Bakgrund

På en växande byrå är den största avmattningen inte alltid själva arbetet. Det är de där stunderna däremellan: länken som släpptes i fel chatt, kortleken som ingen kan hitta och frågan som redan har besvarats fem gånger den här veckan. När allt går fort, hopas de där små förseningarna upp och saktar tyst ner dig.

Det är den världen som Kaitlyn Miner, ledare för personal och kultur, och Kim Siercks, analytiker inom processförbättring, navigerar i på Pathfinders Advertising. Byrån med 50 medarbetare specialiserar sig på varumärkesstrategi, kreativitet, media och digital exekvering för regionala och nationella kunder.

Miner leder byråns personal- och kulturfunktion, där tydlighet och konsekvens direkt formar medarbetarupplevelsen i takt med att företaget skalar upp. Siercks arbetar på den operativa sidan och identifierar flaskhalsar och hjälper till att få igång arbetet igen när projekt stannar av.

Tillsammans hade de en klar bild av var byrån arbetade (och var den inte gjorde det).

Utmaning: växa snabbt, tappa koll på vad som är viktigt

Från onboarding av nyanställda till leverans till kund var problemet detsamma. Teamen lade ner för mycket tid på att spåra information.

Miner hörde denna feedback direkt. "Jag fick frågor hela tiden. Och det skulle bli samma frågor från flera anställda.”

Pathfinders hade använt Dropbox i åratal för att hålla sina filer organiserade och tillgängliga. Från kreativa tillgångar till välkomstpaket, allt hade ett hem. Men allt eftersom byrån växte var Dropbox inte den enda platsen där arbetet levde. Konversationer ägde rum i Teams. Feedbacken levde i e-post. Anteckningar fästes på kortlekar. Och ingen kunde hitta det de behövde, när de behövde det.

Information saknades inte. Den var fragmenterad.

Lösning: ett ställe att söka och förstå, snabbt

Ledningen började leta efter sätt att göra information lättare att hitta i hela företaget utan att förändra hur saker och ting fungerar. När de fick veta om Dropbox Dash såg de en lösning. Dash skulle fungera med de verktyg som team redan använder, och samla innehåll, samtal och kontext på en och samma sökbara plats.

”Vi använder [redan] Dropbox för att lagra allt vi gör.” Dash [hjälper oss] att hitta alla utdata vi behöver”, säger Siercks.

Genom att koppla samman verktyg som Dropbox, Microsoft Teams och andra arbetsappar skapar Dash en centraliserad, AI-driven sökfunktion i hela Pathfinders ekosystem. Istället för att komma ihåg var något finns kan anställda söka en gång och få resultat från alla sina filer, trådar och dokument. Och varje begäran är behörighetsmedveten, så de ser bara det de har behörighet att komma åt.

För Miner innebär detta färre upprepade förfrågningar. ”[Nu] frågar jag: ’Har du hunnit med det än?’”, säger hon. ”Det ger människor möjlighet att söka efter [svar] på egen hand, samtidigt som det säkerställer att medarbetarna känner sig stöttade.”

Dash sammanfattar även dokument och visar snabbt viktiga detaljer, vilket hjälper team att orientera sig utan att behöva öppna och skanna flera filer. Istället för att gräva igenom trådar och mappar får de rätt innehåll på några sekunder.

Resultat: 750 timmar återtagna – och alla kan hitta det de behöver

Siercks såg värdet av Dash under en ny klientintroduktionssession. "Vanligtvis tar det oss ungefär en vecka att förvandla den dagen till en användbar teamnedladdning", säger hon. Med Dash sammanställde teamet de viktigaste insikterna under en timmes lång genomgång och började genomföra arbetet nästa dag.

Miner har sett liknande vinster inom prestationshantering. Medan hon lärde sina anställda hur man genomför en prestationsbedömning (PMR) använde hon chattfunktionen i Dash för att hjälpa dem skriva recensioner med sina egna röster. ”Under en sexmånaderscykel kan [teamet] spara chatten och lägga till vinster allt eftersom de inträffar”, säger Miner. "I slutändan har du en helt integrerad PMR som är redo att leverera."

I båda fallen har Dash inneburit mindre tid för att bearbeta kontext och mer tid för att tillämpa den.

Miner beräknade effekten på hela företaget. Kreativa personer säger att de sparar fem till sex timmar i veckan. Verksamhetschefer får tillbaka tid för att lösa problem snabbare. HR får färre upprepade frågor utan att ge upp supporten. ”Dash har faktiskt sparat förmodligen två till tre timmar i veckan”, säger hon. "Om man räknar ut det blir det 750 timmar per år per person."

Och när team slutar jaga länkar och svar kan de lägga den tiden tillbaka på det Pathfinders kallar "investeringsarbete": lärande, processförbättring och stärkande av kulturen.

”Dash ger oss mer tid att umgås med varandra”, säger Siercks, ”och att investera tillbaka i verksamheten och oss själva.”