ดารักวอนเร่งการเผยแพร่ ลดต้นทุน และควบคุมได้อย่างไร

ข้อมูลพื้นฐาน

Darakwon เผยแพร่สื่อการเรียนรู้ภาษาสำหรับนักเรียนทั่วโลก โดยมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ประเทศเกาหลีใต้ และร่วมมือกับพันธมิตร 86 รายใน 27 ประเทศ เนื้อหามีการเคลื่อนย้ายอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่ฉบับร่างเบื้องต้นจนถึงไฟล์พิมพ์ขั้นสุดท้าย ข้ามพรมแดน ข้ามทีม และข้ามเขตเวลา

ความท้าทาย: การส่งมอบไฟล์ที่ช้าและค่าใช้จ่ายด้านไอทีที่สูงมาก

เป็นเวลาหลายปีที่ Darakwon แบ่งปันไฟล์ด้วยวิธีการแบบเก่า นั่นคือการเบิร์นไฟล์ลงใน USB ฮาร์ดไดรฟ์ และแม้แต่ Blu-ray จากนั้นจึงจัดส่งไปยังต่างประเทศ การโอนแต่ละครั้งอาจใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือน หรือบางครั้งอาจถึงสองเดือน และมันไม่ได้ผลเสมอไป: อุปกรณ์ได้รับความเสียหาย การดาวน์โหลดล้มเหลว และไฟล์สูญหาย

Darakwon จัดเก็บไฟล์ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร แต่ระบบนั้นจัดการได้ยาก:

• ฮาร์ดแวร์ต้องมีการอัพเกรดอย่างต่อเนื่อง
• การเสียหายเกิดขึ้นบ่อยครั้งและมักทำให้การทำงานล่าช้า
• ต้นทุนการบำรุงรักษาก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
• การสำรองข้อมูลมีความซับซ้อนและไม่รู้สึกปลอดภัยเสมอไป

ทีมงานบางทีมพยายามใช้เครื่องมือคลาวด์ของตนเอง แต่กลับสร้างปัญหาใหม่ขึ้นมา เช่น ข้อมูลกระจัดกระจาย ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และไม่มีวิธีการที่ชัดเจนในการจัดการทั้งหมดเหล่านี้ Darakwon ต้องการแพลตฟอร์มเดียวที่สามารถนำทุกสิ่งมารวมกันได้

โซลูชัน: สถานที่เดียวสำหรับจัดเก็บ ส่ง และจัดการไฟล์

Darakwon เลือก Dropbox เพราะความเรียบง่าย ความน่าเชื่อถือ และการรองรับ ในเวลานั้น สิ่งที่โดดเด่นคือการสนับสนุนภาษาเกาหลีในท้องถิ่น ประสิทธิภาพระดับโลกที่แข็งแกร่ง และมูลค่าโดยรวมที่ดีกว่าแพลตฟอร์มอื่นๆ

ตอนนี้เนื้อหาทั้งหมดของ Darakwon ก็รวมอยู่ในที่เดียวแล้ว ทั้งทีมหมดสามารถเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดาย แต่การควบคุมการอนุญาตแบบละเอียดจะทำให้แน่ใจได้ว่าแต่ละคนจะเห็นเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ทีมใช้ Dropbox Transfer เพื่อส่งสินทรัพย์ใหญ่ เช่น เค้าโครงหนังสือ ไฟล์เสียง และงานออกแบบ ให้กับพันธมิตรทั่วเกาหลีใต้และทั่วโลก

สำหรับโครงการ e-learning พวกเขาจะใช้ Dropbox Replay เป็นครั้งคราวเพื่อแสดงความคิดเห็นเฉพาะเฟรมบนไฟล์วิดีโอและเสียง ทำให้แก้ไขได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบจากระยะไกล

พวกเขายังใช้ Dropbox Sign เพื่อจัดการสัญญาในรูปแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องออกจาก Dropbox

ผลลัพธ์: การส่งมอบที่รวดเร็วขึ้น ต้นทุนต่ำลง ความมั่นใจมากขึ้น

ปัจจุบัน Darakwon สามารถแชร์ไฟล์ได้ภายในไม่กี่วินาที ไม่มีความล้มเหลว ไม่มีความล่าช้า

ด้วยการแชร์ที่เร็วขึ้นและปัญหาคอขวดที่น้อยลง โปรเจ็กต์ต่างๆ จึงเคลื่อนตัวจากร่างไปจนถึงการส่งมอบได้เร็วขึ้น “นับตั้งแต่เปลี่ยนจากระบบเดิม ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น 5–10%” ชิน คยองชอล ผู้จัดการทั่วไปของ Darakwon กล่าวเสริม

Dropbox ยังช่วยลดต้นทุนในทุกๆ ด้านอีกด้วย:

• ต้นทุนการจัดส่งลดลงจากประมาณ 30,000 ดอลลาร์ในปี 2021 เหลือประมาณ 15,000 ดอลลาร์ในปี 2024 โดยปัจจุบันไฟล์ส่วนใหญ่จะถูกส่งแบบดิจิทัล
• ทีมงานใช้เวลาในการพิมพ์ บรรจุ และส่งเอกสารน้อยลง
• การย้ายออกจากระบบภายในสถานที่ช่วยให้พวกเขาประหยัดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์และค่าจ้างพนักงานไอทีได้ประมาณ 7,500 ดอลลาร์ต่อปี

การตั้งค่าใหม่ทำให้รู้สึกสบายใจ “ระบบควบคุมเวอร์ชันของ Dropbox ช่วยชีวิตเราไว้ได้มาก” ชินกล่าว “มันช่วยเราไว้ได้หลายครั้งเมื่อไฟล์สูญหายหรือเสียหาย” นอกจากนี้บริษัทยังมีการรักษาความปลอดภัยและการควบคุมทรัพย์สินทางปัญญาเพิ่มมากขึ้น

ในที่สุด คอนโซลผู้ดูแลระบบช่วยให้ทีมสามารถออนบอร์ดและเอาพนักงานออกได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่บันทึกกิจกรรมโดยละเอียดจะแสดงอย่างชัดเจนว่าใครเข้าถึง แก้ไข หรือลบไฟล์ การแจ้งเตือนของระบบ เช่น การแจ้งเตือนการถ่ายโอนไฟล์ขนาดใหญ่ ช่วยให้ทีมไอทีตรวจพบกิจกรรมที่ผิดปกติและตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

ด้วยความล่าช้าที่น้อยลงและเวิร์กโฟลว์ที่ง่ายขึ้น Darakwon จึงได้ขยายความพยายามในการเผยแพร่ไปทั่วโลกด้วยความมั่นใจและความสะดวกมากขึ้น