Då ska du börja använda e-signaturer i din organisation

En säker e-signaturplattform kan hjälpa dig att rekrytera fantastiska nya medarbetare, avsluta fler försäljningar och spara tid på juridiskt arbete. Allt snabbare än du kan säga "pappersarbete suger!"

Vi tycker att det är dags att slopa det där ”nödvändiga” ordet som folk använder när det gäller att beskriva det ”nödvändiga ont” som är pappersarbete. År 2025 är det helt enkelt ondska. Tack och lov blir det allt lättare att bli av med pappersarbete på arbetsplatsen.

Här är några områden där organisationer bör börja använda programvara för e-signaturer. Dessa kommer effektivt att rekrytera fantastiska medarbetare och snabbt avsluta nya affärer – samtidigt som det förblir lagligt och säkert.

Med e-signaturer kan anställningsproceduren snabbas upp

Att utarbeta, skriva ut, faxa, skanna, arkivera eller korrigera fel har ansetts vara ett nödvändigt ont för de flesta affärsavdelningar. Och det finns ingen som förstår denna fasansfulla verksamhet mer än de inom HR som hanterar anställning och onboarding av nya medarbetare.

Men i den digitala transformationens tidsålder, när man bokstavligen kan besöka sin läkare digitalt, är det då inte dags att vi bannlyser den mörka konsten att hantera HR-pappersarbete manuellt?

Vi tycker det.

Fördelarna med e-signaturer vid anställning av nya medarbetare

Det finns många fördelar för en HR-avdelning som integrerar en papperslös e-signaturplattform i sin onboardingprocess för anställda.

Optimerad onboarding för alla

Med Dropbox Sign API kan HR ta information som lämnas under en sökandes registreringsprocess och använda den för att göra följande:

• Fyll i alla nödvändiga dokument automatiskt
• Generera en uppsättning personliga (och lättlästa) PDF-filer
• Skicka ut de färdiga dokumenten så att personen kan signera dem elektroniskt direkt från sin dator eller mobila enhet

Detta eliminerar inte bara redundans för HR-teamet, det minskar också en del av den friktion som kan orsaka att sökande slutar, vilket är avgörande om ditt företag behöver skala upp anställningstakten någon form av snabbhet.

En tredje part som kan hantera allt tekniskt krångel

Digital transformation är knappast uppnåelig om man måste anställa helt ny administrativ personal bara för att konfigurera och hantera alla verktyg! Det är en viktig anledning till att HR-avdelningar älskar Dropbox Sign-modellen. eSignature-plattformen Dropbox Sign levereras med ett utvecklarstyrt supportteam som hjälper dig att konfigurera och hantera allt det tekniska på under en vecka.

Instacart såg en snabb tillväxt tack vare e-signaturprogrammet de använde

Dropbox Sign och Dropbox Forms gjorde det möjligt för matleveranstjänsten Instacart, som levererar mat på begäran, att förbättra ansökningsflödet för kundleverantörer med 270 % och spara över 50 timmar per vecka på introduktionsuppgifter.

Vid varje given tidpunkt har Instacart mer än tio tusen så kallade ”shoppare” som väljer, packar och levererar matvaror till kunder.

Med den volymen orsakade deras penna-och-papper-process avsevärd friktion. Kontorspersonalen var tvungen att fysiskt hantera pappersarbetet och onboarding av varje enskild kund. När de ville skala upp till 80 % av de amerikanska hushållen räckte denna tidskrävande process inte till för deras interna personal eller de kvalificerade personer som de hade problem med att rekrytera och behålla.

Med hjälp av vårt utvecklarledda API-supportteam integrerade Instacart juridiskt bindande e-signaturer för kunder och skapande och hantering av HR-dokument direkt i sin app. Det stämmer, de stannade inte vid digitaliseringen – de blev helt mobila för att möta sin arbetsstyrka på språng där de bor. 

Nu kan kunderna få all viktig anställnings- och onboardingdokumentation – och skriva under den lagligt – direkt från sina telefoner.

Med Dropbox Sign-mallfunktionen kan Instacarts personalavdelning dessutom skapa, formatera och lagra viktiga rekryteringsmallar och slipper på så vis onödiga repetitivt arbetsuppgifter.

E-signaturer gör försäljningen enklare

Det är lätt att förstå att den traditionella processen att skicka en massa viktiga dokument via e-post och be mottagaren skriva ut, underteckna och returnera dem inte längre är gångbar.

Ett digitaliserat arbetsflöde för att skicka och signera gör inte bara försäljningen enklare – det får faktiskt ditt företag att tjäna pengar snabbare samtidigt som det minskar omkostnaderna.

Fördelarna med att använda e-signaturer för försäljning

Om din säljavdelning faktiskt försöker tjäna pengar på ditt företag istället för att lägga alla pengar på manuella, tidskrävande processer, tror vi att du verkligen kommer att gilla följande fördelar som e-signaturer erbjuder.

Snabbare väg till vinst

Med genomtänkta funktioner i företagsklass som CC, mallar och statusmeddelanden behöver säljteam aldrig vänta på att någon ska lägga märke till den där högen med pappersarbete som ligger på deras skrivbord eller i inkorgen och bara väntar på att bli signerad och returneras så att engagemanget äntligen kan börja.

Två sätt att spara

Förutom de stora driftskostnadsbesparingarna som följer med en e-signaturplattform, erbjuder Dropbox Sign även ekonomiska besparingar i form av prisvärda års- och månadspaket. Med en gratis provperiod, transparent prissättning och inga dolda avgifter kan säljteam i både startup-bolag och stora företag hitta den plan som passar deras budget.

För de team som vill ha kraften och anpassningsmöjligheterna hos vårt Dropbox Sign API, är vår API-prissättning lika enkel och ni behöver inte vada igenom en massa kundsupport för att komma igång (även om de är ganska fantastiska människor om vi får säga det själva).

Så använde Vendini e-signaturer för att få igenom försäljningar på rekordtid

Vendini behövde påskynda försäljningsprocessen för att säkerställa en smidigare upplevelse för både sitt team och sina snabbväxande kunder.

Lösningen för Vendinis försäljningsstopp var faktiskt ganska enkel – och vi tror att den kan vara det även för din försäljningsavdelning.

Lösningen heter kanske inte helt oväntat e-signaturer.

Mer specifikt är det en smart e-signaturplattform som förbättrar ditt arbetsflöde utan att det kostar massor av pengar att installera eller timmar att hantera.

Vendini använde Dropbox Sign Google Drive-integrationen för att skapa och formatera sina huvudavtal (MSA) innan de skickades till kunderna, som sedan kunde signera och returnera dokumenten med bara några få klick. Dokumenten och signaturerna förblev säkra under hela processen och lagrades på både Drive och Vendinis Dropbox Sign-konto för att enkelt kunna återkallas.

Tack vare den enda integrationen kunde Vendinis säljteam plötsligt skicka avtal blixtsnabbt – ibland avsluta affärer medan säljaren fortfarande var i telefon med den potentiella kunden!

Säljare använde också Dropbox Signs CC-funktion för att se till att ekonomichefen, chefer och alla andra som behövde involveras fick e-postmeddelanden om förloppet för viktiga försäljningsdokument. Vendini såg även till att använda Dropbox Sign för Slack-integrationen. Deras säljare kunde se i realtid när ett dokument undertecknades så att de kunde fira strax därefter.

E-signaturer gör jobbet enklare för den juridiska avdelningen

Även om företagets juridiska avdelning kanske inte brukar behöva hantera domstolsärenden har de säkert i likhet med alla juridiska organisationer en rad administrativa smärtpunkter i form av frågor om säkerhet och lagenlighet, betungande arbetsflöden och stora omkostnader.

Så här kan alla juridiska avdelningar dra nytta av e-signaturer

Här är några sätt som juridiska avdelningar kan dra nytta av att införa en enkel och effektiv e-signaturtjänst – utan att förlora de skyddsmekanismer som är så viktiga.

Få korrekt och säker dokumentation

När juridiska avdelningar hanterar känsliga dokument, viktiga kunder och höga chefer behöver de en e-signaturlösning som inte bara är korrekt utan även mycket säker.

Därför levereras Dropbox Sign med flera säkerhetslager, som SSL-kryptering under filöverföring och säker serverinfrastruktur som finns i ett toppmodernt Tier III, SSAE-16-certifierat datacenter med ISO 27001-certifiering.

Förenkla teknikintegration och automatisering

Med ett API som ständigt uppdateras och stöds av vårt interna ingenjörsteam integreras Dropbox Sign ganska smidigt i de flesta befintliga arbetsflöden.

Vare sig du använder Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive eller i stort sett vilken som helst av marknadens bästa affärsapplikationer, kan du räkna med att Dropbox Sign kommer att passa som hand i handske.

Öka effektiviteten och servicen

Problemet med pappersarbete har länge haft alltför stor inverkan på hastigheten och kostnaden för juridiska situationer. Istället för att minska kostnaderna genom att försämra servicen kan juridiska avdelningar använda modern teknik som e-signaturer för att sänka sina omkostnader.

De affärsfokuserade Dropbox Sign-funktionerna hjälper dig att digitalisera dina viktigaste juridiska dokument för att skapa ett arbetsflöde för delning och signering som är snabbt och säkert oavsett om det är 2 eller 20 parter inblandade.

Enkelt underhåll av revisionsspår

Från det ögonblick du begär en signatur lägger Dropbox Sign till en sida med revisionsspår på själva dokumentet. Den resulterande icke-redigerbara revisionsloggen säkerställer att åtgärder på dina dokument spåras noggrant och tidsstämplas för att ge bevis på åtkomst, granskning och signatur.

Dropbox Sign – den främsta e-signaturlösningen

G2 Crowd rankade HelloSign (nu Dropbox Sign) som den främsta e-signaturlösningen för småföretag. Vi kom också på tredje plats bland de bästa allmänna programvaruprodukterna för småföretag. Inte så illa!

Oavsett om du är ett litet företag som inte har råd att anställa en armé av administratörer för att ta hand om pappersarbetet, eller ett företag som inte har tid med det, kan en smart e-signaturplattform som Dropbox Sign spara massor av tid inom juridik, hjälpa ditt säljteam att avsluta fler affärer och rekrytera nya medarbetare till ditt team snabbare än du hinner säga "pappersarbete suger!". Om du arbetar med digitala dokument eller pappersdokument har Dropbox Sign det du behöver.

Kom igång med din kostnadsfria provperiod idag. Men se upp, när du väl kommer till den ljusa sidan – vill du aldrig återgå till den mörka konsten att hantera pappersarbete på riktigt papper igen.