I dagens affärsvärld är effektiv kommunikation avgörande för framgång. Uppföljning efter möten är en avgörande aspekt för att upprätthålla starka relationer med kunder och säkerställa att viktiga diskussioner och nästa steg inte går förlorade i förväxlingen.
I den här artikeln ska vi utforska varför det är så viktigt att följa upp efter ett möte, när man ska skicka ett uppföljningsmejl och hur man skriver ett övertygande uppföljningsmejl. Vi ger också några tips för att se till att dina mejl uppmärksammas, öppnas och får effekt.
Varför är det viktigt att följa upp efter möten?
Uppföljande mejl hjälper till att påminna dina deltagare om de viktigaste punkterna som diskuterats och säkerställa att viktig information inte slinker mellan stolarna. Ett välformulerat uppföljningsmejl kan stärka relationer, bygga förtroende och lämna ett bestående positivt intryck.
Att följa upp med klienter efter möten visar att du värdesätter den tid och ansträngning de lade ner på dessa möten. De har trots allt fått plats med dig i sina hektiska scheman för att prata med dig!
När ska jag följa upp efter ett möte?
Det är inte alla möten som behöver en uppföljning, men det finns flera situationer där det är extra viktigt att skicka ett uppföljningsmejl. Dessa inkluderar:
efter en projektuppdatering eller ett avstämningsmöte med kunden – fungerar som en sammanfattning av viktiga frågor som diskuterades, tilldelade åtgärdspunkter och nästa steg
efter ett säljmöte eller möte med en potentiell kund – för att tacka för kundens tid, påminna om fördelarna med din produkt eller tjänst och ta upp eventuella frågor eller funderingar
efter en nätverksträff eller konferens – bidrar till att befästa de nya kontakterna och möjliggöra nya samarbeten eller partnerskap
efter en anställningsintervju – för att tacka för intervjupersonens tid och sammanfatta nästa steg eller tidsförloppet
När dokument behöver delas eller slutföras– hjälper till att utveckla relationen, med hjälpsamma Dropbox-länkar till dokument, AI-mötessammanfattningar och andra resurser.
när du behöver feedback på en leverans – för att identifiera förbättringsområden ur olika perspektiv
när du ska boka in ett till möte – för att bekräfta tillgänglighet, enas om agendan och se till att alla som behöver delta kan förbereda sig i god tid.
Så skriver du ett uppföljningsmejl
Ett effektivt uppföljningsmejl bör vara tydligt, koncist och handlingsbart. Här är några viktiga element att inkludera:
1. Tacka deltagarna för deras tid
Visa din uppskattning genom att uttrycka tacksamhet för deras tid. Detta bidrar till att sätta en positiv ton för resten av mejlet och visar att du har erkänt att ert möte kan ha tagit dem bort från ett annat (kanske viktigare!) möte. uppgift.
2. Sammanfatta vad som hände under mötet
Ibland kan möten vara långa – och tråkiga. Vi förutsätter ofta att alla deltagare ger mötet sin fulla uppmärksamhet, men så är det inte alltid.
När du tar med en mötessammanfattning i uppföljningsmejlet hålls alla uppdaterade och samstämmiga om de viktigaste punkterna. Sammanfattningen kan innehålla:
samtalsämnen eller mötesanteckningar
viktiga beslut
uppgifter och åtgärder och vem som ansvarar för dem
resurser eller leveranser som använts som referens för diskussionen
frågor och svar eller förtydliganden
ytterligare förfrågningar
Dropbox-länkar till relevanta dokument, mötesinspelningar eller andra resurser
3. Uppmana till handling eller nästa steg
Att planera nästa steg kan göra att du och mötesdeltagarna vet era ansvarsområden för de åtgärder som ni har kommit överens om efter mötet.
Om denna information skrivs ner blir den enkel för alla att få tag i när de behöver den. Det gör också att personer som inte kunde delta i mötet har en överblick över vad som händer med projektet eller kontot framöver.
Dessa nästa steg bör vara så tydliga och genomförbara som möjligt – ingen gillar tvetydigheter eller gissningar. Och för att kontrollera om ditt budskap träffar rätt kan du använda funktioner som Skicka och spåra för att övervaka om klienter engagerar sig i materialet efter mötena.
4. Föreslå eller påminn dem om nästa mötesdatum
När det är relevant och lämpligt kan du erbjuda deltagarna att träffa dig igen. Eller om du redan har ett nytt möte inbokat kan du bekräfta det i mejlet. Om du har regelbundna avstämningar med kunden kan du också påminna om ert nästa möte.
Detta visar att du bryr dig om kunden på ett djupare plan än den uppgift eller det projekt som ni just nu arbetar på och att du vill fortsätta bygga vidare på relationen utöver det möte som ni precis haft.
Tips för att skriva uppföljningsmejl som mottagarna faktiskt öppnar och läser
För att säkerställa att dina uppföljningsmejl uppmärksammas och läses, överväg dessa tips:
Skicka mejlet inom ett dygn efter mötet
Se till att diskussionen förblir färsk i deltagarnas minne genom att skicka uppföljningsmejlet kort efter mötet.
Det är standardpraxis i många branscher och affärssituationer att skicka ett e-postmeddelande 24 timmar efter ett möte. En längre period kan dock vara mer lämplig när man till exempel begär ett annat möte eller efter ett nätverksevenemang eller en konferens.
Personanpassa meddelandet
Att lägga till en personlig touch visar uppriktighet och engagemang i relationen. Referera till något minnesvärt från mötet eller uttryck entusiasm över att arbeta tillsammans.
Avsluta med något positivt
Tonen i mejlet är lika viktig som innehållet. Om du framstår som negativ i mejlet kan det skicka fel signal till kunden om att du inte gillar att arbeta tillsammans.
Även om ämnet i mejlet är svårt eller obekvämt kan du avsluta det med något positivt, till exempel en försäkran om att resultatet eller utförandet förväntas bli bättre. Detta visar att du strävar efter att vårda relationen med kunden.
Mall för uppföljningsmejl efter möte
Nu är det dags att omsätta de tips du har fått i praktiken. Här är ett exempel på ett uppföljningsmeddelande som du kan skicka efter ett möte med en kund:
Ämnesrad: Uppföljning av vårt möte den [datum]
Bäste [Kundnamn],
Jag hoppas att allt är bra med dig. Jag tänkte följa upp vårt möte igår och tacka för din tid och dina värdfulla insikter. Det var spännande att diskutera [ämne/ämnen] med dig.
Här är en sammanfattning av de viktigaste frågorna vi tog upp:
[Samtalsämnen och agenda]
[Viktiga beslut]
[Uppgifter och åtgärder och vem som ansvarar för dem]
[Resurser eller leveranser som diskuterades]
[Frågor och svar eller förtydliganden]
[Ytterligare förfrågningar]
[Personligt meddelande]
Som vi diskuterade är nästa steg följande:
[Åtgärd 1] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]
[Åtgärd 2] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]
[Åtgärd 3] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]
Här är några användbara resurser om det vi pratade om för mer information:
[Dropbox-länk 1]
[Dropbox-länk 2]
[Dropbox-länk 3]
Jag ser fram emot att fortsätta vårt samarbete och nå våra gemensamma mål. Tveka inte att höra av dig om du har några frågor eller behöver mer information.
Tack än en gång för ett bra möte. Jag ser fram emot möjligheten att få arbeta med dig och bidra till ditt företags framgång.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn och dina kontaktuppgifter]
Förstå dina kunder med Dropbox
När du har skickat en sammanfattning efter mötet bör du se till att du fortsätter att tillgodose kundernas behov och ta itu med deras smärtpunkter.
Dokumentanalys via Dropbox Send and Track gör det enkelt att förstå hur kunder interagerar med presentationer, inspelningar eller kalkylblad som du delar efter ett möte.
När du delar filer via arbetsflödet Skicka och spåra , får du dagliga e-postmeddelanden som visar vem som har visat din fil, hur många gånger, hur länge och från vilken geografisk plats.
Tack vare detta kan du vidta skräddarsydda åtgärder, följa utvecklingen, skapa starkare relationer och öka företagets tillväxt. När du förstår kundernas behov och preferenser kan du förbättra uppföljningsstrategierna och kommunikationen med kunderna.
