Hur Darakwon snabbade upp publiceringen, sänkte kostnaderna och fick kontroll

Bakgrund

Darakwon publicerar språkinlärningsmaterial för studenter runt om i världen. De är baserade i Sydkorea och samarbetar med 86 partners i 27 länder. Från tidiga utkast till slutliga tryckta filer rör sig innehållet ständigt – över gränser, team och tidszoner.

Utmaning: långsam filleverans och stora IT-kostnader

I åratal delade Darakwon filer på det gammaldags sättet – han brände dem till USB-minnen, hårddiskar och till och med Blu-ray-skivor, och skickade dem sedan utomlands. Varje överföring kan ta ungefär en månad, ibland två. Och det fungerade inte alltid: enheter skadades, nedladdningar misslyckades och filer försvann.

Darakwon lagrade filer på lokala servrar, men systemet var svårt att hantera:

• Hårdvaran behövde ständiga uppgraderingar.
• Haverier var vanliga och försämrade ofta arbetet.
• Underhållskostnaderna fortsatte att hopa sig.
• Säkerhetskopiering var komplicerad och kändes inte alltid säker.

Vissa team försökte använda sina egna molnverktyg, men det skapade bara nya problem – spridd data, säkerhetsrisker och inget tydligt sätt att hantera allt. Darakwon behövde en plattform som kunde samla allt.

Lösning: en plats att lagra, skicka och hantera filer

Darakwon valde Dropbox för dess enkelhet, tillförlitlighet och support. Det som utmärkte sig då var lokalt stöd för koreanska, stark global prestanda och bättre totalt sett värde än andra plattformar.

Nu finns allt Darakwons innehåll på ett ställe. Hela teamet har enkel åtkomst till filer, men detaljerade behörighetskontroller säkerställer att varje person bara ser det de behöver. Teamet använder Dropbox Transfer för att skicka stora tillgångar – som boklayouter, ljudfiler och designarbete – till partners i Sydkorea och runt om i världen.

För e-lärandeprojekt använder de ibland Dropbox Replay för att lämna bildrutespecifika kommentarer på video- och ljudfiler – vilket gör redigeringar enklare när fjärrgranskning behövs.

De använder även Dropbox Sign för att hantera kontrakt digitalt – utan att lämna Dropbox.

Resultat: snabbare leverans, lägre kostnader, mer förtroende

Nu delar Darakwon filer på några sekunder – inga fel, inga förseningar.

Med snabbare delning och färre flaskhalsar går projekt nu snabbare från utkast till leverans. ”Sedan vi bytte från vårt tidigare system har den totala arbetseffektiviteten förbättrats med 5–10 %”, tillägger Shin Kyung-chul, VD på Darakwon.

Dropbox har också bidragit till att minska kostnaderna överlag:

• Fraktkostnaderna sjönk från cirka 30 000 dollar år 2021 till cirka 15 000 dollar år 2024, och de flesta filer skickas nu digitalt.
• Teamet lägger mindre tid på att skriva ut, packa och skicka material.
• Att gå bort från ett lokalt system sparade dem hårdvarukostnader och cirka 7 500 dollar per år i IT-personal.

Den nya upplägget har gett sinnesro. ”Dropbox versionshantering har varit en livräddare”, säger Shin. ”Det har räddat oss mer än en gång när filer har förlorats eller skadats.” Företaget har också mer säkerhet och kontroll över immateriella rättigheter.

Slutligen hjälper administratörskonsolen teamet att snabbt få personalen igång och avstängd, medan detaljerade aktivitetsloggar visar exakt vem som har öppnat, redigerat eller tagit bort en fil. Systemaviseringar – som aviseringar för stora filöverföringar – hjälper IT-teamet att upptäcka ovanlig aktivitet och reagera snabbt.

Med färre förseningar och enklare arbetsflöden har Darakwon utökat sina globala publiceringsinsatser med större säkerhet och lätthet.