Bakgrund

I över 100 år har Motion Picture & Television Fund (MPTF) tillhandahållit ekonomiskt stöd, sjukvård och bostäder till anställda inom underhållningsbranschen. Oavsett om det handlar om att stödja aktörer mellan projekt, hjälpa team bakom kulisserna med att täcka utgifter eller driva sin årliga telefonkonferens, är MPTF:s uppdrag tydligt: se ett behov och fyll det.

Utmaning: kaotisk, opålitlig fildelning

Men att hålla det uppdraget igång innebär att arbeta snabbt. Det lilla men mäktiga MPTF-marknadsföringsteamet jonglerar allt från insamlingskampanjer till att samla in videor från kändisförespråkare. Med allt från evenemangsbilder till grafik på sociala medier delar MPTF ständigt filer – både internt med leverantörer och med högprofilerade supportrar. Men deras gamla system var inte utvecklat för deras sätt att arbeta. 

• Fillänkar misslyckades ofta, vilket gjorde det svårt för partners att komma åt innehåll.
• Insamlingen av tillgångar var kaotisk, med bidragsgivare som använde olika metoder för att skicka filer.
• Godkännanden drog ut på tiden, vilket saktade ner kampanjer och produktion av liveevenemang.

När det gällde deras största insamlingsevenemang – den årliga telefonmaratonen – var dessa frågor ännu mer angelägna. MPTF behövde ett sätt att snabbt samla in, dela och granska material från en rad olika samarbetspartners, från redaktörer till kändisar.

Lösning: samla in, skicka och granska filer smidigt

För att förenkla fildelning och arbeta mer effektivt övergick MPTF till att använda Dropbox. ”Dropbox-teamet var otroligt stödjande och angelägna om att möta våra behov”, delar Clymer. ”De introducerade olika lösningar, gav oss tidig tillgång till vissa funktioner och såg till att vi hade allt vi behövde. Vi kände oss väl omhändertagna.”

Vissa anställda var också entusiastiska över övergången till Dropbox, eftersom de tidigare upplevt hur enkla de var att använda. LaRosa tillägger: ”Jag visste hur smidigt det var att arbeta med Dropbox, för när man har allt online kan man komma åt det snabbt och när som helst, även om man inte har öppnat filen på över två år.”

MPTF skapade snabbt ett nytt arbetsflöde för att samla in resurser. Nu delar medarbetare bara en offentlig länk, vilket gör att samarbetspartner kan ladda upp filer direkt till rätt mappar – även utan ett Dropbox-konto.

LaRosa samarbetar nu enklare i projekt som MPTF-nyhetsbrevet. Tidigare hanterade hon feedback från nyhetsbrev via dokument och e-postmeddelanden, där redigeringar lätt kunde komma bort. Nu spårar hon redigeringar och kommentarer direkt i Dropbox Paper, taggar redaktörer för input och länkar till relevanta resurser, allt lagrat och organiserat i Dropbox.

MPTF-teamet använder även Dropbox Replay för att granska filmmaterial.

Tidigare streamade Clymer videor online, antecknade anteckningar och tidskoder i ett dokument och skickade dem till redaktören via e-post. Utan exakta markörer var redaktören tvungen att gissa mycket. Med Replay kan Clymer bara klicka på en länk, titta på videon och lämna kommentarer specifika för varje bildruta. ”Det känns som att vara tillbaka i en redigeringsstudio tillsammans, även när vi jobbar på distans”, tillägger Clymer.

Resultat: enklare, snabbare samarbete

Dropbox effektiviserade inte bara MPTF:s arbetsflöde – det gav dem tid att fokusera på sitt uppdrag.

• 20 % snabbare godkännande av innehåll
• Fler tillgångar från kändissupportrar tack vare enkla uppladdningar
• Smidigare evenemangsproduktion med omedelbar åtkomst till viktiga filer

Vid senaste TV-sändningen skickade en kändis en video i sista minuten precis innan sändningsdags. Med Dropbox laddade teamet ner den direkt – och integrerade den sömlöst i programmet.

Och när det gällde MPTF:s Instant Film Festival, såg Dropbox till att teamen kunde samarbeta utan att missa ett taktslag – de höll resurserna organiserade och projekten rullade i produktionshastighet.

För Clymer ligger den verkliga vinsten i hur Dropbox gör livet enklare för alla – från MPTF:s team till kändisarna och partnerna som stöder dem. ”Kändisar blir ständigt ombedd om tjänster, så man måste göra det så enkelt som möjligt för dem att säga ja. Med Dropbox säger vi bara: ”Film det här med din telefon, klicka på den här länken, ladda upp det.” Det är allt”, tillägger Clymer.

För Clymer är den största fördelen hur enkelt det är för företaget och samarbetspartners att skicka och ta emot resurser med länkar. "Jag har stor medkänsla för människor som bara vill öppna en fil utan att behöva gå igenom flera steg." De skulle säga: 'Jag förstår inte'. Jag vill bara titta på det. Varför är det inte enkelt?’ Med Dropbox är det äntligen det”, delar hon.