Att frilansa är en dröm för många, men ärligt talat kan fakturorna ge mardrömmar. Det är som en oändlig omgång finansiell Tetris att försöka pussla ihop alla dessa siffror och förfallodatum. Och glöm inte bort nöjet i att jaga efter kunder som inte betalat i tid.
Men med rätt verktyg och strategier kan du effektivisera processen och få betalt snabbare. I den här artikeln delar vi med oss av fem tips för fakturahantering som hjälper dig att hålla dig organiserad och återgå till det du gör bäst – att imponera på kunder och få din verksamhet att växa.
Varför är fakturahantering viktigt?
En effektiv process för hur du hanterar fakturor hjälper både dig och dina kunder att förebygga dyra misstag under behandlingen och betalningen av fakturor. På så sätt undviker du sena betalningar för dina produkter eller tjänster på grund av mänskliga fel vid inmatning av data. Resultatet blir en smidig och stressfri fakturaupplevelse som bygger positiva relationer med dina kunder.
Utrustad med lämpliga verktyg kan fakturahantering också hjälpa dig att hantera ditt kassaflöde och lager, samt prognostisera din ekonomi och tillväxt.
Så hanterar du fakturor effektivt
Här kommer fem tips på hur du hanterar dina fakturor på ett effektivt sätt:
1. Välj den bästa programvaran för dig
Första steget mot en effektiv fakturahantering är att välja den bästa programvaran. Vissa kunder föredrar att fakturorna skickas till dem som ett Word-, Google Doc- eller PDF-dokument så att de kan ladda upp och hantera dem i sitt eget fakturahanteringssystem.
För att göra processen enklare för alla, leta efter programvara som låter dig skapa, hantera och skicka dina fakturor från ett ställe.
Dropbox tillhandahåller en centraliserad plats för att lagra alla fakturor, vilket gör det enklare att komma åt, hantera och dela dem från vilken enhet som helst, var som helst. Detta eliminerar behovet av fysisk lagring, såsom pappersfiler eller lokal datorlagring, vilket kan vara känsligt för förlust eller skada.
Och om du letar efter ett sätt att koppla dina filer till din fakturerings- eller projektledningsprogramvara integreras Dropbox med en rad verktyg som ActiveCollab och Xero Tax.
2. Gör det enkelt för dina kunder att betala dig
Det finns inget värre än en kund som överraskas av en faktura. Det är viktigt att prata med kunderna om betalningsvillkoren så tidigt som möjligt – helst innan du påbörjar jobbet. På så sätt kan du tydliggöra vilket betalningssätt du föredrar, så att det blir så enkelt som möjligt för kunden när det är dags att betala.
En enkel betalningsprocess är fördelaktig för alla – kunder kan avlasta en del av de tidskrävande uppgifter som är förknippade med fakturahantering, och du kan förbättra ditt kassaflöde genom att få betalningar snabbare.
Elektroniska betalningsmetoder, som Stripe och PayPal, är säkrare än traditionella kontantbetalningar. Dessutom går det betydligt snabbare än att genomföra en banköverföring via internetbanken.
3. Automatisera processen
Med ett digitalt verktyg för fakturahantering kan du undvika många potentiella fel som är vanliga vid pappersfakturering. Dina fakturor kan skickas direkt till kunden från ditt faktureringsverktyg utan att försvinna i posten.
Om du behöver samla in signaturer för dina fakturor kan ett verktyg som Dropbox Sign hjälpa dig att påskynda detta genom att automatisera mycket av processen. Du kan skapa återanvändbara mallar och förifyllda formulär som du kan anpassa och skicka till kunder för en e-signatur. Du får e-postmeddelanden när din kund tittar på, öppnar eller signerar din faktura.
4. Spara tid med anpassade mallar
Om du behöver fakturera kunderna för återkommande betalningar eller regelbundna projektarbeten kan en mall spara dig mängder av tid och energi.
På så sätt är samma information som du skulle ha matat in manuellt om och om igen ifylld i förväg. Att lägga till din varumärkeslogotyp och anpassa stilen på dina mallar säkerställer också att dina fakturor är mer igenkännliga för kunderna.
Om du inte behöver signaturer på dina fakturor kan du enkelt redigera PDF-dokument med Dropbox, så att du kan skapa nya fakturor från en mall med några få klick. Versionshantering låter dig spåra ändringar i fakturor – vilket kan vara användbart för granskning. Du kan sedan dela dessa filer med en enkel länk, och kunder, leverantörer eller andra intressenter kan komma åt filerna även om de inte har ett Dropbox-konto.
5. Ha en plan för obetalda fakturor
Tyvärr vittnar många frilansare om att försenade eller obetalda fakturor är mer regel än undantag. Det finns en mängd anledningar till detta, allt från fakturor som inte levererats till rätt person eller avdelning till kunder som helt enkelt är för upptagna för att behandla dem.
På grund av detta är det viktigt att ha en färdig process för uteblivna betalningar. Sammanfattningen kan innehålla:
- ange en förseningsavgift eller räntekostnad i kontraktet med kunden
- begära betalning vid mottagandet, vilket innebär att kunden ska betala dig så snart hen fått fakturan
- sätta en rimlig betalningsperiod så att kunden inte behöver känna sig stressad
- Schemalägga påminnelser som ska skickas till klienten via e-post ifall din faktura oavsiktligt försvann i klientens e-postmeddelanden.
- Till exempel sju dagar före förfallodagen, på själva förfallodagen och sju dagar efter förfallodagen
Så hanterar du fakturor med Dropbox
Om du inte använder ett faktureringsprogram utan hellre skapar fakturorna manuellt som dokument kan Dropbox vara ett användbart sätt att lagra, organisera och dela dem.
Ladda upp fakturor till ditt Dropbox-konto och synkronisera dem direkt med dina enheter. Dela sedan enkelt dokument direkt från din molnlagring med några få klick.
Enkel fakturahantering
Skynda på processen med att skapa, anpassa och skicka fakturor med Dropbox.
Dropbox fungerar som en centraliserad hubb för att lagra, redigera och dela dina fakturor så att du kan hålla dig organiserad och ha koll på din ekonomi.
