том числе:

Связь

Эффективная коммуникация между отделом кадров и другими отделами или сотрудниками может иметь решающее значение для поддержания позитивной корпоративной культуры. Это помогает каждому чувствовать себя вовлеченным и информированным о том, что происходит с точки зрения политики компании, инициатив и бизнес-целей.

Когда отдел кадров выстраивает эффективную коммуникацию с другими отделами, это гарантирует, что все находятся на одной волне и работают над достижением одних и тех же целей.

Доверие

Ясная коммуникация демонстрирует искренность и помогает построить настоящую связь между отделом кадров и сотрудниками. Ваши коллеги почувствуют себя ценными членами вашей организации, если вы будете держать их в курсе событий и подчеркивать эмпатию во внутренних коммуникациях.

Создание прозрачного, двустороннего процесса коммуникации, в рамках которого сотрудники могут доверять своей HR-команде, может способствовать более глубокому чувству принадлежности, что, в свою очередь, повышает удовлетворенность и удержание сотрудников.

Последовательность

Стратегия позволяет вам создать и поддерживать единый тон голоса и бренда, которые сотрудники могут узнавать и которым они могут доверять. Последовательность имеет решающее значение — от процесса адаптации новых сотрудников до процесса увольнения тех, кто уходит.

График своевременных и уместных сообщений о внутренних объявлениях и новостях компании позволяет избежать потенциальных недоразумений и разочарований.

Улучшение

Эффективная коммуникационная стратегия, помогающая сотрудникам понимать изменения и прогресс в компании в целом, может снизить риск внутренних конфликтов между членами команды или отделами.

Вы также можете использовать это как возможность получить отзывы от своих коллег о том, как можно улучшить работу и что они хотели бы видеть для улучшения условий труда.

Как создать стратегию HR-коммуникаций

Чтобы создать эффективную стратегию HR-коммуникации, рассмотрите следующие шаги:

Что следует учитывать

Прежде чем разрабатывать коммуникационную стратегию, специалисты по кадрам должны учесть ряд факторов, включая:

• Типы коммуникаций, используемые в вашей организации
  • Восходящая коммуникация— информация передается от сотрудников к руководству и отделу кадров.
  • Нисходящая коммуникация— информация передается сверху вниз от отдела кадров и руководства к сотрудникам.
  • Межфункциональная коммуникация— информация свободно распространяется между различными отделами, устраняя разобщенность между командами.
• Различные каналы, которые ваша организация использует для обеспечения этой коммуникации
  • Электронная почта
  • Интранет компании
  • Инструменты для общения сотрудников, такие как Slack или Zoom
  • Приложения или платформы, которыми пользуются сотрудники вашей организации для отправки материалов и управления ими, например Dropbox Sign или DocSend
  • Общекорпоративные собрания или общие собрания

1. Определите свои цели

Подумайте о цели ваших коммуникаций и о том, чего вы хотите с их помощью достичь. Вы пытаетесь:

• Улучшить производительность?
• Сделать жизнь сотрудников проще или удобнее?
• Повысить осведомленность о чем-либо?
• Просить или поощрять действие?
• Проконсультироваться с сотрудниками или доработать идеи?
• Вдохновлять и вовлекать?

Если у вас нет идей, проведите среди сотрудников опрос на тему того, что им нравится и что не нравится в текущей стратегии внутренних коммуникаций. Вдобавок вы можете использовать аналитические функции Dropbox, такие как Отправка и отслеживание, чтобы узнать, какие средства коммуникации и материалы наиболее востребованы в вашем коллективе.

2. Оптимизируйте свой рабочий процесс

Ни одна коммуникационная стратегия не может работать без плана действий. В рамках этого следует рассмотреть:

• Кто будет отвечать за его создание и распространение?
• Целевая аудитория и каналы или платформы, используемые для ее охвата
• Когда сообщения будут доставлены, чтобы максимизировать их воздействие
• Любые последующие действия, позволяющие разрабатывать стратегию и обеспечивающие возможность быстрого реагирования на отзывы или ответы сотрудников.

Dropbox предоставляет простое централизованное пространство, призванное обеспечить работу отдела кадров, а также комплексный набор инструментов и функций, позволяющих оптимизировать коммуникации для HR — от планов проектов до отправки материалов для адаптации новых сотрудников.

3. Подготовьте свой контент и составьте график.

Вы хотите упростить и ускорить отправку сообщений, которые подразумевают одинаковый формат и периодичность? Вам могут пригодиться шаблоны для повторяющихся фрагментов контента, таких как письма с предложениями о трудоустройстве, планы адаптации новых сотрудников или сообщения о внесении изменений в политики. У таких материалов обычно есть определенная аудитория, а также график или расписание отправки.

Вы также можете создать аналитику вовлеченности с помощью функции "Отправка и отслеживание", которая поможет вам правильно и своевременно выбирать сервисы для коммуникации с сотрудниками. Вместо того чтобы отправлять сообщения в неподходящие моменты, делайте это именно тогда, когда сотрудники наиболее активны на выбранной вами платформе или канале.

4. Оценивать и улучшать

Отслеживайте эффективность своей стратегии, чтобы оценить ее эффективность и внести соответствующие коррективы.

Для этого вы можете провести аудит и просмотреть такие показатели, как скорость открытия документов, количество кликов и отзывы сотрудников во время оценки. Вам нужно будет проанализировать ряд различных показателей, чтобы получить полную картину того, как ваша стратегия воспринимается аудиторией.

Общайтесь, сотрудничайте и взаимодействуйте — все в одном месте

Плохая коммуникация между отделом кадров и сотрудниками — верный способ подорвать успех организации. Разработка и ведение плана HR-коммуникаций имеет решающее значение для укрепления доверия сотрудников и создания позитивной рабочей среды, в которой каждый чувствует себя услышанным.

Dropbox предлагает все инструменты, которые могут понадобиться сотрудникам отдела кадров при разработке и внедрении эффективной коммуникационной стратегии — от решений для совместной работы с коллегами над новыми идеями до централизованного хранилища всего вашего контента.