ความท้าทาย: การเพิ่มเวลาสำหรับงานที่สำคัญ

ในภูมิทัศน์ทางการตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วเช่นปัจจุบัน การค้นหาวิธีที่จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการนั้นเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อการปลดล็อกให้มีเวลาและทรัพยากรสำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุดเพิ่มมากขึ้น ซึ่งก็จะนำไปสู่การสร้างผลงานอันยอดเยี่ยมนั่นเอง และยิ่งเห็นได้อย่างชัดเจนในการขั้นตอนรับพนักงานที่มีความสามารถและการเตรียมความพร้อมของพนักงาน รวมถึง SOW, สัญญา และข้อตกลงของลูกค้า

ในขณะที่การทำงานจากทางไกลยังคงเป็นเรื่องปกติ เอเจนซีมีกลุ่มคนผู้มีความสามารถมากมายให้ว่าจ้าง แต่ก็เผชิญกับการแข่งขันที่มากขึ้นเช่นกัน ดังนั้นการสร้างวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการระบุตัว ว่าจ้าง และเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่จึงมีความสำคัญยิ่ง  

การทำสัญญากับลูกค้ารายใหม่และโครงการใหม่ก็เผชิญกับความท้าทายเดียวกันนี้ ดังนั้นเอเจนซีจึงไม่อาจปล่อยให้งานธุรการและเอกสารเข้ามาถ่วงเวลาให้ขั้นตอนช้าลงได้

Collier.Simon เช่นเดียวกับเอเจนซีที่กำลังเติบโตหลายแห่ง สังเกตเห็นว่าเอกสารที่ต้องส่ง ต้องเซ็น และต้องจัดเก็บมีมากมายหลากหลายขึ้น รวมถึงจำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการที่เพิ่มขึ้นด้วย ด้วยเหตุนี้ บริษัทจึงต้องการโซลูชันที่จะช่วยให้กระบวนการของตนคงความรวดเร็วไว้ได้ตามที่ลูกค้าคาดหวัง แม้จะมีผู้เกี่ยวข้องและความซับซ้อนเพิ่มเข้ามามากขึ้นก็ตาม พวกเขาจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องค้นหาเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย รวมทั้งมีวิธีง่ายๆ ไม่ซับซ้อนในการจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนมากขึ้นให้เป็นระเบียบและเป็นที่เป็นทาง

ทางออก: เพิ่มความคล่องตัวในการมอบลายเซ็นเพื่อความรวดเร็วและประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้ที่ใช้ Dropbox มาอย่างยาวนาน จึงไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมทีมจาก Collier.Simon จึงชื่นชอบโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้พวกเขารักษาขั้นตอนการทำงานปัจจุบันที่ใช้ Dropbox ในการแบ่งปันและทำงานร่วมกันในไฟล์และเอกสารเอาไว้ได้

Collier.Simon เคยลองใช้โซลูชันอื่นๆ แล้ว แต่พบว่า Dropbox Sign นั้นใช้งานง่ายที่สุด ซึ่งส่งผลให้มีการนำไปใช้ทั่วทั้งเอเจนซีมากขึ้น การผสานรวมเข้ากับ Dropbox อย่างราบรื่นยังเป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยประหยัดเวลา และทำให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญได้รับการจัดระเบียบ ประธานบริษัท Matt Seigel กล่าวว่า "เมื่อเราดำเนินการทุกอย่างบน Dropbox และ Dropbox Sign แล้ว เราก็ใช้เวลาไปกับงานด้านธุรการน้อยลงมาก และมีเวลาในการสร้างผลลัพธ์ให้ลูกค้ามากขึ้น"

ผลลัพธ์: 

จ้างงานได้เร็วขึ้น และเตรียมความพร้อมของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Collier.Simon สามารถเร่งเวลาในการลงนามจดหมายเสนองานและเอกสารเตรียมความพร้อมให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างมากเมื่อใช้ Dropbox Sign และ Dropbox นอกจากนี้ ขั้นตอนและการจัดระเบียบที่ได้รับการปรับปรุงยังช่วยให้สามารถเพิ่มบุคลากรเข้าสู่กระบวนการจ้างงานได้ง่ายขึ้น พร้อมกับเพิ่มประสิทธิภาพไปด้วย

‍เมื่อประหยัดเวลาในการทำงานร่วมกัน ก็จะเพิ่มความรวดเร็วในการสร้างผลกระทบให้กับลูกค้า

Collier.Simon สามารถเริ่มต้นและส่งมอบงานด้านครีเอทีฟได้เร็วขึ้นถึง 20% เมื่อใช้ Dropbox และ Dropbox Sign ในการจัดการและส่งมอบไฟล์ทั้งหมด ซึ่งทำให้สามารถส่งงานออกสู่ตลาดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และส่งมอบผลกระทบทางธุรกิจให้กับลูกค้าได้เร็วขึ้น 

‍ลงนามใน SOW ได้เร็วยิ่งขึ้นและเริ่มโปรเจ็กต์ได้ไวขึ้น

ในจังหวะของตลาดปัจจุบัน วันครบกำหนดจะไม่เปลี่ยนแปลงแม้ว่างานเอกสารจะมีความล่าช้าก็ตาม Collier.Simon สามารถช่วยให้ลูกค้าลงนามใน SOW และ MSA ได้เร็วขึ้น ในขณะที่เริ่มโครงการได้ไวขึ้นมาก โดยรวมแล้ว ปัญหาเอกสารที่ติดขัดล่าช้าจะไม่เกิดขึ้นอีกต่อไป

การทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องสูญเสียอะไรไป

เมื่อมีกระบวนการที่คล่องตัวแล้ว Collier.Simon สามารถปรับขนาดทีมและขั้นตอนการทำงานด้านเอกสารได้ พร้อมมั่นใจได้ว่าจะสามารถดำเนินการได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องสูญเสียคุณภาพหรือการจัดระเบียบไป ขณะนี้บริษัทกำลังเพิ่มการใช้งาน Dropbox Paper เพื่อให้สามารถร่วมกันสร้างเอกสารอย่างละเอียดมากขึ้น และใช้ Dropbox Replay ในการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอ ซึ่งจะมอบประสิทธิภาพแบบเดียวกับที่ได้รับจากขั้นตอนการทำงานอื่นๆ ของ Dropbox