Dropbox Dash ช่วยให้ Pathfinders Advertising เปลี่ยนเวลาค้นหาให้เป็นเวลาเชิงกลยุทธ์ได้อย่างไร
Pathfinders Advertising ใช้ Dropbox Dash เพื่อลดคำขอซ้ำซ้อน เร่งการเริ่มต้นโครงการ และช่วยให้ทีมเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น
"[ตอนนี้ผม] ถามว่า 'คุณทำลายมันไปแล้วหรือยัง?'" สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมให้ผู้คนสามารถค้นหาข้อมูลด้วยตนเอง ในขณะเดียวกันก็ยังคงสร้างความมั่นใจว่าพนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน”
ข้อมูลพื้นฐาน
ในบริษัทที่กำลังเติบโต ปัญหาใหญ่ที่ทำให้การทำงานช้าลงไม่ได้อยู่ที่ปริมาณงานเสมอไป มันคือช่วงเวลาที่อยู่ระหว่างนั้น: การส่งลิงก์ไปในแชทผิดที่ การหาสำรับไพ่ไม่เจอ และคำถามที่เคยมีคนถามไปแล้วถึงห้าครั้งในสัปดาห์นี้ เมื่อทุกอย่างเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว ความล่าช้าเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นจะสะสมกันและค่อยๆ ทำให้คุณช้าลงโดยไม่รู้ตัว
นั่นคือความท้าทายที่ Kaitlyn Miner หัวหน้าฝ่ายบุคคลและวัฒนธรรมองค์กร และ Kim Siercks นักวิเคราะห์การปรับปรุงกระบวนการทำงาน ต้องเผชิญที่ Pathfinders Advertising บริษัทเอเจนซีขนาด 50 คนนี้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์แบรนด์ การสร้างสรรค์งานโฆษณา สื่อ และการดำเนินงานด้านดิจิทัลสำหรับลูกค้าทั้งในระดับภูมิภาคและระดับประเทศ
ไมเนอร์เป็นผู้นำด้านบุคลากรและวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งความชัดเจนและความสม่ำเสมอเป็นปัจจัยสำคัญที่กำหนดประสบการณ์ของพนักงานในขณะที่บริษัทเติบโตขึ้น Siercks ทำงานในด้านปฏิบัติการ โดยเข้าไประบุปัญหาคอขวดและช่วยผลักดันให้งานดำเนินต่อไปได้เมื่อโครงการหยุดชะงัก
พวกเขาทั้งสองมีมุมมองที่ชัดเจนว่าหน่วยงานนี้ทำงานในพื้นที่ใดบ้าง (และพื้นที่ใดบ้างที่ไม่ได้ทำงาน)
ความท้าทาย: เติบโตอย่างรวดเร็ว จนหลงลืมสิ่งสำคัญไป
ตั้งแต่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไปจนถึงการส่งมอบงานให้ลูกค้า ปัญหาเหมือนเดิมทุกครั้ง ทีมต่างๆ เสียเวลามากเกินไปในการค้นหาข้อมูล
ไมเนอร์ได้รับฟังข้อเสนอแนะนี้โดยตรง “ผมถูกถามคำถามอยู่ตลอดเวลา” และคำถามเหล่านั้นก็จะเป็นคำถามเดียวกันจากพนักงานหลายคน”
กลุ่ม Pathfinders ใช้ Dropbox มาหลายปีแล้วเพื่อจัดระเบียบและทำให้ไฟล์ของพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ง่าย ตั้งแต่สื่อสร้างสรรค์ไปจนถึงชุดต้อนรับ ทุกอย่างมีที่เก็บเป็นระเบียบ แต่เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น Dropbox ก็ไม่ใช่สถานที่ทำงานเพียงแห่งเดียวอีกต่อไป การสนทนาเกิดขึ้นผ่านทางแอปพลิเคชัน Teams การให้ข้อเสนอแนะส่วนใหญ่มักส่งผ่านทางอีเมล มีการแนบโน้ตไว้กับสำรับไพ่ และไม่มีใครหาของที่ต้องการได้ในเวลาที่ต้องการ
ข้อมูลไม่ได้ขาดหายไป มันแตกเป็นเสี่ยงๆ
“ความชัดเจน ความสม่ำเสมอ และความรวดเร็ว ส่งผลโดยตรงต่อผู้คน” Dash ช่วยลดจุดที่ก่อให้เกิดความเจ็บปวดซึ่งอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟได้”
วิธีแก้ปัญหา: แหล่งข้อมูลเดียวที่ค้นหาและเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
ฝ่ายบริหารเริ่มมองหาวิธีที่จะทำให้การค้นหาข้อมูลทั่วทั้งบริษัทง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานเดิม เมื่อพวกเขาได้รู้จักกับ Dropbox Dash พวกเขาก็เห็นทางออก Dash จะทำงานร่วมกับเครื่องมือที่ทีมใช้งานอยู่แล้ว โดยนำเนื้อหา การสนทนา และบริบทต่างๆ มารวมไว้ในที่เดียวที่สามารถค้นหาได้
“เราใช้ Dropbox ในการจัดเก็บทุกอย่างอยู่แล้ว” Siercks กล่าวว่า "Dash ช่วยให้เราค้นหาผลลัพธ์ทั้งหมดที่เราต้องการได้"
ด้วยการเชื่อมต่อเครื่องมือต่างๆ เช่น Dropbox, Microsoft Teams และแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานอื่นๆ Dash จึงสร้างฟังก์ชันการค้นหาแบบรวมศูนย์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ทั่วทั้งระบบนิเวศของ Pathfinders แทนที่จะต้องจำว่าไฟล์หรือเอกสารอยู่ที่ไหน พนักงานสามารถค้นหาเพียงครั้งเดียวและได้รับผลลัพธ์จากไฟล์ กระทู้ และเอกสารทั้งหมดของตนได้ และทุกคำขอจะคำนึงถึงสิทธิ์การเข้าถึง ดังนั้นจึงเห็นเฉพาะสิ่งที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น
สำหรับโปรแกรมขุดเหรียญดิจิทัล นั่นหมายถึงจำนวนคำขอซ้ำที่ลดลง “ตอนนี้ฉันถามว่า ‘คุณทำลายมันไปแล้วหรือยัง?’” เธอกล่าว “มันช่วยเสริมศักยภาพให้ผู้คนสามารถค้นหาคำตอบด้วยตนเอง ในขณะเดียวกันก็ยังคงสร้างความมั่นใจว่าพนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน”
นอกจากนี้ Dash ยังสรุปเอกสารและแสดงรายละเอียดสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้ทีมสามารถจัดการข้อมูลได้โดยไม่ต้องเปิดและสแกนไฟล์หลายไฟล์ แทนที่จะเสียเวลาค้นหาผ่านกระทู้และโฟลเดอร์ต่างๆ พวกเขาสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที
ผลลัพธ์: ประหยัดเวลาได้ 750 ชั่วโมง และทุกคนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้
Siercks ได้เห็นคุณค่าของ Dash ในระหว่างการอบรมเชิงปฏิบัติการกับลูกค้ารายใหม่ “โดยปกติแล้ว เราต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์ในการเปลี่ยนข้อมูลในวันนั้นให้กลายเป็นไฟล์ดาวน์โหลดที่ใช้งานได้สำหรับทีม” เธอกล่าว ด้วย Dash ทีมงานสามารถสรุปประเด็นสำคัญลงในรายงานสรุปหนึ่งชั่วโมง และเริ่มดำเนินการในวันถัดไปได้
บริษัท Miner ก็ได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในด้านการบริหารจัดการประสิทธิภาพเช่นกัน ในระหว่างการสอนพนักงานเกี่ยวกับวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management Review หรือ PMR) เธอได้ใช้ฟีเจอร์แชทใน Dash เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถเขียนการประเมินในแบบฉบับของตนเองได้ ไมเนอร์กล่าวว่า "ตลอดระยะเวลาหกเดือน ทีมสามารถบันทึกการสนทนาและเพิ่มความสำเร็จที่เกิดขึ้นได้" “เมื่อจบขั้นตอนนี้ คุณจะมีระบบ PMR ที่บูรณาการอย่างสมบูรณ์และพร้อมใช้งาน”
ในทั้งสองกรณี Dash ช่วยลดเวลาในการประมวลผลบริบท และเพิ่มเวลาในการนำไปใช้
ไมเนอร์ได้คำนวณผลกระทบที่เกิดขึ้นทั่วทั้งบริษัท ผู้ทำงานด้านความคิดสร้างสรรค์กล่าวว่า พวกเขาสามารถประหยัดเวลาได้ 5-6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการจะมีเวลามากขึ้นในการแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับคำถามซ้ำน้อยลงโดยที่ยังคงให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง “แอป Dash ช่วยประหยัดเวลาได้ประมาณสองถึงสามชั่วโมงต่อสัปดาห์เลยค่ะ” เธอกล่าว “ถ้าคำนวณดูแล้ว จะเท่ากับ 750 ชั่วโมงต่อปีต่อคน”
และเมื่อทีมหยุดไล่ล่าหาลิงก์และคำตอบแล้ว พวกเขาก็สามารถนำเวลาเหล่านั้นกลับไปใช้ในสิ่งที่ Pathfinders เรียกว่า "งานลงทุน" ได้แก่ การเรียนรู้ การปรับปรุงกระบวนการ และการเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร
เซียร์คส์กล่าวว่า "Dash ช่วยให้เรามีเวลาอยู่ด้วยกันมากขึ้น และยังช่วยให้เรามีเวลาลงทุนกลับคืนสู่ธุรกิจและตัวเราเองด้วย"
