Med rätt partner är skalning enkelt: BlackMatter Creative ökar bandbredden med Dropbox Dash

Bakgrund

Om någon förstår värdet av ett bra partnerskap så är det BlackMatter Creative. ”Istället för att arbeta utifrån en checklista med punkter samarbetar vi med dig för att lista ut ditt slutgiltiga mål och tar dig sedan med på en resa för att förstå vad du behöver”, säger Account Manager Jessica Lytle.

Denna autentiska strategi har hjälpt BlackMatter att bygga upp ett imponerande rykte och attrahera globala kunder från dussintals branscher. Men som ett litet företag måste de få ut det mesta av sina interna resurser. De förlitar sig på sina verktyg för att spara tid, förbättra resultatet och göra kommunikationen mellan teammedlemmar och kunder enkel.

"Vi är en liten byrå." Vi samarbetar med kunder och externa kreatörer, oavsett om det är skribenter, copywriters, fotografer eller videografer. Så att se till att alla har de verktyg de behöver för att vi ska kunna starta ett projekt effektivt är mycket viktigt”, säger Paul Woodard, VD och kreativ chef på BlackMatter Creative.

Utmaning: en liten byrå med många rörliga delar

Innan man hade de verktygen på plats brukade man behöva hoppa igenom många ringar när man startade ett nytt projekt.

"En av våra största utmaningar var att få allt organiserat – från de element och delar vi behövde till de teammedlemmar som skulle vara med i projektet."

För kontoansvariga som Lytle var den näst största utmaningen projektflödet.

"Bara att hålla jämna steg med arbetet kan vara utmanande", säger hon. ”Vi har så många projekt på gång, och vi vill verkligen se till att alla våra kunders prioriteringar och deadlines uppfylls.” Det betyder att vi måste arbeta så effektivt som möjligt.”

Utöver det behövde BlackMatter ett pålitligt sätt att engagera, stödja och hantera kunder varifrån som helst. Förmågan att arbeta nationellt och internationellt var särskilt viktig för teammedlemmar som seniordesignern Ben Gennetay.

”Jag arbetar i Frankrike och mina kollegor är i Oklahoma, så vi behöver att allt delas ständigt. Jag har jobbat på kreativa byråer som inte hade molnprogramvara för lagring tidigare, och det gör allting svårare och skapar extra besvär.”

Lösning: att lägga mindre tid på att söka och mer tid på att skapa

BlackMatter fick kontakt med Dropbox, vars molnbaserade plattform initialt hjälpte teamet att lagra och organisera stora, klienttillhandahållna resurser.

”Som kreativ byrå har vi en enorm databas med konstverk, typsnitt och projekt från en mängd olika kunder, så Dropbox sparar mycket tid”, säger Woodard.

Teamet organiserar filer efter klient i Dropbox, så att de kan gå djupare in i projektfilerna för att hitta allt någon kan tänkas behöva för ett givet projekt. ”Dropbox gör det väldigt enkelt att hoppa från projekt till projekt, från klient till klient”, säger Lytle.

I takt med att BlackMatter har vuxit, har även deras relation med Dropbox vuxit. De blev medlemmar i Design Partner-programmet och använde även Dropbox Dash så att teammedlemmarna kunde hitta filer, bilder, videor och mer på flera arbetsplattformar. Med dessa ytterligare funktioner kan BlackMatter-teamet hitta material snabbare, organisera projekt mer effektivt och kommunicera mer effektivt, allt detta ger teamet vad de behöver för att skala smartare och leverera arbete med snäva tidsramar.

De har gått ett steg längre och skapar material snabbare med AI-drivna verktyg för analys, sammanfattning och skrivteknik. Gennetay använde nyligen Dash för att börja skapa bilder för sociala medier, och matade programvaran med parametrar om antalet bilder och ämnen för varje bild. Det satte igång den kreativa tankeprocessen så att han kunde börja förfina den.

De använder också Dash AI-funktioner för att lyfta fram viktiga detaljer genom en personlig chatt. Under ett möte frågade några kunder Woodard om specifika projektdetaljer. Han visste att det fanns i ett e-postmeddelande någonstans, men det skulle normalt ta för lång tid att hitta det enbart med hjälp av sökfunktionen. "Så jag hoppade in i Dash, skrev in ett sökord i sökfältet och det gav mig ett korrekt svar direkt." Jag älskar att jag kan använda Dash direkt under ett affärsmöte för att ge kunderna ett bra svar med de detaljer de behöver.”

Dessa stunder är viktiga, inte bara för att bygga upp kundernas förtroende, utan för att hålla sig uppdaterad om snabbt föränderliga tidslinjer.

”Allt är så deadline-drivet i vår verksamhet, och varje extra sekund vi kan pressa ut av dagen hjälper”, säger Lytle. ”Att ha en central plats som kan söka igenom alla våra kreativa filer och hämta det vi behöver är så effektivt, och vi är så glada att kunna skala upp det.”

Resultat: jonglera större arbetsbelastningar med mindre ansträngning

BlackMatters arbetsbelastning fortsätter att öka. Ökat arbete kan innebära ökad stress, men teamet är inte oroligt.

”Dash ger oss de verktyg vi behöver för att bli effektivare så att vi kan hantera en del av de nya och större arbetsbelastningarna som dyker upp”, säger Woodard.

Designers som Gennetay kan inte föreställa sig en dag utan programvaran. ”Dropbox har ärligt talat förändrat mitt liv.” Om det inte fanns Dropbox skulle jag inte jobba för en byrå i Amerika.”

Som teamet hade hoppats har en av de största effekterna varit deras förmåga att skala upp. Innan Dropbox var teamet upptaget med att arbeta med den dagliga driften av företaget. Nu när de inte behöver oroa sig för att organisera, lagra eller dela innehåll kan de vara närvarande med kunder och ha de samtal som väcker deras bästa kreativa arbete.

De har också mer andrum för uppgifter som webbplatsuppdateringar och justering av produktmeddelanden. Allt eftersom teamet fortsätter att driva fler kunder, skapa kreativa initiativ och partnerskap, vet de att Dropbox alltid finns där för support.

”Att gå igenom den här processen med Dash och arbeta med Dropbox-teamet har verkligen fått oss att känna oss uppskattade som kunder.” Det har varit ett fantastiskt samarbete, säger Woodard.