Если вы когда-либо пытались отправить большой файл через Gmail, например, видео высокого разрешения, многослойный файл Photoshop или большую презентацию, вы наверняка сталкивались с достижением пугающего лимита в 25 МБ. А когда вам приходится подгонять сроки выполнения работ под клиента или пытаться срочно предоставить финальные материалы, это ограничение не просто неудобно — оно заводит рабочий процесс в тупик.
Так что же делать? Вы начинаете сжимать файлы (жертвуя качеством), распределять ресурсы по нескольким письмам или бороться с неработающими ссылками и возвратами писем. Ничто из этого не говорит о «профессионализме» и не экономит время.
К счастью, есть более простой способ обойти надоедливые ограничения Gmail на размер файлов. Dropbox предлагает вам два варианта:
- Делитесь файлами из облачного хранилища напрямую, когда работаете совместно над одним и тем же файлом.
- Используйте Dropbox Transfer для отправки чистой копии файла без сжатия.
В этом руководстве мы также объясним, как использовать автоматическую подсказку Google Drive в Gmail для отправки больших файлов, если вас не беспокоит сжатие.
В любом случае вы избежите ограничений по размеру, избежите стресса и сохраните полный контроль. Хотите правильно отправлять большие файлы в Gmail? Читайте дальше, чтобы увидеть, насколько это просто.
Почему мой файл не прикрепляется в Gmail?
Каждый из нас сталкивался с такой ситуацией: пытаешься прикрепить файл в Gmail, но ничего не происходит. Или еще хуже, вы нажимаете «отправить» и получаете ужасное сообщение о недоставке. Так что же происходит, когда большой файл не прикрепляется или не отправляется в Gmail?
Вот несколько обычных подозреваемых:
- Он слишком большой: лимит вложений Gmail составляет всего 25 МБ. Это отличный показатель для 2005 года, но не так много, если вы работаете с видео, изображениями, файлами дизайна и другими обычно большими ресурсами. Как только предел достигнут — вы застряли.
- Ваше интернет-соединение слабое: нестабильное соединение может помешать завершению загрузки, особенно если речь идет о файлах большого размера. Если у вас плохой Wi-Fi или вы просто находитесь слишком далеко от маршрутизатора, загрузка может легко прерваться.
- Тип файла ограничен: Gmail блокирует определенные типы файлов (например, .exe, .bat, или .zip файлы) из соображений безопасности — даже если они совершенно безвредны. Это раздражает, если вы работаете с этими файлами, и означает, что вы упретесь в стену.
- Ваш почтовый ящик переполнен: иногда, если хранилище вашего аккаунта Google приближается к пределу, вложения могут не дойти до него. Это особенно актуально для фрилансеров и индивидуальных предпринимателей, которые используют базовые версии Gmail.
- Вы используете устаревшую версию Gmail: расширения браузера или старые версии Gmail могут вызывать сбои в работе. С этой проблемой часто сталкиваются пользователи мобильных устройств и планшетов, которые они используют для работы с электронной почтой лишь изредка.
Если у вас когда-либо возникали проблемы с прикреплением файла к электронному письму, вы не одиноки. Есть более простые способы отправки больших файлов без проблем. Давайте рассмотрим несколько простых вариантов.
3 способа отправки больших файлов через Gmail
Если вы регулярно работаете с большими файлами, стандартные вложения Gmail могут стать узким местом, нарушающим ваш рабочий процесс. Однако есть несколько разумных способов отправки файлов. Давайте рассмотрим 3 простых варианта:
1. Используйте Gmail с Google Диском
Если размер файла превышает 25 МБ, Gmail предлагает вам воспользоваться ссылкой на Google Диск. Это надежный запасной вариант, но он не идеален. Вот почему вам следует пересмотреть этот вариант перед отправкой файла:
- Диск иногда сжимает файлы или конвертирует их, что может привести к некоторым странным проблемам с форматированием.
- Клиенты также могут непреднамеренно редактировать или переименовывать файлы, что затрудняет контроль версий.
Это немного похоже на минное поле, но Dropbox делает все просто. Позволяя файлам оставаться именно такими, какими вы их загрузили, — без сжатия, без преобразований, без проблем.
2. Используйте Dropbox, чтобы поделиться отслеживаемой ссылкой.
Если вам необходима дополнительная надежность и контроль, которые не нарушают привычный рабочий процесс, самое простое решение — это поделиться файлом по ссылке в Dropbox. Вот как можно сделать это прямо из вашего облачного хранилища:
- Загрузите файл, затем щелкните правойкнопкой мыши в своем облачном хранилищеи выберите «Копировать ссылку».
- Вставьте эту ссылку в сообщение Gmail — не нужно ничего сжимать, архивировать или разделять.
При использовании этого метода клиенты получают прямой профессиональный доступ к файлу, именно такой, какой вы и задумывали. А поскольку вы делитесь файлом в режиме реального времени, вы можете решить, кто сможет его редактировать, просматривать или загружать.
К другим функциям относятся парольная защита, ограничение срока действия файлов и отслеживание просмотров, которые обеспечивают полную прозрачность и контроль над ходом выполнения проекта.
Общие ссылки идеально подходят при совместной работе. Но если вы хотите зафиксировать финальную версию для поставки, вероятно, лучше попробовать Transfer.
3. Отправляйте большие файлы с помощью Dropbox Transfer
Когда конечный продукт будет готов к отправке, используйте Transfer для простой и удобной пересылки не подлежащих редактированию крупных файлов с высочайшим уровнем безопасности. Вот как можно сделать это всего несколькими щелчками мыши:
- Просто зайдите на dropbox.com/transfer
- Загрузите файл и отправьте его получателю
Этот метод идеально подходит для отправки видео, изображений или файлов дизайна — объемом до 100 ГБ. Никакого стресса из-за размера файла, никакого редактирования со стороны получателя — только чистая и надежная доставка. Он также обеспечивает быструю загрузку и скачивание файлов.
Transfer также позволяет легко добавлять пользовательский брендинг, устанавливать пароль и отслеживать, когда клиент открывает или загружает файл. Нужно еще больше места? Нет проблем, с помощью Dropbox Replay Add-On вы можете отправлять файлы размером до 250 ГБ.
Это излюбленный метод фотографов, редакторов, дизайнеров — всех, кто отправляет клиентам готовые работы. Независимо от того, поджимают ли у вас сроки или вы просто не хотите прерывать рабочий процесс, Transfer упрощает отправку больших файлов.
Советы по улучшению результатов при отправке больших файлов через Gmail
Даже при использовании самых лучших инструментов несколько полезных привычек могут иметь большое значение. Независимо от того, отправляете ли вы большой файл клиенту или работаете над ним совместно, вот несколько советов, которые помогут сделать обмен файлами более удобным и профессиональным:
- Добавляйте номера версий или даты к именам файлов— это поможет вам или вашим клиентам избежать путаницы, четко маркируя файлы.
- Делитесь папками, а не только файлами— Dropbox позволяет группировать связанные файлы (например, вспомогательные документы) в папке, чтобы поддерживать порядок и упростить просмотр полной картины.
- Включите уведомления или отслеживание просмотров— такие инструменты, как Dropbox, позволяют отслеживать просмотры и загрузки, поэтому вам никогда не придется оставаться в неведении или гадать, затерялась ли ваша работа в чьем-то почтовом ящике.
Эти маленькие хитрости экономят время, сокращают лишнюю работу и позволяют выглядеть очень организованным, поскольку вам не приходится искать файлы и раздражаться из-за ограничений Gmail.
Часто задаваемые вопросы
Gmail позволяет прикреплять файлы размером до 25 МБ. Если ваш файл больше, Gmail предложит вам использовать Google Диск. Это полезно, но может привести к сжатию файлов и ограничить контроль над доступом к ним.
Прикрепить папку непосредственно в Gmail невозможно. Однако вы можете использовать облачное хранилище в своем аккаунте Dropbox и поделиться ссылкой на папку. Для этого загрузите свою папку в хранилище, нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите Копировать ссылку, чтобы создать ссылку общего доступа, которую затем можно просто добавить в электронное письмо. Загрузить папку часто оказывается быстрее и проще, когда вам нужно поделиться набором файлов.
Если напрямую, то нет. Однако, когда Gmail перенаправляет большие файлы через Google Диск, изображения или видео могут сжиматься для уменьшения размера файлов. Это может повлиять на их качество. Такие инструменты, как Dropbox, позволяют делиться файлами без потери качества.
Вы можете использовать Dropbox для обмена большими файлами — без ограничений по размеру, присущих Gmail, Outlook или другимпочтовым клиентам. Если вам нужно отправить большой файл через Gmail, вы просто загружаете файл в Dropbox, получаете ссылку и отправляете ее в сообщении Gmail. Таким образом, вы избежите ограничений по размеру и получите доступ к дополнительным функциям, таким как пароли, сроки действия, отслеживание файлов и многое другое.
Статьи на похожие темы
Как спланировать свой рабочий день для ясности, сосредоточенности и последовательности действий
Повышайте производительность команды с помощью экспертных стратегий, которые оптимизируют рабочий день вашей команды. Узнайте из нашего руководства, как расставлять приоритеты в задачах, оптимизировать рабочие процессы и повышать эффективность совместной работы.
