ด้วยพันธมิตรที่เหมาะสม การขยายธุรกิจจึงเป็นเรื่องง่าย: BlackMatter Creative เพิ่มแบนด์วิดท์ด้วย Dropbox Dash

ข้อมูลพื้นฐาน

ถ้าจะมีใครสักคนที่เข้าใจคุณค่าของความร่วมมือที่ดี ก็คงหนีไม่พ้น BlackMatter Creative “แทนที่จะทำงานตามรายการตรวจสอบ เราจะร่วมมือกับคุณเพื่อค้นหาเป้าหมายสูงสุดของคุณ จากนั้นจะนำคุณไปสู่การทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการ” เจสสิกา ไลท์ล ผู้จัดการบัญชีกล่าว

แนวทางที่แท้จริงนี้ช่วยให้ BlackMatter สร้างชื่อเสียงที่น่าประทับใจและดึงดูดลูกค้าจากทั่วโลกในหลากหลายอุตสาหกรรม แต่ในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก พวกเขาต้องใช้ทรัพยากรภายในให้เกิดประโยชน์สูงสุด พวกเขาใช้เครื่องมือที่มีอยู่เพื่อประหยัดเวลา ปรับปรุงผลผลิต และทำให้การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมและลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่น

“เราเป็นเอเจนซี่ขนาดเล็ก” เราทำงานร่วมกับลูกค้าและทีมงานสร้างสรรค์ภายนอก ไม่ว่าจะเป็นนักเขียน นักเขียนคำโฆษณา ช่างภาพ หรือผู้สร้างวิดีโอ “ดังนั้น การทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้เราสามารถเริ่มต้นโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก” พอล วูดาร์ด ประธานและผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ของ BlackMatter Creative กล่าว

ความท้าทาย: หน่วยงานขนาดเล็กที่มีองค์ประกอบมากมายที่ต้องจัดการ

ก่อนที่จะมีเครื่องมือเหล่านั้น การเริ่มต้นโครงการใหม่ต้องผ่านขั้นตอนที่ยุ่งยากมากมาย

"หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของเราคือการจัดการทุกอย่างให้เป็นระเบียบ ตั้งแต่ส่วนประกอบและชิ้นส่วนที่เราต้องการ ไปจนถึงสมาชิกทีมที่จะเข้าร่วมโครงการ"

สำหรับผู้จัดการบัญชีอย่างไลท์ลี อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดถัดมาคือขั้นตอนการดำเนินงานของโครงการ

“แค่การทำงานให้ทันก็เป็นเรื่องท้าทายแล้ว” เธอกล่าว “เรามีโครงการมากมายที่กำลังดำเนินการอยู่ และเราต้องการให้แน่ใจว่าความต้องการและกำหนดเวลาของลูกค้าทุกรายได้รับการตอบสนองอย่างครบถ้วน” นั่นหมายความว่าเราต้องทำงานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้”

นอกจากนั้น BlackMatter ยังต้องการวิธีการที่เชื่อถือได้ในการติดต่อ ให้การสนับสนุน และบริหารจัดการลูกค้าจากทุกที่ ความสามารถในการทำงานทั้งในประเทศและต่างประเทศมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกในทีม เช่น เบน เจนเนอเทย์ นักออกแบบอาวุโส

“ฉันทำงานในฝรั่งเศส และเพื่อนร่วมงานของฉันอยู่ในโอคลาโฮมา ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลกันตลอดเวลา” ฉันเคยทำงานในเอเจนซี่โฆษณาที่ไม่มีซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มาก่อน และมันทำให้ทุกอย่างยากขึ้นและสร้างความยุ่งยากเพิ่มขึ้น”

วิธีแก้ปัญหา: ใช้เวลาค้นหาน้อยลง และใช้เวลาในการสร้างสรรค์มากขึ้น

BlackMatter ได้ติดต่อกับ Dropbox ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมงานสามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์ขนาดใหญ่ที่ลูกค้าจัดหาให้ได้ในเบื้องต้น

“ในฐานะบริษัทเอเจนซีด้านความคิดสร้างสรรค์ เรามีฐานข้อมูลขนาดใหญ่ของงานศิลปะ ฟอนต์ และโปรเจกต์ต่างๆ จากลูกค้าหลากหลายกลุ่ม ดังนั้น Dropbox จึงช่วยประหยัดเวลาได้มาก” วูดาร์ดกล่าว

ทีมงานจัดระเบียบไฟล์ตามลูกค้าใน Dropbox เพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์โครงการต่างๆ ที่ลูกค้าแต่ละรายอาจต้องการสำหรับโครงการนั้นๆ ได้อย่างง่ายดาย ไลท์เติลกล่าวว่า "Dropbox ทำให้การสลับไปมาระหว่างโปรเจกต์ต่างๆ และลูกค้าแต่ละรายเป็นเรื่องง่ายมาก"

เมื่อ BlackMatter เติบโตขึ้น ความสัมพันธ์ของพวกเขากับ Dropbox ก็เติบโตขึ้นเช่นกัน พวกเขาได้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของโปรแกรม Design Partner และยังนำ Dropbox Dash มาใช้เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถค้นหาไฟล์ รูปภาพ วิดีโอ และอื่นๆ ได้จากแพลตฟอร์มการทำงานที่หลากหลาย ด้วยความสามารถเพิ่มเติมเหล่านี้ ทีม BlackMatter สามารถค้นหาวัสดุได้เร็วขึ้น จัดระเบียบโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ช่วยให้ทีมสามารถขยายธุรกิจได้อย่างชาญฉลาดและส่งมอบงานได้ตรงตามกำหนดเวลาที่จำกัด

พวกเขาได้ก้าวไปอีกขั้น ด้วยการสร้างเอกสารประกอบการขายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยใช้เครื่องมือวิเคราะห์ สรุป และเขียนเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI เมื่อไม่นานมานี้ Gennetay ได้ใช้ Dash เพื่อเริ่มสร้างสไลด์สำหรับโซเชียลมีเดีย โดยป้อนพารามิเตอร์ต่างๆ ให้กับซอฟต์แวร์ เช่น จำนวนสไลด์และหัวข้อสำหรับแต่ละสไลด์ มันช่วยกระตุ้นกระบวนการคิดสร้างสรรค์ ทำให้เขาสามารถลงมือปรับปรุงแก้ไขได้

นอกจากนี้ พวกเขายังใช้ฟีเจอร์ AI ของ Dash เพื่อเน้นรายละเอียดที่สำคัญผ่านการแชทแบบส่วนตัวอีกด้วย ในระหว่างการประชุม ลูกค้าบางรายได้สอบถามรายละเอียดเฉพาะเจาะจงของโครงการจากวู้ดาร์ด เขารู้ว่ามันอยู่ในอีเมลที่ไหนสักแห่ง แต่โดยปกติแล้วการค้นหาโดยใช้การค้นหาอย่างเดียวจะใช้เวลานานเกินไป “ดังนั้น ฉันจึงเข้าไปใน Dash พิมพ์คำค้นหาลงในช่องค้นหา และมันก็ให้คำตอบที่ถูกต้องแก่ฉันทันที” ฉันชอบที่ฉันสามารถใช้ Dash ได้ทันทีในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ เพื่อให้คำตอบที่ดีพร้อมรายละเอียดที่ลูกค้าต้องการ”

ช่วงเวลาเหล่านี้มีความสำคัญ ไม่เพียงแต่เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า แต่ยังเพื่อให้สามารถรับมือกับกำหนดเวลาที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้อีกด้วย

“ในธุรกิจของเราทุกอย่างถูกกำหนดเส้นตายไว้หมดแล้ว และทุกๆ วินาทีที่เราสามารถย่นเวลาได้ในแต่ละวันก็ช่วยได้มาก” ไลท์ลกล่าว “การมีศูนย์กลางแห่งเดียวที่สามารถค้นหาไฟล์งานสร้างสรรค์ทั้งหมดของเราและดึงสิ่งที่เราต้องการออกมาได้นั้นมีประสิทธิภาพมาก และเรารู้สึกตื่นเต้นที่จะขยายระบบนี้ให้ใหญ่ขึ้น”

ผลลัพธ์: สามารถจัดการภาระงานที่มากขึ้นได้โดยใช้ความพยายามน้อยลง

ปริมาณงานของ BlackMatter เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นอาจหมายถึงความเครียดที่เพิ่มขึ้น แต่ทีมงานไม่กังวล

วูดาร์ดกล่าวว่า "Dash มอบเครื่องมือที่เราต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้เราจัดการกับปริมาณงานใหม่ๆ และที่ใหญ่ขึ้นที่เข้ามาได้"

นักออกแบบอย่างเจนเนเทย์นึกภาพไม่ออกเลยว่าวันหนึ่งจะเป็นอย่างไรหากปราศจากซอฟต์แวร์นี้ “Dropbox เปลี่ยนชีวิตผมไปเลยจริงๆ” ถ้าไม่มี Dropbox ผมคงไม่ได้ทำงานให้กับเอเจนซี่ในอเมริกา”

อย่างที่ทีมงานคาดหวังไว้ ผลกระทบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือความสามารถในการขยายขนาดธุรกิจ ก่อนที่จะร่วมงานกับ Dropbox ทีมงานมีภารกิจหลักคือการบริหารจัดการธุรกิจในแต่ละวัน เมื่อพวกเขาไม่ต้องกังวลเรื่องการจัดระเบียบ จัดเก็บ หรือแบ่งปันเนื้อหาอีกต่อไป พวกเขาก็มีเวลาว่างที่จะอยู่กับลูกค้าและสนทนาในสิ่งที่จุดประกายความคิดสร้างสรรค์ที่ดีที่สุดของพวกเขาได้

นอกจากนี้ พวกเขายังมีเวลาเหลือมากขึ้นสำหรับงานต่างๆ เช่น การอัปเดตเว็บไซต์และการปรับแต่งข้อความเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ขณะที่ทีมงานยังคงมุ่งมั่นพัฒนาฐานลูกค้า โครงการสร้างสรรค์ และความร่วมมือต่างๆ อย่างต่อเนื่อง พวกเขารู้ว่า Dropbox พร้อมให้การสนับสนุนเสมอ

“การผ่านกระบวนการนี้กับ Dash และการทำงานร่วมกับทีม Dropbox ทำให้เรารู้สึกว่าได้รับการดูแลเอาใจใส่ในฐานะลูกค้าเป็นอย่างดี” วูดาร์ดกล่าวว่า “นี่เป็นความร่วมมือที่ยอดเยี่ยม”