Space Machines Company sparar omkostnader på verksamhetsavgörande arbete

Bakgrund

Precis som bilar kräver satelliter också underhåll för att kunna stanna i rymden. Dessa satelliter kan skötas av Space Machines Company i rymden. Företaget grundades i Australien 2019 och bygger en flotta av servicefordon som kan reparera satelliter i omloppsbana. Företagets mantra? Att göra rymden hållbarare genom att förlänga livslängden på himlens infrastruktur.

Utmaning: En enkel och säker lagringslösning

Space Machines Company skickar data och material mellan tre kontor i två länder. De samarbetar också med ett globalt nätverk av partners. Tidigare kämpade företaget med röriga delade mappar, duplicerade filer och förvirrande åtkomstkontroller. Det behövde en centraliserad lagringslösning för att kunna samarbeta på ett enkelt sätt.

Säkerhet och dataintegritet var några av de största orosmomenten. Det var nödvändigt att lagra data i australiensiska datacenter för att uppfylla lokala bestämmelser. ”Vi arbetar med känsliga kunder. Därför är säkerhet och dataintegritet avgörande”, säger Sharmila Fernando, marknadsföringschef på Space Machines Company.

Space Machines Company behövde dessutom en användarvänlig lösning som erbjöd hög drifttid, snabb uppladdningshastighet och möjlighet att kontrollera filhierarkin centralt. ”Våra ingenjörer arbetar med stora filer för design och delar dem mellan globala kontor i Indien och Australien. Det är viktigt att vi kan komma åt filerna så snabbt som möjligt för att kunna fortsätta arbeta smidigt”, säger Fernando. 

Affärsverksamhetsteamet på Space Machines Company letade dessutom efter en lösning med inbyggda signaturfunktioner. ”Tidigare mejlade vi PDF-filer fram och tillbaka så att alla kunde skriva under. De kom ofta tillbaka i fel format, och det var ansträngande att göra om hela processen igen”, säger Ben Spoor, personalchef och verksamhetschef på Space Machines Company. ”När vi letade efter en lösning var Dropbox den enda som uppfyllde alla våra kriterier.”

Lösning: En tydlig filhierarki och förutbestämda åtkomsträttigheter

Den första åtgärden var att konfigurera en tydlig filarkitektur och åtkomstkontroller. Därefter var det dags att migrera data från den tidigare lösningen. ”Dropbox-adminkonsolen är mycket enkel att använda, så migreringen gick smidigt”, säger Spoor. ”Dropbox-teamet såg till att våra data förflyttades på ett säkert sätt, med filstrukturen och åtkomsträttigheterna intakta.”

Sedan började teamet använda Dropbox Sign för att hantera dokument. De högerklickar på ett dokument, placerar det i signaturarbetsflödet, anger en signaturordning och skickar. Teamet får meddelanden när någon signerar dokumentet, och den färdiga versionen sparas i den ursprungliga Dropbox-mappen. ”Vi behöver sådana verktyg för att kunna optimera tiden och arbetet, vilket är viktigt för att en startup ska lyckas”, säger Fernando.

Slutligen integrerade teamet Dropbox med Microsoft Word och Google Suite. På så sätt kan personalen skapa Microsoft- och Google-dokument i Dropbox eller lagra externa länkar i det interna filsystemet. ”Dropbox erbjuder oändligt många andra integreringar, men för oss är det viktigast att koppla vårt lagringsverktyg till våra kontorsverktyg”, säger Spoor.

Resultat: Tidsbesparingar, enkelt underhåll och datasäkerhet

En tydlig och enkel filstruktur minskar antalet frågor från medarbetarna om var de kan hitta och lagra information. Vissa medarbetare gillar att arkivera tillgångar i mappar, och andra föredrar Dropbox sökfunktion för att hitta saker.

Med korrekta åtkomsträttigheter kan alla enkelt sköta sitt jobb. En ny teammedlem tilldelas en förinställd grupp med alla nödvändiga åtkomsträttigheter, vilket gör onboarding av medarbetare till en enkel match.

Till följd av detta kan Space Machines Company spara tid och bli produktivare.

Deras nya, produktivare lagringsmiljö är dessutom enklare att underhålla. ”För en startup som alltid måste tänka på lönsamheten träffar Dropbox mitt i prick. Vi har inte tillräckligt med resurser för att anställa massa folk som kan underhålla en dokumenthanteringslösning. Det räcker med en person för att installera allt och se till att det fungerar smidigt, så vi sparar in på omkostnader”, säger Fernando. Detta innebär även att företaget inte behöver investera i utbildningstillfällen – några Wiki-sidor har räckt för att få hela teamet med på tåget.

En annan stor fördel är att det finns en tydlig granskningslogg för varje dokument. Denna logg är särskilt viktig när flera externa intressenter samarbetar i delade mappar. Automatiserade varningar flaggar också om någon flyttar data av misstag, vilket säkerställer dataintegriteten. ”Dropbox ger mig central överblick med minimal ansträngning”, säger Spoor.

Space Machines Companys partners, särskilt statliga myndigheter, behöver också se till att deras data är säkra. Här spelar datahemvist en viktig roll. Genom att följa australiensiska lagar minskar företaget risken för obehörig åtkomst. ”Vissa kunder föredrar att arbeta med känsliga projekt i Dropbox tack vare säkerheten och datahemvisten”, säger Fernando.

Dropbox testades redan under uppskjutningen av det omloppsbaserade servicefordonet Optimus. Space Machines Company använde Dropbox för att dela filer och konfigurera behörigheter för olika intressenter. Nästa steg är Space MAITRI-uppdraget. Företaget kommer att samarbeta med den indiska rymdorganisationen för att skjuta upp ett annat fordon med en indisk raket, vilket innefattar många tester innan rymdfarkosten valideras. Det kommer att vara avgörande att kunna hantera och utbyta testdata på ett effektivt sätt mellan teamen i Australien och Indien. ”Det har fungerat bra med Dropbox, så jag är säker på att allt kommer att gå smidigt. Jag är inte orolig”, säger Spoor.

När hundratals nya satelliter ska ut i rymden kommer föremål att kollidera och rymdskrot att samlas. Space Machines Company strävar efter att hålla rymden hållbar. Tack vare en säker och intuitiv lagringslösning är företaget redo att skala upp och anta utmaningen.