วิธีที่ Cully Automation จัดการกับสัญญาต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้นโดยใช้ Dropbox
การทำงานจากระยะไกลทำให้เกิดความยากลำบากอย่างมากในกระบวนการจัดการเอกสารด้วยตนเองของบริษัทวิศวกรรมแห่งหนึ่ง แต่ด้วย Dropbox และ Dropbox Sign ทำให้ Cully Automation มีความก้าวหน้าอย่างมาก
“การนำ Dropbox และ Dropbox Sign มาใช้เป็นกุญแจสู่การเติบโตและความสำเร็จของบริษัทเรา หากไม่มีสิ่งนี้ เราก็คงจะทำงานให้มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลไม่ได้แบบนี้”
ความท้าทาย
Cully Automation เป็นบริษัทวิศวกรรมสัญชาติไอริชที่ให้บริการทุกอย่างตั้งแต่การออกแบบและการติดตั้งไปจนถึงการเปลี่ยนขั้นตอนเป็นระบบอัตโนมัติในระดับใหญ่ ทีมงานของบริษัทนี้มีความเชี่ยวชาญในด้านการวางแผน การก่อสร้าง ระบบอัตโนมัติ และการบำรุงรักษาระบบน้ำใช้ยามวิกฤติของไอร์แลนด์
Cully Automation ได้อาศัย Dropbox ในการจัดการการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่ไซต์งานและทีมในสำนักงานมาเป็นเวลาหลายปี แต่เมื่อเกิดการระบาดของโรค COVID-19 ทีมงานจึงต้องการโซลูชันที่สามารถต่อยอดการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นี้ให้ครอบคลุมถึงการลงนามในสัญญาด้วย แม้ว่าพนักงานจะทำงานจากทางไกล แต่ Cully Automation ยังอาศัยอีเมลและจดหมายเพื่อส่งสัญญาและเอกสารเพื่อขอลายเซ็นอยู่ และขั้นตอนเหล่านี้ต้องใช้ต้นทุน เปลืองเวลาอันมีค่าของพนักงาน และทำให้ขั้นตอนการลงลายเซ็นดำเนินไปได้ยาก
โซลูชันนั้นยังต้องพิจารณาถึงทีมที่ทำงานภาคสนามจากพื้นที่ที่มีแบนด์วิดท์ต่ำ ซึ่งจำเป็นต้องทำการอัปเดตแบบออฟไลน์ ซึ่งสามารถซิงค์ได้ในภายหลังเมื่อการเชื่อมต่อได้รับการกู้คืนกลับมา
"เพราะ Dropbox และ Dropbox Sign ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบฝังบนเอกสารและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแห่งแรกของโลก เราจึงตัดสินใจนำ Dropbox Sign มาใช้อย่างง่ายดาย"
โซลูชัน
เนื่องจากผู้มาติดต่อและพนักงานแต่ละคนต้องทำแบบสำรวจการกลับเข้ามาทำงานและต้องแจ้งอย่างเป็นทางการว่าพวกเขาไม่มีอาการของโรค COVID-19 ก่อนที่จะเข้าไซต์งาน วิธีการแบบเก่าซึ่งก็คือการพิมพ์ ลงนาม และรวบรวมแบบฟอร์มกระดาษจึงได้กลายเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงไปโดยปริยาย นอกเหนือจากความจำเป็นของเอกสารด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่สำคัญ การประเมินความเสี่ยง และรายงานการบาดเจ็บที่ต้องลงนามและทำการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอแล้ว การใช้วิธีการดังกล่าวยังส่งผลให้บริษัทต้องเผชิญกับหลักฐานรูปแบบกระดาษจำนวนมาก รวมถึงความล่าช้าด้านการบริหารจัดการที่ไม่จำเป็น
เนื่องจากบริษัทต้องการให้พนักงาน ผู้มาติดต่อ และผู้รับเหมาสามารถลงนามในเอกสารและใบรับรองต่างๆ จากระยะไกลได้ Cully Automation จึงได้หันมาใช้ Dropbox Sign และ Dropbox ซึ่งทำให้บริษัทสามารถสร้าง ลงนาม และจัดเก็บเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายสำหรับแต่ละไซต์งานและสำนักงานต่างๆ ซึ่งมีการป้อนข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้อย่างปลอดภัย ยิ่งไปกว่านั้น การตั้งค่ายังทำได้รวดเร็วและไม่ซับซ้อน ซึ่งหมายความว่าทีมจะเริ่มได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่นี้ภายในเวลาเพียงไม่กี่วันเท่านั้น
ผลลัพธ์
หลังจากมีการนำไปใช้ในวงกว้าง และมีความเร็วและความแม่นยำที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการแจ้งข้อมูลโรค COVID-19 ทีมการเงิน ทีมทรัพยากรบุคคล และทีมทำสัญญาที่ Cully Automation ก็ได้เลือกนำเวิร์กโฟลว์ที่คล้ายกันมาปรับใช้ ตอนนี้ ทุกๆ อย่างตั้งแต่การออกใบแจ้งหนี้ การสรรหาพนักงาน และการทำสัญญาจึงได้รับการจัดการผ่าน Dropbox และ Sign
เมื่อทำงานร่วมกัน เครื่องมือเหล่านี้จะสร้างพื้นที่ที่เป็นศูนย์รวมให้ทุกแผนกที่ Cully Automation สามารถจัดการเอกสารอย่างได้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นโปรเจ็กต์ไปจนถึงการนำไปใช้งานจริง Dropbox และ Dropbox Sign ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทั้งหมดจะได้รับการป้องกันอย่างปลอดภัยในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและทำการอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้
“ผมไม่สามารถจินตนาการถึงชีวิตที่ปราศจาก Dropbox หรือ Sign ได้เลย มันสำคัญมากสำหรับทุกสิ่งที่เราทำ ผลิตภัณฑ์ต่างๆ นั้นฝังตัวลึกอยู่ในวงจรธุรกิจทั้งหมดของเรา ตั้งแต่การตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้น การยื่นประมูล ไปจนถึงการบริการหลังการขาย”
David Cullyกรรมการผู้จัดการของ Cully Automation Ltd