Med filer tillgängliga och organiserade i Dropbox kan Sagafilm fokusera på kreativitet

Bakgrund

Sagafilm är Islands ledande film- och tv-produktionsbolag. Med 30 heltidsanställda och upp till 1 200 anställda konsulter varje år tar de sig an allt från lokala dokumentärer till globala produktioner för plattformar som Netflix.

Utmaning: jonglering av verktyg och prenumerationer

Sagafilms arbetsflöde omfattar allt från planering och filmning till redigering och slutleverans. Under produktionen granskas filmklippet dagligen och delas för feedback. Efterproduktion innebär redigering, textning, färggradering och förberedelse av slutliga leveranser som videofiler och cue sheets.

Men med fem olika plattformar – för filöverföringar, versionsspårning och delning av redigeringar – var det inte lätt att hålla allt på rätt spår. Man var tvungen att komma ihåg var varje fil laddades upp, vilken version som var den senaste och hur man delar den. Det ledde ofta till extra kommunikation fram och tillbaka, vilket saktade ner samarbetet.

Att hantera flera plattformar innebar också att hantera olika prismodeller, dolda avgifter och tjänster som krävde konstant underhåll. Vissa var gratis, men att uppgradera eller underhålla dem krävde mer tid och tekniskt kunnande än teamet kunde avvara. Andra hade kostnader som var svåra att spåra – tills fakturan dök upp. "I den här branschen varierar arbetet mycket, med perioder med hög belastning följt av månader med låga belastningar." Ju färre tjänster vi har att jonglera med för att skala upp eller ner våra verktyg, desto bättre, säger Örn Sveinson, postproduktionschef på Sagafilm.

Lösning: en plattform som gör allt

Sagafilm bytte till Dropbox – och ersatte fem plattformar med en som håller allt synkroniserat, säkert och lättåtkomligt. Alla möjliga typer av filer, från videor till cue sheets och kontrakt, är nu enkla att hitta och hantera tack vare en tydlig mappstruktur. Teamet använder även Dropbox Transfer för att spåra filaktivitet och dela mappar i stället för att skicka flera e-postmeddelanden för specifika filer till olika parter. Producenter och kunder utomlands får tillgång till grovklipp via lösenordsskyddade länkar, vilket gör att de kan granska filmmaterial utan att behöva ladda ner stora filer.

Och med Dropbox Replay är feedbacken snabb och smidig. Redaktörer får tidsstämplade anteckningar direkt i videon. Ljudtekniker kan hämta kommentarer direkt till sina redigeringsverktyg. Även textning är enklare med granskare som föreslår ändringar direkt i tidslinjen.

Resultat: mindre stress, mer berättande

Sammantaget gör det saker och ting enklare att ha allt i Dropbox:

• Alla resurser finns på ett ställe och i en tydlig mappstruktur
• Verktygsprenumerationer är enklare att hantera
• Samarbetet med regissörer och redaktörer är smidigt
• Lösenordsskyddade länkar och kurerade åtkomsträttigheter hjälper till att säkerställa efterlevnad
• Team behöver inte gräva igenom e-postmeddelanden eller spåra versioner på olika plattformar

”Att bara ha en tjänst istället för fem gör det mycket enklare att skala upp eller ner licenser om det behövs”, säger Sveinsson. Han behöver inte längre oroa sig för dolda kostnader som förbisedda prenumerationsavgifter eller hårdvaruuppgraderingar. Detta har minskat de totala kostnaderna.

Med så mycket mindre energi och tid som slösas på att hantera spridda filer eller jonglera prenumerationer kan teamet fokusera mer på kreativitet, att väcka berättelser till liv och skapa program som når fler människors hjärtan.

"Mina kollegor blir ofta imponerade när jag berättar för dem allt vi gör med bara den plattformen." Med Dropbox kan vi göra lika mycket – om inte mer, tack vare filcentraliseringen – som när vi använde fem separata tjänster. Sagafilm planerar att släppa ytterligare ett verktyg snart – genom att använda Dropbox Sign för digitala avtal.