Пропустить и перейти к основному содержимому

Преимущества системы электронного документооборота

4 минуты чтения

21 января 2025 г.

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) — это программный комплекс, позволяющий создавать, хранить и отслеживать электронные документы и файлы, а также управлять ими. СЭД обычно включает в себя такие функции, как присвоение имен документам, их хранение и сканирование, а также контроль версий для отслеживания внесенных изменений и оптическое распознавание символов (OCR) для обработки текста документов.

Зачем нужна система электронного документооборота?

Сколько времени вы сэкономили бы, если бы могли найти нужные документы за считанные секунды? И насколько упростилось бы управление файлами, если бы вы могли их сохранять и просматривать, находясь где угодно? 

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет отслеживать и контролировать все рабочие файлы из одного центрального местоположения, что делает ведение бизнеса более эффективным, в какой бы стране ни находились ваши клиенты и партнеры. СЭД также обеспечивает упорядоченное хранение и безопасность документов, помогая вам и вашим сотрудникам экономить время и способствуя безопасности данных.

 

Инструменты повышения производительности, сокращающие ненужную работу

Благодаря инструментам для совместной работы, безопасному обмену файлами и быстрому доступу к любимым приложениям Dropbox упрощает работу.

В чем преимущества централизованной системы электронного документооборота?

Более высокий уровень безопасности

Система электронного документооборота обеспечивает улучшенную безопасность при хранении файлов, чем при сценарии, когда они просто размещены на одном компьютере или в картотеке в офисе.

СЭД позволяет настраивать разрешения, чтобы только конкретные пользователи могли просматривать или редактировать определенные материалы. Таким образом доступ к конфиденциальным документам будут иметь только уполномоченные сотрудники. Наличие безопасной системы управления файлами также важно, когда речь идет о соблюдении нормативных стандартов.

Используя Dropbox, администраторы учетных записей могут определять доступ к файлам, а общедоступные документы смогут просматривать только те люди, у которых есть ссылки на файлы. Если включить двухэтапную проверку, вы также будете получать коды безопасности по SMS или в приложении для проверки подлинности.

Более того, любые документы, подписанные с помощью Dropbox Sign, который включен во все тарифные планы Dropbox, защищены от несанкционированного доступа и имеют журнал аудита. Он позволяет отслеживать полную историю всех действий, совершенных с документом, и внесенных в него изменений с привязкой ко времени.

Повышение эффективности рабочих процессов

Когда все рабочие документы хранятся в одном местоположении, персоналу намного проще найти нужные файлы. Наличие общего доступа к актуальной информации особенно важно, когда несколько сотрудников работают над одним проектом: это снижает вероятность дублирования материалов или появления различных версий одного и того же файла в нескольких каталогах.

Например, VivaReal, крупнейшая в Бразилии онлайн-площадка по торговле недвижимостью, нуждалась в более простом способе хранения данных и упрощении взаимодействия между сотрудниками. После перехода на Dropbox для своего бизнеса VivaReal теперь может автоматически синхронизировать новые файлы, сохраняя все в одном месте, а обмен документами между различными устройствами стал намного проще.

Кроме того, если вы используете Dropbox Sign, все отправленные на подпись документы также можно автоматически сохранять в выбранной папке Dropbox.

Сокращение потери данных

Система электронного документооборота помогает сократить потерю файлов и данных из-за ошибок персонала или недостаточно эффективной связи между рабочими группами.

Поскольку все документы хранятся в централизованном месте, где выполняется их резервное копирование и управление версиями, отследить утерянный документ становится гораздо проще. А если что-то и потеряется, его можно будет восстановить с минимальными усилиями.

Когда дело доходит до наиболее важных документов, таких как сервисные контракты, трудовые договоры или соглашения о неразглашении, хранение и отслеживание файлов имеет решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Система управления документами, такая как Dropbox, обеспечивает безопасное и надежное размещение в облаке документов, заверенных электронной подписью. Можете быть спокойны — Вы больше ничего не потеряете!

Уменьшение затрат

Отсутствие электронной централизованной системы хранения содержимого ведет к временным и финансовым затратам на поиск файлов и управление ими, регулярную перепечатку документов или восстановление потерянных данных.

Чтобы представить более ясную картину, в среднем регистрация одного документа обходится в 20 долларов, поиск каждого утерянного документа — в 120 долларов, а восстановление каждого документа — в 220 долларов, однако подписка на систему управления документами, такую как Dropbox Business, начинается всего с 15 долларов в месяц.

Вместо того чтобы тратить тысячи листов бумаги, распечатывая документы, которые должны оставаться цифровыми, вы можете сэкономить, быстро отправив ссылку на свои документы по электронной почте, и ваши получатели смогут получить доступ к файлам со своих компьютеров или телефонов. А когда придет время внести изменения или повторно получить доступ к документам, вы не только сможете внести изменения в цифровом виде без необходимости распечатывать или повторно сканировать их, но и будете иметь каждую версию документа в своей системе для безопасного и легкого доступа.

Удобное управление документами с помощью Dropbox

Хорошее программное обеспечение для управления файлами творит чудеса, помогая вашей компании работать более организованно, безопасно и эффективно. Добавьте к этому решение электронной подписи для быстрого подписания контрактов, такое как Dropbox Sign, и вы можете ускорить их оформление на 26 %.

Если вы хотите дополнительно расширить возможности системы документооборота, советуем интегрировать API Dropbox Sign, чтобы отправлять запросы на подпись напрямую из CRM, и Dropbox Fax, чтобы с удобством отправлять факсы через Интернет.

Статьи на похожие темы

Человек, сидящий в машине, подписывает PDF-файл на своем планшете с помощью электронной подписи.

Как подписать PDF и получить электронные подписи онлайн

Для получения юридически обязывающей подписи вам больше не нужна физическая бумага. Узнайте, как Dropbox Sign упрощает процесс подписания контрактов для вас и ваших клиентов — все благодаря электронным подписям.

Один человек держит планшетное устройство, на котором отображается документ, а другой — стилус, чтобы добавить электронную подпись к документу.

С чего начать использование электронной подписи в вашей организации

Используйте платформу электронной подписи для адаптации новых сотрудников, заключения сделок и экономии времени на юридической работе. Узнайте, как начать использовать электронные подписи в вашей организации.

Человек работает дома за столом, улыбается, глядя на ноутбук перед собой, печатая текст и обмениваясь файлами со своей командой.

Лучший способ поделиться документами с командой при удаленной работе

Удобная совместная работа из любой точки мира. Изучите безопасные и эффективные способы обмена файлами с вашей командой во время удаленной работы, используя лучшие инструменты и стратегии.