С чего начать использование электронной подписи в вашей организации

Безопасная платформа электронной подписи поможет вам нанять талантливых новых сотрудников, заключить больше сделок и сэкономить время на юридической работе. И все это быстрее, чем вы успеете сказать: «Бумажная работа — отстой!»

Мы считаем, что пришло время отказаться от слова «необходимо», которое люди используют, когда речь заходит о описании «необходимого зла» — бумажной волокиты. В 2025 году это просто зло. К счастью, становится все проще избавиться от бумажной работы на рабочем месте.

Вот несколько областей, в которых организациям стоит начать использовать программное обеспечение eSignature. Они эффективно наймут талантливых сотрудников и быстро заключат новые сделки, сохраняя при этом законность и безопасность.

Электронные подписи помогают масштабировать процесс найма сотрудников

Составление документов, печать, отправка факсов, сканирование, архивирование или исправление ошибок считались необходимым злом для большинства бизнес-отделов. И никто не понимает этот ужас лучше, чем сотрудники отдела кадров, которые занимаются наймом и адаптацией новых сотрудников.

В век цифровой трансформации, когда вы даже можете посетить врача онлайн, не пора ли изгнать прочь бумажную волокиту?

Мы тоже так считаем.

Преимущества электронной подписи при найме сотрудников

Отдел кадров получает массу преимуществ, интегрируя платформу безбумажной электронной подписи в процесс адаптации новых сотрудников.

Оптимизированная адаптация для всех

Dropbox Sign API позволяет специалистам отдела кадров собирать данные, предоставленные кандидатами в процессе регистрации, и использовать их, чтобы:

• Автоматически заполнять все необходимые документы
• Создайте набор персонализированных (и удобных для чтения) PDF-файлов
• Отправьте готовые документы на электронную подпись прямо с компьютера или мобильного устройства.

Это не только устраняет избыточность в отделе кадров, но и снижает некоторые трудности, которые могут привести к оттоку кандидатов, что крайне важно, если вашей компании необходимо быстро масштабировать найм сотрудников.

Третья сторона для решения технических проблем

Цифровая трансформация вряд ли возможна, если вам нужно нанимать новых администраторов исключительно для настройки инструментов и управления ими. Вот почему отделы кадров предпочитают решение Dropbox Sign. Все вопросы, связанные с платформой электронной подписи Dropbox Sign, помогает решить команда поддержки, возглавляемая разработчиками. Они установят систему менее чем за неделю и будут управлять всеми техническими процессами.

Решение для электронной подписи подтолкнуло компанию Instacart к росту

Dropbox Sign и Dropbox Forms помогли сервису Instacart (доставка продуктов по запросу) улучшить процесс заполнения заявок подрядчиков Shopper на 270% и сэкономить более 50 часов в неделю на задачах по адаптации новых клиентов.

Каждую секунду Instacart заключает контракт с более чем десятью тысячами «закупщиков», которые отбирают, упаковывают и доставляют продукты клиентам.

При таком объеме работы их работа с ручкой и бумагой вызывала значительные трения. Сотрудникам офиса приходилось физически заниматься оформлением документов и регистрацией каждого покупателя. Поскольку они стремились охватить 80% домохозяйств США, этот трудоемкий процесс не подходил ни их внутреннему персоналу, ни квалифицированным специалистам, с которыми у них возникали проблемы при адаптации и удержании.

С помощью нашей команды поддержки API под руководством разработчиков компания Instacart внедрила юридически обязывающие электронные подписи для покупателей, а также создание и управление кадровыми документами прямо в свое приложение. Все верно, они не остановились на цифровизации — они стали полностью мобильными, чтобы иметь возможность работать со своими сотрудниками, которые постоянно находятся в движении, там, где они живут. 

Теперь покупатели могут получать всю необходимую документацию по трудоустройству и адаптации — и юридически подписывать ее — прямо со своих телефонов.

А еще в Dropbox Sign есть функция «Шаблон», благодаря которой отдел кадров создает, форматирует и хранит важные стандартные документы для адаптации персонала. Это позволяет оптимизировать многие процессы, исключив лишнюю работу.

Электронные подписи упрощают продажи

Обычно мы отправляем важные документы по электронной почте и просим получателя распечатать, подписать и прислать их. Несложно догадаться, почему этот подход уже неэффективен.

Цифровизация отправки и подписания документов не только упрощает продажи, но и позволяет вашей компании быстрее получать прибыль, сокращая накладные расходы!

Преимущества использования электронных подписей для сферы продаж

Если ваш отдел продаж действительно старается приносить прибыль вашей компании, а не тратить все деньги на ручные, отнимающие время процессы, то мы думаем, что вам действительно понравятся следующие преимущества, которые предоставляют электронные подписи.

Более быстрый выход на получение дохода

Благодаря продуманным функциям бизнес-класса, таким как отправка копий сообщений, шаблоны и уведомления о статусе, отделам продаж никогда не придется ждать, пока кто-то заметит кипу документов на своем столе или в почтовом ящике, которые только и ждут, чтобы их подписали и вернули, чтобы можно было наконец начать сотрудничество.

Два способа экономии

Помимо существенной экономии на операционных расходах, которую обеспечивает платформа электронной подписи, Dropbox Sign также позволяет сэкономить при покупке доступных годовых и месячных пакетов. Благодаря бесплатной пробному периоду, прозрачному ценообразованию и отсутствию скрытых платежей отделы продаж компаний-стартапов и других предприятий могут найти тарифный план, соответствующий их бюджету.

Вам не составит труда воспользоваться возможностями нашего гибко настраиваемого Dropbox Sign API, ведь мы предлагаем простые модели ценообразования. Не нужно ждать ответа от служб поддержки, чтобы начать работу (хотя там работают замечательные люди).

Как компания Vendini использовала электронные подписи для закрытия сделок в рекордные сроки

Компании Vendini требовалось ускорить процесс продаж, чтобы обеспечить более бесперебойную работу как для своей команды, так и для своих быстро развивающихся клиентов.

Честно говоря, компания Vendini решила проблемы с задержкой продаж довольно легко. Мы думаем, что это решение может подойти и для вашего отдела продаж.

Удивительно, но это электронные подписи!

Если говорить точнее, это интеллектуальная платформа электронной подписи, которая улучшает ваш рабочий процесс, не требуя огромных затрат на настройку или многочасового обслуживания.

Vendini использовала интеграцию Dropbox Sign и Google Диска, чтобы создать и отформатировать свои соглашения о сервисном обслуживании перед отправкой клиентам, которые затем могли подписать и вернуть документы всего за несколько щелчков мыши. На протяжении всего процесса документы и подписи безопасно хранились на Диске и в аккаунте Dropbox Sign компании Vendini, чтобы с ними было легко работать.

Благодаря этой единой интеграции отдел продаж Vendini внезапно получил возможность отправлять соглашения с молниеносной скоростью, иногда заключая сделки, когда торговый представитель все еще разговаривал по телефону с потенциальным клиентом!

Также сотрудники отдела продаж использовали функцию отправки копий сообщений Dropbox Sign для того, чтобы финансовый директор, менеджеры и все остальные участники рабочего процесса получали по электронной почте уведомления о ходе работы над важными документами по продажам. Компания Vendini даже использовала интеграцию Dropbox Sign для Slack. Сотрудники отдела продаж в реальном времени отслеживали подписание документа, чтобы отпраздновать заключение сделки.

Электронные подписи расширяют возможности юридического отдела

Вряд ли вашему юридическому отделу в ближайшее время понадобится проводить судебное разбирательство. Но, вероятно, вам уже приходилось сталкиваться с распространенными административными проблемами — обеспечение безопасности и законности, обременительные рабочие процессы и большие накладные расходы.

Как юридический отдел может воспользоваться электронными подписями

Вот несколько примеров того, как юридические отделы могут получить выгоду от внедрения простого и эффективного сервиса электронной подписи, не отступая от требований безопасности.

Получите точную и надежную документацию

При работе с конфиденциальными документами и высокопоставленными заказчиками или руководителями юридическим отделам необходимо точное и безопасное решение для электронной подписи.

Вот почему в Dropbox Sign предусмотрена многоуровневая защита, которая включает SSL-шифрование при передаче файлов и защищенную серверную инфраструктуру. Оборудование размещено в современном ЦОД уровня III, который соответствует стандартам SSAE-16 и получил сертификат ISO 27001.

Упростите интеграцию технологий и автоматизацию

Благодаря сервисам API, которые постоянно обновляет и поддерживает наша команда инженеров, Dropbox Sign легко интегрируется в большинство рабочих процессов.

Решение Dropbox Sign совместимо с Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive или любым из топовых современных бизнес-приложений.

Повышение эффективности и качества обслуживания

Бумажный документооборот уже давно влияет на скорость и стоимость юридических услуг. Вместо того, чтобы сократить расходы, жертвуя качеством, юридические отделы могут использовать современные технологии, такие как электронные подписи, чтобы сократить накладные расходы.

Бизнес-ориентированные функции Dropbox Sign помогают оцифровать важные юридические документы, позволяя ускорить и обезопасить подписание документов, независимо от числа подписывающих лиц.

Легко поддерживать аудиторские журналы

В тот момент, когда вы запрашиваете подпись, Dropbox Sign прикрепляет страницу контрольного журнала к документу. Защищенный от редактирования контрольный журнал обеспечивает отслеживание каждого действия с вашими документами с присвоением метки времени, чтобы гарантировать наличие доказательств доступа, проверки и подписания.

Dropbox Sign — решение номер один для электронной подписи

G2 Crowd признал HelloSign (теперь Dropbox Sign) лидирующим решением электронной подписи для малого бизнеса. А также мы заняли третье место в категории «Лучший программный продукт для малого бизнеса». Весьма неплохо!

Если у вас малое предприятие и вы не можете нанять администраторов для бумажной работы или крупное предприятие и вам не хватает времени, умная платформа электронной подписи, такая как Dropbox Sign, поможет вам быстрее решать юридические вопросы. Также ваш отдел продаж сможет заключать больше сделок, а вы будете нанимать новых сотрудников быстрее, чем успеете произнести «бумажная работа — отстой!» Если вы работаете с цифровыми или бумажными документами, Dropbox Sign — ваш выбор.

Воспользуйтесь бесплатной пробной версией уже сегодня. Однако помните: как только вы перейдете на «светлую сторону», вы уже не захотите возвращаться к скучной бумажной работе.