Toda Corporation
Migrering av fysiska servrar från byggarbetsplatser till molnlagring.
Utnyttja den snabba filsynkroniseringen och höga sökbarheten för att effektivisera informationsdelning till interna och externa associerade bolag.
”Många problem och förändringar uppstår under byggnadsarbetet, och det är viktigt att snabbt kunna dela med sig av information på plats. Genom att installera Dropbox har personal i vårt företag och externa associerade bolag, inklusive många partnerföretag, fått möjlighet att dela filer i realtid.”
Använda produkter
Dropbox
Bransch
Konstruktion
Storlek
1 000+
Plats
Japan
Utmaning: Fysiska servrar vid varje byggarbetsplats gjorde det svårt att smidigt dela information med externa parter.
Toda Corporation är en generalentreprenör som nu är inne på sitt 140:e verksamhetsår. Med verksamhet inom bygg, anläggning, stadsutveckling, fastigheter, elproduktion med mera har bolaget nått en stadig tillväxt inom ett brett spektrum av områden.
Toda Corporation brukade tidigare använda fysiska servrar på sina byggarbetsplatser för att redigera och lagra byggdata som ritningar, fotografier och processdiagram.
Under byggfasen redigerar och kontrollerar många av dotterbolagen, inklusive designövervakningskontor och partnerföretag, olika typer av dokument som till exempel ritningar. Dessa dokument uppdateras dagligen. De fysiska servrarna var dock i första hand endast tillgängliga för anställda hos generalentreprenören.
”Så anställda hos generalentreprenören som arbetade på dessa byggarbetsplatser spenderade mycket tid och pengar på att dela bygginformation, komprimera stora ritningsfiler, skicka dem via e-post eller via en särskild filöverföringstjänst, och sedan dessutom tillhandahålla extern fillagring,”
säger Hiroyuki Ikehata, chef över sektion 1 för främjande av produktionssystem vid Toda Corporation.
I byggbranschen är det oerhört viktigt att kunna dela information snabbt. Toda Corporation råkade ut för kostsamma förseningar när de skickade filer som ritningar via e-post till externa partners.
Detta sätt att arbeta ledde även till en omständlig filhantering. Eftersom man tog emot nästan 100 mejl dagligen, många med bifogade ritningar, var det krångligt att verifiera vilka ritningar som var de senaste versionerna, packa upp komprimerade eller lösenordsskyddade ritningar och spara ritningarna i mappar kategoriserade efter konstruktionsdetaljer.
”Inom byggbranschen kan så lite som en enda felaktig rad på en ritning leda till enorma kostnader och omarbetningar. För att förhindra detta var vi varje gång tvungna att ringa och verifiera den exakta tidpunkten när mejlet med den senaste filen skickades,” minns Toshihiro Saito, en platschef på Toda Corporation som övervakar faktiska byggarbetsplatser.
Medarbetarna på de olika anläggningarna drabbades också av handhavandefel som av misstag raderade data på en fysisk server. Detta krävde att filer återskapades från äldre versioner, eftersom det var svårt att återskapa raderade filer på ett enkelt sätt. Varje misstag ledde till extra arbete.
Lösning: Dropbox användes för den snabba filsynkroniseringen och de avancerade sökfunktionerna
Vid denna tidpunkt bestämde sig företaget för att flytta till en tillfällig byggnad i december 2019 under ombyggnationen av huvudkontoret. Under förberedelserna för denna flytt kom frågan om att åtgärda befintliga problem upp.
Innan de implementerade filservrar i molnet för byggarbetsplatserna började de implementera samma sak för de interna avdelningar som flyttade till den tillfälliga byggnaden.
Detta möjliggjorde inte bara snabbare informationsdelning, utan stärkte också BCP och minskade installationsutrymmet för filservern. Detta utgjorde grunden för implementeringen på företagets byggarbetsplatser över hela landet.
Toda Corporation hade tidigare använt Google Drive för att dela information mellan sina interna arbetsgrupper. Men många människor uttryckte oro över långsam filsynkronisering med sina datorer och att det inte gick att dela filer med olika externa partnerföretag på grund av problem med kontoregistrering, och därför började företaget utforska en alternativ lösning som bättre skulle passa deras behov inom byggbranschen.
”Vi tittade på två alternativ: Dropbox Business (härefter ’Dropbox’) eller ett annat företags molnlagringstjänst. Men våra efterforskningar visade att de var helt olika. Vi kände att Dropbox är som ett ’skrivbord’ där flera personer kan arbeta tillsammans, medan den andra tjänsten mer är som en ’låda’ där man förvarar färdiga filer.
Det förra alternativet passar vårt behov av att ofta redigera och dela filer med partnerföretag”,
säger Ikehata.
Detta var resan som ledde till att de började använda Dropbox. De avgörande faktorerna var hastigheten på filsynkronisering, som är avgörande för delning och samarbeten, och den intuitiva användningen som gör det möjligt att använda tjänsten på samma sätt som en lokal mapp.
Resultat: Dropbox infördes som företagsövergripande standardmiljö, och interaktionen med partnerföretag blev effektivare.
Effektiv och flexibel fildelning
Sedan företaget påbörjade denna fullskaliga övergång för ungefär ett halvår sedan har ritningar, dokument och data som lagrats på fysiska servrar på filialer och befintliga bygg-och anläggningsarbetsplatser kontinuerligt överförts till Dropbox. Företaget använder även Dropbox som standard för nya arbetsplatser. Att lagra filer i Dropbox har naturligtvis gjort det möjligt för dem att dela filer.
Och genom att låna ut sin Dropbox-licens till stora designkontor och partnerföretag kan de nu möjliggöra en miljö där alla interna och externa byggmedlemmar kan komma åt den information som behövs för att slutföra sitt arbete.
”Genom att skapa delade mappar för varje partnerföretag har vi kunnat eliminera misstag när de senaste ritningarna delas. Det har också besparat oss besväret med att hantera filerna”,
säger Saito.
Genom att skapa delade mappar i Dropbox för varje mötesarrangör och lagra alla relevanta dokument i dessa mappar har företaget också kunnat använda dem för webbmöten på distans.
”Det har påskyndat den papperslösa verksamheten och minskat arbetet med att ta fram dokument”,
säger Koji Sakamoto, sektionen för anläggningsmaskiner på Toda Corporation.
Genom att använda funktionen för delning av länkar och Dropbox Transfer har de dessutom kunnat göra massutskick av nödvändiga filer till dotterbolag som de inte har lånat ut sin licens till.
Effektiv och flexibel fildelning
Funktionen versionshistorik gör att de enkelt kan återskapa raderade filer.
Snabbare informationssökning
Effektiviteten i filsökning har också ökat markant. ”Det går tre till fyra gånger snabbare att hitta filer nu än tidigare”, säger Ikehata.
De kan nu lagra alla filer på ett enda ställe och dra ännu mer nytta av Dropbox höga sökbarhet.
Sekundära effekter: Förbättrad produktivitet för distansarbete under corona-pandemin tack vare Dropbox.
Smidig övergång till distansarbete
Fördelarna med Dropbox demonstrerades till fullo redan under covid-19-pandemin.
”Vi ser den smidiga övergången till distansarbete som den största fördelen med Dropbox”,
säger Masakazu Aoki, chef över administrativa avdelningen, internationell filial, Toda Corporation.
Företaget använder Dropbox Paper för en rad verksamheter, som schemahantering, uppgiftshantering och informationsdelning för anställda som jobbar på distans. De menar att detta stimulerar kommunikation.
”Även om Google Calendar också hanterar scheman kan det inte hantera uppgifter för varje enskild medlem. Att kunna hantera båda med Dropbox Paper har minskat besväret med att växla mellan appar och bekräfta arbetsdetaljer via telefon, och därmed har produktiviteten med distansarbete förbättrats”,
säger Aoki.
Smidigare interaktion med utländska baser och platser
Företaget anser att Dropbox Paper också är effektivt för att kommunicera med sina utländska baser och platser i andra tidszoner.
Genom att låta användare skriva kommentarer i en enda fil under arbetstid kan personalen interagera utan att behöva hitta en tid som passar alla för ett schemalagt möte.
”Vi ser den smidiga övergången till distansarbete under covid som Dropbox största fördel för oss. Dropbox Paper hjälper oss att visualisera varje medlems pågående aktiviteter och har ökat produktiviteten för distansarbete.”
Masakazu Aoki, chef över administrativa avdelningen, internationell filialViktiga fördelar med att införa Dropbox
Avancerade sökfunktioner har förbättrat filsökningseffektiviteten och eliminerat behovet av att utforma en mappstruktur.
Dropbox Paper har hjälpt till att visualisera varje medarbetares egna förutsättningar och har stimulerat den interna kommunikationen under distansarbete. Det har också effektiviserat informationsutbytet med baser utomlands och partnerföretag i olika tidszoner.
Tack vare smidig synkronisering återspeglas filändringar omedelbart, även när ritningar och andra stora filer delas. Detta gör det enklare att hantera den senaste datan.