Uppgraderingen av säkerheten ger Aquamarine Capital extra fördelar

Utmaning: Föråldrade lagrings- och delningssystem

Aquamarine är ett investeringspartnerskap inspirerat av de ursprungliga Buffett-partnerskapen från 1950-talet som drivs av Guy Spier i en nära replika av de ursprungliga Buffett-partnerskapsreglerna. Denna investeringsfond hanterar miljontals dollar i tillgångar, växer stadigt och förlitar sig på DocSend för att på ett säkert sätt hantera kommunikationen med potentiella kunder och andra externa parter.

David Jud, Finance Manager på Aquamarine, berättar att hans organisation före Dropbox och DocSend förlitade sig på föråldrade system för att lagra och dela filer internt i det globala teamet. Dessutom sökte teamet efter ett säkrare sätt att dela och spåra informationssammanställningar med investerare, potentiella kunder och andra externa parter.

Som en del av ett snabbrörligt och globalt utspritt team som förvaltar en investeringsfond samarbetar David ständigt med sina kolleger och kommunicerar med investerare, potentiella kunder och andra externa parter. Från början använde Aquamarine föråldrad programvara för att spara och säkerhetskopiera filer. ”Vi hade massor av problem med vårt gamla fillagringssystem. Vi kunde inte dela filer med personer utanför vårt företag eller visa dokument som öppnades i en webbläsare”, berättar David. Utan en säker dokumentdelningsplattform var det enligt David ”utmanande för oss att kommunicera med människor utanför vår organisation”. Teamet på Aquamarine behövde ett molnbaserat system för att synkronisera och lagra sina filer varifrån som helst.

Lösning: Ett smidigt sätt att synkronisera och dela filer med Dropbox

David vände sig till Dropbox-filsynklösningen och den säkra DocSend-dokumentdelningsplattformen för att göra organisationens innehållslagring enhetlig och distribuera kommunikation med potentiella kunder och andra externa parter på ett säkert sätt.

När organisationen bytte till Dropbox för flera år sedan märkte de omedelbart fördelarna med ett specialbyggt system som automatiskt säkerhetskopierade alla viktiga dokument och investeringsefterforskningar. ”Någon i vårt team i USA kan arbeta med efterforskningar och ha en kollega i Schweiz som kommenterar samtidigt”, berättar David. Dropbox har blivit teamets standardplattform för fillagring som gör det enklare att arbeta tillsammans var man än befinner sig. ”Vi är väldigt nöjda med Dropbox”, säger David.

David kan ladda upp dokument till DocSend och skapa skyddade länkar till personer utanför organisationen som ger tillgång till informationssammanställningar, rapporter och faktablad. Filerna i DocSend skyddas med en e-postvitlista, utgångsdatum och lösenordsskydd, vilket begränsar åtkomsten för behöriga personer. Dessa dokument som ursprungligen fanns i Dropbox för internt samarbete delas sedan externt med DocSend. Innan en mottagare öppnar ett dokument får hen signera en NDA i DocSend med bara ett klick. Istället för att hantera flera dokument och länkar har Aquamarines NDA specialbyggts i dokumentvisningsupplevelsen i DocSend. Allt detta skydd ger inte bara Aquamarine trygghet utan möjliggör också en friktionsfri användarupplevelse.

Under covid-19-pandemin lanserade Guy Spier, Managing Partner för Aquamarine, en podcast som heter Education of a Value Investor. Med inspiration i sin bok med samma namn samtalar Guy Spier med inflytelserika tankeledare och avhandlar allt från investeringsstrategier och mindfulness till maskininlärning och mycket annat. Podcasten har blivit en hörnsten i hur företaget bygger medvetenhet och utvecklar sitt nätverk. Samtidigt som Guy Spier och hans team producerade värdefullt innehåll var det svårt att hålla reda på det individuella användarengagemanget bland lyssnare som fick tillgång till materialet hos en tredjepartsvärd.

David löser denna utmaning på ett innovativt sätt genom att inkludera podcast-transkriptioner i DocSend i varje avsnitts beskrivning. ”DocSend är riktigt smidigt. Vi laddar upp våra podcast-transkriptioner till unika DocSend-länkar och varje tittare får skriva in sin e-post innan de läser”, berättar David. Helt nya lyssnare som interagerar med transkriptionerna blir ofta aktiva medlemmar i Aquamarines nätverk. Med DocSend kan David hålla koll på dessa potentiella användare och deras resor över tid, samtidigt som den övergripande lyssnarupplevelsen berikas genom åtkomst till podcasten i ett alternativt format. ”Jag kan få aviseringar om vissa avsnitt blir mer populära och jag kan se vem som interagerar med vårt innehåll”, säger David. DocSend gör grindvaktsprocessen för innehåll intuitiv, så att vem som helst på företaget att skapa innehållsgrindar och spåra lyssnarengagemanget över tid, oavsett den tekniska marknadsföringsbakgrunden.

DocSends intuitiva integrering med Salesforce och virtuella datarum berikar investerarkonferenser

DocSend-integreringen med Salesforce förenklar hur David spårar användarnas engagemang med innehållet. Som någon som tillbringar mycket tid i Salesforce är David nöjd med att alla mottagarinteraktioner med investerarefterforskningen i DocSend också återspeglas i informationen på kontonivå i Salesforce. ”Det sparar mig massor av tid att inte behöva hoppa fram och tillbaka mellan två system. Vi kan se i Salesforce hur människor interagerar med dokument vi skickar ut.” För David är Salesforce den centrala informationskällan. DocSend berikar de grundläggande insikter han får från Salesforce och ger ”mer detaljerad information om hur våra kontakter interagerar med i vårt innehåll”, tillägger David.

Guy Spier arrangerar en årlig konferens med kolleger för att dela uppdateringar kring sina investeringsefterforskningar. Deltagarna presenterar sina resultat och dessa presentationer är konfidentiella, så de måste lagras i en säker virtuell miljö.

David förlitar sig på DocSends virtuella datarum för att lagra konferensmaterial och presentationer som delas med deltagare. ”Det är mycket lättare för oss att använda ett DocSend-datarum för att lagra alla konferenspresentationer istället för att skicka ut tjugo unika länkar till varje deltagare”, säger David. Endast en godkänd lista med personer kan komma åt presentationerna före konferensen i ett lättillgängligt datarum.

Genom den kombinerade kraften i Dropbox och DocSend får Aquamarine ett strömlinjeformat sätt att uppdatera, hantera och dela innehåll, oavsett om det är internt med en anställd eller med en extern intressent.