Bond effektiviserar sina rekryteringsprocesser

Utmaning:

Bonds affärsidé är att påskynda tempot i den finansiella innovationen och kapitaltillgången. Bond gör det enkelt för företag att erbjuda finansiella produkter med efterlevnad genom att göra integreringen till ofta föråldrade banker och leverantörer i finanssektorn intuitivare. Efter en enorm tillväxt som resulterat i ett starkt rekryteringsbehov började Bond förlita sig på DocSend för att säkert dela information med kandidater under intervju- och i anställningsprocesserna.

Innan DocSend brukade Brittney Harvey, rekryterare på Bond, skicka ut rekryteringspresentationer och hemuppgifter för lediga tjänster till jobbkandidater som e-postbilagor eller Google Drive-filer. I en mycket känslig bransch och på en konkurrensutsatt marknad oroade sig Brittney ibland för att information skulle hamna i fel händer. Detta gjorde att hon började söka efter en säkrare delningslösning för externa dokument under anställningsprocessen.

Att bygga ut rekryteringsfunktionen på ett växande startup-företag är ingen liten uppgift. Brittney ville se till att säkerheten och användarvänligheten blev högt prioriterade när hon delade information med kandidater. Under den första intervjuprocessen på Bond skickar Brittney ut en översiktspresentation med information om företaget och produkten. Ibland kanske kandidater också intervjuas av konkurrenter eller kommer från liknande branscher, så det är viktigt att dessa produktpresentationer är skyddade och inte hamnar i fel händer.

Lösning:

Teamet vände sig till DocSends säkra dokumentdelningslösning för att skydda känsliga presentationer och fallstudier som skickades ut till kandidater under anställningsprocessen.

Med DocSend återfår Brittney säkerhet och kontroll över vem som har tillgång till företagsinformation. ”Jag älskar e-postaviseringarna jag får. Jag kan dubbelkolla för att se till att kandidater som tittar på dokument också finns med i vårt spårningssystem för sökande”, säger Brittney. Om Brittney behöver uppdatera ett dokument efter att ha skickat ut det kan hon enkelt göra uppdateringen en gång så ändras automatiskt filversionen hos alla. Därför vet Brittney att hon alltid skickar den mest uppdaterade versionen av sitt rekryteringsmaterial.

Följa upp med intresserade kandidater vid rätt tidpunkt

När distansarbete blir allt vanligare och flexibiliteten är en viktig faktor för arbetssökande har rekryteringsmarknaden nu fler ansökningar än någonsin förr. För rekryterare kan uppföljning med intresserade kandidater i rätt ögonblick göra en otrolig skillnad. Innan de började med DocSend hade Brittney svårt att avgöra vilka kandidater som verkligen var intresserade. Med DocSend-analyser får Brittney sidspecifik analys och aviseringar när någon tittar på ett dokument som hon har delat. Brittney kan använda denna information för att följa upp i rätt ögonblick. Ju tidigare Brittney kan följa upp med en kandidat om Bond är företaget kandidaten överväger, desto större är chansen att hon får ett positivt svar.

Ökar kandidaternas interaktioner med 25 % och bibehåller en rättvis rekryteringsprocess

När en kandidat klarar sig genom den första rekryteringskontrollen går hen vanligtvis vidare med en hemuppgift för vissa roller. Tidigare delade Brittney uppgiften med kandidaten som ett Google-dokument. Detta var emellertid inte oproblematiskt: ”Jag upptäckte att jag inte kunde hålla reda på vem som hade eller inte hade tittat på dokumentet.” Utan förmågan att spåra kandidatens engagemang för uppgiften hade Brittney svårt att prioritera vilka kandidater hon skulle följa upp med.

Med DocSend kan Brittney nu se om någon nyligen har tittat på uppgiften. Om en person inte har tittat på hemuppgiften kan Brittney ta kontakt och kontrollera hens intresse för rollen. ”DocSend har hjälpt oss att öka antalet personer som svarar på vår hemuppgift med 25 % tack vare möjligheten att följa upp i rätt ögonblick.”

Den extra nivån av skydd i DocSend hindrar kandidater från att dela uppgifter med andra som är intresserade av den lediga rollen. Brittney kan skapa utgångsdatum för länken och stänga av möjligheten att ladda ner uppgiften. Genom att förhindra att dokumenten skickas vidare kan Brittney upprätthålla en rättvis rekryteringsprocess för alla potentiella kandidater.

Analys bidrar till mer upplysta samtal med kandidater

Det kan vara utmanande som rekryterare eller rekryterande chef att veta exakt hur väl en kandidat känner till ditt företag eller förutse vilka frågor hen kan tänkas ha när man går in i en intervju. Precis som att en kandidat vill göra ett positivt första intryck vill arbetsgivaren också visa upp sig från sin bästa sida under intervjuprocessen för att locka till sig de bästa talangerna.

Brittney och de rekryterande cheferna på Bond kan gå in i varje intervju och känna sig väl förberedda, veta vad på företaget som intresserar kandidater och var man kan räkna med frågor. Före en intervju kanske Brittney till exempel ser att en kandidat har ägnat mer tid åt företagskulturbilden i vårt rekryterings-pitchdeck, så hon vet att hon ska betona dessa element i sitt samtal med personen. ”Att kunna se vad kandidaten är mest intresserad av är jätteviktigt. Jag kan informera andra intervjuare vilka områden vi ska trycka på eller vilka områden kandidaterna kanske har frågor om”, säger Brittney.

På en ständigt fluktuerande arbetsmarknad kan det vara svårt att veta var en kandidat står, särskilt när det finns andra erbjudanden på bordet. Att veta huruvida en toppkandidat funderar på att faktiskt underteckna ett erbjudande gör det möjligt för rekryterare att veta var de ska lägga sin energi. Brittney kan mäta kandidatens intresse i rekryteringsprocessens senare skeden med DocSend. ”Jag gillar att jag kan ge rekryterande chefer positiva nyheter när en toppkandidat med flera erbjudanden tittar på vårt material än en gång. Det innebär att personen tänker på oss, och detta kan vara ett bra tillfälle att ringa och se om hen har några frågor.“ Brittney använder DocSend som en tidig indikator för låta den rekryterande chefen veta huruvida en kandidat sannolikt kommer att underteckna ett erbjudandebrev.

Dropbox lagrar säkert medarbetardokument efter introduktionen

När nya medarbetare börjar på ett företag ger personalavdelningen dem många olika onboardingdokument att granska och underteckna. Det är viktigt att personalavdelningen kan förlita sig på en säker molnplattform för att organisera filer och onboardingdokument.

När en ny medarbetare börjar på Bond samlar personalavdelningen in alla nya onboardingdokument med Dropbox. ”Vi använder Dropbox för att hantera medarbetardokument som erbjudandebrev, undertecknade avtal och i stort sett allt du kan tänka dig som du har skrivit under som anställd.” Bond förlitar sig på de säkra filsynknings- och lagringsfunktionerna i Dropbox för att säkert lagra alla sina interna dokument så att organisationen effektivt kan fokusera på större mål. ”Vi gillar verkligen hur Dropbox organiserar filer och hur enkelt man kan ordna mappar. Vårt juridiska team förlitar sig på Dropbox för att se till att bara rätt personer får åtkomst till interna dokument med lösenordsskydd.” För ett växande företag som Bond är säkerhet och enkelhet avgörande när du måste dela filer på språng.

På Bond förlitar sig rekryterare på DocSend för att säkert dela känsliga dokument med kandidater medan personalteamet lagrar undertecknade anställningsavtal på säkert vis i Dropbox. Båda produkterna tillsammans håller personalteamet på Bond i rörelse när de fortsätter att utveckla och skala upp företaget.