Vad är DMAIC?
Ibland i affärsvärlden hör vi jargong som går in genom ena örat och ut genom det andra. ”DMAIC” (uttalas ”duh-maj-ik”) är ett bra exempel. Särskilt på grund av hur kraftfull DMAIC kan vara för att förbättra dina arbetsinsatser.
Kort sagt är "DMAIC" en datadriven problemlösningsmetod som involverar stegvisa förfiningar och optimeringar av produkter, design och processer.
Vad står DMAIC för?
Helt enkelt står denna akronym för "Definiera, Mäta, Analysera, Förbättra och Kontrollera".
Motorola-ingenjören Bill Smith skapade DMAIC på 1980-talet som en del av Six Sigma-metoden som bygger på mätning och analys för att göra en verksamhet så effektiv som möjligt. Målet? Processförbättring.
Vilka är de olika faserna i DMAIC-processen?
Smith utformade DMAIC:s fem sammankopplade steg eller "faser" för att ha en kumulativ effekt: Bygg vidare på information och data som genererats i tidigare steg och iterera vidare på dina upptäckter.
Definiera
DMAIC-definitionsfasen fastställer vad problemet är och vad du behöver för att lösa det. Låter självklart, men den här delen av processen – att ange problemet, målet och omfattningen som krävs för att uppnå det – är avgörande.
Genom att definiera lär du dig vilka element som är avgörande för kvalitet, eller "CTQ:er". Teamledare och projektledare utvecklar vanligtvis ett SIPOC-diagram (SIPOC står för "Leverantörer; Indata; Process; Utdata; Kunder" (Suppliers; Inputs; Process; Outputs; Customers) för sitt team- eller projektdokument.
Mäta
Förstår du problemet? Bra! Nu ser vi till att beskriva hur du ska mäta och observera de förändringar du gör i det. Syftet med DMAIC:s "Mätningsfas" är följande:
- etablera din befintliga processprestanda
- bestämma vilken data du ska analysera
Därifrån kan du använda en datainsamlingsplan för att övervaka dina resultat allt eftersom du gör ändringar och för att jämföra resultat i slutet av projektet.
Analysera
Du bör nu ha en baslinje med data som du kan använda för att börja fatta processrelaterade beslut. grattis! Välkommen till analysfasen av DMAIC-processen, där du studerar dessa data.
Du och ditt team kommer att bygga en karta över den aktuella processen med hjälp av data för att förstå var problemen i er befintliga process började.
Det finns ingen anledning att använda något av de komplicerade Six Sigma-verktygen heller: fiskbensdiagram och Pareto-diagram är fullt tillräckliga, vanligt förekommande metoder för att utföra rotorsaksanalys.
När ni har identifierat flera grundorsaker ska teamet involveras för att bestämma fokus för er DMAIC-process framöver.
Förbättra
Det är dags att börja göra konkreta processförbättringar. Under "Förbättringsfasen" av DMAIC, arbetar du med ditt team för att hitta kreativa lösningar som kan implementeras och mätas. Brainstorming och effektiva möten är avgörande. När du väl har lösningar i åtanke måste du testa, felsäkra och implementera dem. Planera-Gör-Kontrollera-Agera (Plan-Do-Check-Act) eller "PGKA"-cykler är en vanlig metod för detta, på samma sätt som felläges- och effektanalys (Failure Mode and Effects Analysis), eller "FMEA", för att förutse eventuella problem. Slutligen skapar du en detaljerad implementeringsplan för att vägleda hur du åtgärdar befintliga processproblem.
Kontroll
Det sista steget i DMAIC bör hjälpa dig att verifiera och upprätthålla lösningens framgång. I kontrollfasen av DMAIC skapar ditt team – du gissade rätt – en kontrollplan. Detta hjälper ditt team att kontinuerligt omvärdera effekterna av implementerade processförändringar.
Du bör också skapa en handlingsplan att agera utifrån, ifall resultaten börjar sjunka igen. Det kan vara ovärderligt att kunna se tillbaka på hur man genomförde förbättringar och vilka lösningar man tog fram. I dessa situationer är det avgörande att ha korrekt dokumentation och versionshantering för förbättringsprocessen.
Ett klokt ord: Om du redan har hört talas om DMAIC kanske du har hört talas om ett annat initialt steg, känt som igenkänningsfasen. Det är en mindre semantisk skillnad – de två är i huvudsak identiska.
PDCA vs DMAIC vs DMADV: Vad är skillnaden?
DMAIC och DMADV är båda metoder inom Six Sigma – en datadriven metod för att förbättra processer.
DMADV står för Definiera, Mäta, Analysera, Designa och Verifiera. Medan DMAIC används för att förbättra befintliga processer, används DMADV för att utveckla en ny process.
Samtidigt är PDCA (Planera, Gör, Kontrollera, Agera) en mer generell strategi för ledning, fokuserad på kontinuerlig förbättring.
Vilka är fördelarna och nackdelarna med DMAIC-metoden?
Inom industrin bidrog införandet av Six Sigma och DMAIC till att driva en lean manufacturing-strategi med målet att eliminera svinn, defekter och överproduktion.
Tillverkare fann att ju fler standardavvikelser det fanns mellan deras genomsnittliga och acceptabla kvalitetsgränser, desto mindre sannolikt var det att de skulle överskrida dessa gränser. Således blev Six Sigma – eller sex standardavvikelser – guldstandarden för att definiera produktionsgränser. Hur? Genom att bidra till att minska antalet fel och förbättra processer.
Denna statistiska metod för att identifiera och lösa bakomliggande orsaker till problem var avgörande för förbättringar inom tillverkningsindustrin på 90- och 2000-talen. Andra metoder, som Kaizen, spelade också en stor roll.
Fördelar med DMAIC
Vare sig du arbetar inom tillverkning eller inte är kärnfördelen med DMAIC att processen blir otroligt rigorös. Problemlösningsexperiment med nya processer ger i slutändan ofta inte definitiva svar på vad som har förändrats. Genom att använda DMAIC har du bättre förutsättningar att bedöma och mäta framsteg med hjälp av data.
DMAIC:s standardiserade femstegsramverk håller alla uppdaterade med varje steg i processen. Genom att producera dokumentation för att sammanfatta alla beslut och framsteg som gjorts så kan ni gå smidigt från steg till steg. Och med en definitiv process på plats kan ni hjälpa till att vägleda team i enlighet med deras nuvarande mål.
Dess fans älskar att DMAIC är iterativ och kontinuerlig: Kontrollfasen i processen kräver att processägare fortsätter att övervaka effekterna av optimeringen. Med den dataövervakningsplanen på plats utgör dina nya processdata naturligtvis baslinjen för en ny mätfas. DMAIC-metoden kan kontinuerligt identifiera problem eller effekter på affärsprocesser – plus ett sätt att omedelbart åtgärda dessa problem.
Nackdelar med DMAIC
De strukturerade och grundliga aspekterna av DMAIC är en del av dess attraktionskraft. Detta innebär dock att det kan vara en långdragen, tidskrävande och resurskrävande process att följa den. Inte idealiskt om du är ett litet marknadsföringsteam som jonglerar flera projekt, eller en startup som behöver agera snabbt för att få jobbet gjort.
Det är en del av problemet med DMAIC som helhet – det fungerar inte bra i situationer som kräver flexibilitet eller dynamik. Och det är inte meningen: DMAIC är en stel process, utformad för att förbättra processer stegvis snarare än att skapa snabba genombrott. Det kan innebära att innovation hämmas eftersom den inte "passar" den stegvisa metoden.
En sista nackdel med DMAIC är dess beroende av data. För att processen ska lyckas är datainsamling och analys avgörande. Att oavsiktligt samla in data av dålig kvalitet kan leda till felaktiga slutsatser och ineffektiva lösningar. Och inget företag vill ha lagt ner tid, pengar och avsevärd ansträngning på att komma fram till en dåligt underbyggd lösning.
När ska jag använda DMAIC?
DMAIC kräver teamanpassning och kan ta tid att förstå. Som chef är det värt att fråga sig själv vilka processer eller team som har mest nytta av DMAIC.
Tänk på att det inte nödvändigtvis är rätt alternativ för ditt problem, din bransch eller din organisationskultur. Lätt identifierbara processproblem som har potentiella enkla lösningar som stöds av övertygande data innebär att en fullständig DMAIC-process kanske inte är nödvändig.
Om processproblemet är mer komplext eller har högre risk, till exempel när ni inte har råd med försämrat resultat, kan DMAIC vara en smart taktik. Även om den kräver större budget än ni kanske önskar kommer förmodligen processen – när den implementeras korrekt – ge resultat.
Hur man stödjer DMAIC-processen
Att försöka sig på ett DMAIC-projekt för första gången kan vara skrämmande – särskilt om din organisation har stora problem. Nyckeln till att få det att fungera? Samarbete och tydlig kommunikation. Det är där Dropbox kommer in i bilden.
Hur Dropbox kan stödja DMAIC-metoden
Börja med att skapa ett Dropbox Paper-dokument för att samla era tankar och resultat som team – allt på ett ställe.
Definiera ert problem, ange hur ni ska mäta det och låt varje gruppmedlem lägga in sina resultat i dokumentet för att analysera dem som grupp. Tillsammans kan ni samarbeta i detta levande dokument och komma på sätt att stegvis förbättra problemprocessen.
Du kan till och med avsluta projektet genom att i detalj utforma en gemensam kontrollplan och en åtgärdsplan om processen skulle sluta fungera igen i framtiden.
Med Dropbox Paper kan ni samla hela DMAIC-projektet i ett enda gemensamt dokument. Dessutom kan detta delas med alla som behöver se det, och det kan öppnas var som helst tack vare molnet.
Bäst av allt är att det bara är början på hur Dropbox kan hjälpa dig att samarbeta med ditt team, dela filer enkelt och få jobbet gjort. Utforska våra planer för att få mer information.
