Så skriver du en faktura för designtjänster

För frilansare och små verksamheter är professionella fakturor avgörande när det kommer till något mycket viktigt – att få betalt för sina tjänster. Men de är också viktiga finansiella dokument för kunder som dokumenterar arbetsomfång, överenskomna villkor och betalningsuppgifter.

Som frilansande designer kommer dina fakturor att visa din pålitlighet som professionell och belysa ditt engagemang för transparens och effektiv kommunikation. Dina fakturor spelar en viktig roll för att undvika konflikter genom att beskriva projektdetaljer, främja positiva kundrelationer och stödja framgången för din frilansverksamhet.

Denna guide går igenom viktiga faktorer att tänka på när du genererar, levererar och hanterar fakturor för designjobb för att säkerställa en smidig process.

Det ska du inkludera i en faktura för designtjänster

En välgjord faktura för designtjänster ska inkludera följande viktiga element:

Kund- och frilansuppgifter

Oavsett om du skapar en ny faktura för varje projekt eller använder en fakturamall, ska dokumentet inledas med korrekta kontaktuppgifter för både dig och din kund.

Du ska inkludera ditt namn (eller din verksamhets namn), din adress, ditt telefonnummer och din mejladress. Dessa uppgifter är viktiga för att dina kunder enkelt ska kunna nå dig med frågor, problem eller uppdateringar angående projekt ni samarbetar på. Ange uppdaterade kontaktuppgifter för att säkerställa effektiv kommunikation mellan dig och dina kunder.

Du ska också ange kundens företagsnamn, adress, telefonnummer och mejladress. På så sätt kan du enkelt nå kunden för feedback, godkännanden och annat som rör projektet. Det gör det också dokumentationen enklare, eftersom du vet vem fakturan gällde, när den skapades och vilket projekt det handlade om.

Tydliga och lättillgängliga kontaktuppgifter hjälper till att effektivisera designprocessen och säkerställer att problem eller ändringar kan hanteras omedelbart.

Fakturadatum och förfallodatum

När du anger utfärdandedatumet för fakturan är det viktigt att inkludera dagen, månaden och året för att tydligt förmedla när betalningsbegäran skapades. Den här informationen hjälper dig och din kund att hålla koll på när transaktionen ägde rum och när betalningen förväntas tas emot.

Du bör också tydligt ange förfallodatum för betalning på fakturan. Detta datum bör vara rimligt och överensstämma med branschstandarder för att undvika förvirring eller förseningar och säkerställa att din klient har tillräckligt med tid att behandla betalningen.

Du kan sedan använda den här informationen för att generera ett unikt fakturanummer som hjälper dig, din klient och potentiella skatterevisorer att hantera specifika fakturor. Om du till exempel regelbundet arbetar med en viss kund kanske du vill skapa dina fakturanummer genom att kombinera en unik kundkod med fakturadatumet, till exempel DBX-2024-01-01.

Beskrivning av designtjänster

Din beskrivning av de tjänster du tillhandahållit kan inkludera timpris för projekt med varierande tidsåtgång, projektbaserade avgifter för hela designprojekt eller specifika designtjänster som att skapa logos eller varumärkesprofilering eller att designa webbplatser.

Du kan ha lämnat en arbetsbeskrivning (SOW) före projektet, som beskriver arbetets omfattning och tillhörande kostnader. Alla poster på arbetsbeskrivningen, inklusive extra kostnader för ytterligare revideringar, bör inkluderas i din faktura.

Andra poster kan inkludera betald tillgång till stockbilder eller typsnitt, och detaljer om milstolpar eller designfaser med ett strukturerat betalningsschema.

Glöm inte att inkludera eventuella licenskostnader, användningsavgifter, formatet för slutdesignen och ytterligare avgifter för kundgodkännanden utöver det ursprungliga avtalet.

Specificerad förklaring av kostnader

Om ditt projekt involverar flera olika uppgifter och inlämningar ska du specificera varje komponent och motsvarande avgift. Den här sortens noggrannhet ökar tydligheten och transparensen i faktureringsprocessen och gör det enklare för kunderna att förstå vad det är de betalar för. Genom att förklara kostnaderna på det här sättet kan du även undvika tvister och missförstånd som kan uppstå om kunden är osäker på vilka tjänster hen debiteras för.

Kostnadsförklaringen kan till exempel inkludera poster som utveckling av koncept, designrevideringar, projektledning och eventuella ytterligare tjänster som kunden har begärt. Varje tjänst ska skrivas ut tillsammans med motsvarande avgift, så att kunden kan se exakt hur slutsumman har räknats ut.

Betalningsvillkor

Ange tydligt betalningsvillkor, inklusive accepterade betalningsmetoder som kreditkort, betalkort, banköverföring eller kontanter.

Andra viktiga betalningsuppgifter inkluderar valutan i vilken betalning förväntas och eventuella förseningsavgifter som din klient kan ådra sig om de inte betalar dig senast det förfallodatum du har angett. Detta kan inkludera en procentuell avgift eller en fast avgift för varje dag som betalningen är försenad.

Professionell godkännande

Försök ge kunden ett bestående gott intryck i slutet av fakturan. En professionell signering befäster den goda erfarenheten de har haft av att arbeta med dig.

Överväg att avsluta fakturan med en personlig touch, till exempel "Tack för att du valde [Namn på din designstudio] för dina designbehov". 

Denna enkla gest visar att du uppskattar att arbeta med kunden och lämnar dörren öppen för framtida samarbeten. Genom att inkludera en genomtänkt signering fullföljer du inte bara transaktionen, utan stärker också relationen med kunden.

Så hanterar du designfakturor med Dropbox

Om du skickar dina fakturor manuellt som e-postbilagor erbjuder Dropbox en smidig lösning för att lagra, organisera och dela fakturorna. Ladda bara upp fakturorna till ditt Dropbox-konto så synkas de till alla dina enheter direkt. Dela dokument enkelt direkt från din molnlagring med bara några få klick.

Enkla fakturor för designfrilansare

Fakturor spelar en viktig roll för att designfrilansares verksamheter ska lyckas. De fungerar som juridiska dokument för transaktioner som skyddar både designern och kunden. Dropbox förenklar faktureringsprocessen för frilansdesigners och gör det enkelt att färdigställa och skicka fakturor till kunder.

Med Dropbox har du en centraliserad hubb för att lagra, redigera och dela dina fakturor, vilket effektiviserar processen att skapa, anpassa och skicka fakturor. Omfamna Dropbox och revolutionera ditt frilansdesignarbetsflöde idag.