Hur bättre filsäkerhet och åtkomst förenklade kundsamarbetet

Utmaning: En dataöverträdelse avslöjar behovet av extra filsäkerhet

The Shopping Center Group (TSCG) grundades 1984 och är det största privatägda kommersiella fastighetsföretaget som fokuserar specifikt på detaljhandel och krögare. Genom att vara trogen detaljhandeln har de utvecklat starka, långvariga relationer med välkända återförsäljare. Deras hängivna fokus på detaljhandeln och engagemang för återstående studenter inom branschen gör att de kan undvika distraktioner samtidigt som de tar med sig insikter till de utmaningar som deras kunder står inför.

För TSCG är säkerhet och skydd av kundinformation mycket viktigt. Förutom att skydda finansiella data kan strategisk information leda till katastrof om den hamnar i fel händer. Om till exempel en stor återförsäljare är intresserad av att komma in på en viss marknad, skulle många vilja ha den informationen i förväg.

Efter en säkerhetsincident hos en av TSCG:s långvariga partner insåg teamet vikten av att gå över till en ny tjänsteleverantör och genomförde en grundlig översyn av sina fillagringsmetoder.”

På grund av typen av TSCG:s arbete hålls inte allt internt. Även om TSCG skapar en hel del information internt, måste den delas med kunden. Processen för delning var komplex – teamet var tvunget att kontakta sin IT- partner, som sedan skulle konfigurera en delningsmapp, och dessa mappar centraliserades i ett traditionellt fillagringssystem.
De ville göra bättre ifrån sig och gav utmaningen till ett antal funktionstjänstleverantörer för att se vem som hade den bästa lösningen.

Lösning: Säkert, molnbaserat lagringsutrymme som möjliggör enkel delning och tillgänglighet

Under TSCG:s samtal med potentiella funktionstjänstleverantörer diskuterade de sina farhågor och utmaningar kring filsäkerhet, lagringsutrymme och delning. Under dessa diskussioner låg Dropbox i topp eftersom de förstod värdet av säkerhet och hade system på plats som skulle skydda information samtidigt som de kunde ge åtkomst till rätt personer. För Bryan Chandler, SVP och Managing Director för innovation och teknologi på TSCG, var det också viktigt att de kunde förlita sig på den erfarenhet Dropbox har att arbeta med andra kunder och få försäkran om att deras information är säker. När kunden frågar ”Vad gör ni för att skydda oss?” kan TSGC dela de åtgärder Dropbox har på plats. ”Detta hjälper till att bygga förtroende i dessa relationer”, säger Bryan Chandler.

Dropbox blev TSCG:s centrala fildelningsmekanism, och alla TSCG:s 300 anställda har åtkomst till Dropbox. Plattformen installeras på alla nya användares bärbara datorer så att alla dokument, nerladdningar och bilder går till Dropbox. TSCG-ombud kan också logga in på Dropbox på sin mobilenhet när de är på språng. Och eftersom Dropbox synkar filer mellan alla enheter arbetar varje anställd med de mest uppdaterade versionerna av filerna. ”Det tar bort den psykiska oron över var dokument befinner sig. Du behöver bara spara och oavsett var du är har du åtkomst till det”, säger Bryan Chandler. Ombud arbetar med komplexa affärer med komplexa dokument, men nu, så länge de har åtkomst till internet, har de åtkomst till den fil de behöver. Denna typ av rörlighet och flexibilitet har också gjort det möjligt för TSCG att börja med hybridarbete.

Förutom att tillhandahålla ett säkert fillagringsutrymme gör Dropbox-funktionerna samarbetet enklare för både TSCG-ombud och deras kunder. Med fildelning kan TSCG till exempel skapa virtuella utrymmen för sina kunder med all deras information och sedan helt enkelt skicka en länk till kunden för att ge åtkomst och se till att alla arbetar med samma data. ”Det har tagits emot mycket väl, inte bara av våra ombud utan av våra kunder”, säger Bryan Chandler. Det krävs en hel del företagsgranskning i samband med ett förvärv, och i en nyligen genomförd transaktion ingick en hel del avtal om olika prenumerationer och kontrakt som ett företag hade med olika leverantörer. Att hantera den här typen av affärer kräver mycket kommunikation, vanligtvis via mejl. Bryan Chandler använde filinlämningsfunktionen i Dropbox, vilket gjorde det möjligt för den andra parten att dela material i utrymmet som han hade skapat.

”Det minskar antalet mejl som går fram och tillbaka”, säger Bryan Chandler. ”Istället för att hamna i röran i min inkorg kunde kunden helt enkelt ladda upp det där vi båda har åtkomst till det. Det var en betydligt smidigare process. När du flyttar så många filer hjälper detta till så att du slipper tänka ”Jag trodde att jag redan skickat det.” TSCG förlitar sig också på möjligheten att följa vissa mappar. Användare kan ta emot ett meddelande när någon lägger till något nytt i ett utrymme. ”Funktionen för att följa mappar är en dold pärla i Dropbox, men den har en enorm kraft”, säger Bryan Chandler. ”Jag laddar upp nyhetsbrev, artiklar och andra användbara resurser till mappen. Alla som tycker att dessa resurser är användbara kan följa mappen och få besked när jag lägger till nytt material.”

Dropbox fungerar även bra med resten av TSCG:s teknikbunt, som inkluderar applikationer som projektledningsverktyget monday.com och hanteraren Airtable för tillgångsspårning och materialspårning. ”Jag kan bara klicka på två knappar och dra in valfri fil från Dropbox till dessa applikationer, och det fungerar perfekt”, säger Bryan Chandler. Dropboxv integreringsfunktioner erbjuder även skalbarhet, vilket TSCG hoppas kunna dra nytta av inom en snar framtid. ”Det finns definitivt en större möjlighet för oss att driva allt fler samarbeten mellan Dropbox och applikationer vi använder dagligen.”