Sex sätt att förenkla HR-processen

HR-processer behöver inte vara jobbiga. Genom att skapa mallar, utveckla checklistor och effektivisera funktioner som anställnings- och uppsägningsprocessen kan HR-chefer utveckla arbetsflöden som är enkla att följa och effektiva, vilket frigör tid för dem och deras kollegor att fokusera på mer kreativa och intäktsdrivande sysselsättningar. Nyckeln är färre administrativa detaljer och fler beprövade rutiner.  

Men hur uppnår HR-personalen de här målen? Finns det några enkla sätt att ta fram och utveckla de här processerna? Här är sex aspekter av HR att titta närmare på och punkter som kan effektiviseras. Använd dig av de här tipsen för att göra arbetslivet enklare för alla.

Skapa checklistor för prestationsutvärderingar

Medarbetarsamtal är en av de viktigaste delarna i att bygga en framgångsrik organisation, och också en av de mest ansträngda. Även om det är viktigt att utvärdera prestationer effektivt och rättvist, kan det vara svårt att klara sig utan standarder. Framåtblickande HR bör skapa checklistor för varje specifik typ av medarbetare för att hjälpa granskare att skapa sammanhang kring individuella utvärderingar. Överväg också att utveckla en checklista för prestationsbedömningsmötet för att hjälpa den person som utför granskningen att komma ihåg att inkludera allt, samtidigt som enhetliga standarder upprätthålls för alla granskningar.

Använd mallar för introduktions-, anställnings- och andra dokument

Ett bra sätt att effektivisera HR-processer på, är att utveckla mallar för saker som inträffar ofta. Till exempel erbjuder Dropbox en mall som hjälper till med introduktion av nyanställda, vilken centraliserar information för att hjälpa nya medarbetare att komma igång, kopplar dem till viktiga resurser och skapar en checklista över vad som behöver göras under deras första dagar på det nya jobbet. (Checklistor!) Samtidigt gör anställningsdokumentet det möjligt för HR att konsolidera kandidatuppgifter, hantera intervjuscheman och samredigera intervjufrågor. Eller skapa mallar för medarbetaravtal genom att ladda upp och förinställa fält som används upprepade gånger, så att allt som behöver ändras är viktig information som namn, lön och förmånsuppgifter. Mallarnas värde begränsas endast av en organisations HR-fantasi. Skapa mallar för HR-behoven för ett enklare arbetsliv.

Skicka, underteckna och lagra anställnings-, introduktions- och uppsägningsdokument

Två av de mest dokumentintensiva perioderna i en medarbetares tid på organisationen är vid anställning och vid uppsägning. Anställning och uppsägning kräver en hel del pappersarbete och kan kräva en hel del signaturer. Ett verktyg som Dropbox e-signaturslösning Dropbox Sign kan automatisera pappersarbetet vid anställning och uppsägning av medarbetarna och göra det enkelt att få juridiskt bindande elektroniska signaturer. Och eftersom HelloSign integreras med befintliga appar och arbetsflöden är det enkelt att bygga och underhålla ett system för att skicka och lagra dokument som är lättåtkomliga i framtiden. (Eller använd Dropbox DocSend.)

Utveckla introduktionsmaterial

En ny medarbetare vill inte komma till en organisation och ställas inför en kaotisk onboardingprocess. De vill ha ett enkelt sätt att komma igång, få sina dokument signerade och börja sitt jobb. Med detta i åtanke bör HR upprätta standardiserade onboardingmaterial så att alla anställda får samma initiala upplevelse. Det betyder dokument, men det betyder även video. Genom att arbeta med olika avdelningar och chefer kan HR-team skapa skärminspelningar och videomeddelanden för vanliga onboarding-ämnen – vilket eliminerar behovet av att upprepa sig varje gång nya medarbetare anställs. Istället kommer nyanställda att kunna spela upp videorna när det passar dem och i sin egen takt.

Fyll i formulär, lätt som en plätt

Tänk om det inte var så jobbigt att skriva in information i formulär? Det behöver det inte vara med HelloWorks. Använd det kodfria arbetsflödet och gör komplexa formulär, som jobbansökningar eller pappersarbete för förmånsregistrering, till mobilkompatibla formulär som kandidater och medarbetare kan fylla i och skicka in var de än är. Och ännu en bonus är att alla data som anges i formulären mappas till de befintliga systemen vilket gör att HR-teamet kan spara tid och slipper långa dataöverföringar. Det har aldrig varit enklare att skapa och fylla i ansökningar och andra formulär.

Skapa ett centralt arkiv för alla HR-dokument med enkel åtkomst för alla avdelningar

De bästa HR-dokumenten, videorna och processerna är oanvändbara om ingen vet var de finns. Detta problem kan elimineras genom att skapa en central databas som innehåller allt HR behöver. Alla mallar och dokument för anställning, onboarding, utvärdering, enkäter och offboarding på ett ställe, organiserade men ändå mest logiska för organisationens ledare. Genom att använda Dropbox för att bygga det här systemet kan HR också kontrollera vem som har åtkomst till vilka filer samt veta vem som visar och laddar ner filerna för att säkerställa att endast rätt anställda använder dem.

Skapa taggsystem för enklare sökning

Och när systemet är på plats, mallarna har skapats och arbetet är klart kan HR-teamet skapa ett taggsystem som gör det enkelt att söka efter specifika filer. Taggar kan bestå av i stort sett vad som helst, som #2022. #mall, #introduktion eller #kontrakt. Flera filer och mappar kan ha flera taggar – och allt i en taggad mapp får automatiskt samma taggar som mappen – kan taggsystemet vara så robust och flexibelt som HR-teamet vill att det ska vara. Så gå ut i världen, hitta några exceptionella talanger och anställ dem.