The Digitale จัดการการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางได้ง่ายขึ้นด้วย Dropbox ซึ่งช่วยประหยัดแรงและเวลาได้ถึง 30%

ข้อมูลพื้นฐาน

หากคุณต้องการทำการตลาดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่อธิบายได้ยาก The Digitale เอเจนซี่การตลาดดิจิทัลในเยอรมนีพร้อมช่วยคุณ “เมื่อใดก็ตามที่ธุรกิจมีเส้นทางของลูกค้าหลายขั้นตอน ลักษณะของผู้ซื้อที่ซับซ้อน หรือกลุ่มเป้าหมายที่แคบ โปรเจ็กต์นั้นดูจะเหมาะกับเรา” Dominique Korschinek ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร/หุ้นส่วนผู้จัดการของ The Digitale กล่าว บริษัทนำเสนอบริการต่างๆ เช่น การวิเคราะห์, ระบบธุรกิจอัจฉริยะ, กลยุทธ์, การสร้างเนื้อหา, การออกแบบ, UX และการเพิ่มประสิทธิภาพการแปลง “ภารกิจของเราคือการทำให้การตลาดดิจิทัลขับเคลื่อนธุรกิจของลูกค้าของเรา ไม่ใช่แค่สร้างวิดีโอตลกๆ เท่านั้น การส่งมอบผลลัพธ์นั้นเป็นสิ่งสำคัญ” Korschinek กล่าวเสริม The Digitale ชอบทำงานกับลูกค้าและบริษัทที่มีวิสัยทัศน์ร่วมกันและขับเคลื่อนการเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลในยุโรป เช่น Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom และ Microsoft

ความท้าทาย: ทำให้การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางง่ายขึ้น

ในฐานะเอเจนซี่ของเยอรมนีที่ทำงานร่วมกับบริษัทระดับนานาชาติขนาดใหญ่ The Digitale จึงต้องรักษาความปลอดภัยสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพื่อสร้างความไว้วางใจและปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของสหภาพยุโรป (EU) “สำหรับไฟล์บางไฟล์ เช่น ข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย เอกสารแผนกทรัพยากรบุคคล หรือไฟล์เชิงกลยุทธ์และการเงิน เราจำเป็นต้องใช้การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง (E2EE) เทคโนโลยีนี้จะทำให้เฉพาะคุณและพันธมิตรของคุณเท่านั้นที่เป็นเจ้าของคีย์เข้ารหัส ซึ่งแม้แต่ Dropbox ที่จัดเก็บไฟล์หรือรัฐบาลก็ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้” Peter Bilz-Wohlgemuth ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ/หุ้นส่วนผู้จัดการของ The Digitale อธิบาย

เดิมที The Digitale ใช้ Boxcryptor ซึ่งเป็นบริการ E2EE ที่ใช้งานยาก “เราต้องฝึกอบรมพนักงานของเราเกี่ยวกับวิธีการเข้ารหัสไฟล์โดยเฉพาะ” Bilz-Wohlgemuth กล่าว “และถ้าไม่ใช้ซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ก็จะมีเพียงผู้ที่เข้ารหัสไฟล์เท่านั้นที่จะถอดรหัสได้ ดังนั้นถ้าพนักงานคนนั้นออกจากบริษัทของเราไป ไฟล์ดังกล่าวก็จะไม่มีใครเข้าถึงได้” บางครั้งไฟล์อาจเสียหายไปเลย สรุปแล้ว เทคโนโลยีของเขาเยี่ยมยอดมาก แต่การใช้งานกลับยุ่งยาก”

The Digitale ใช้ Dropbox เพื่อแชร์ไฟล์มาตั้งแต่เปิดตัวใหม่ๆ “เราทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์และพันธมิตรอื่นๆ และต้องมีซอฟต์แวร์เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมผสม ในตอนเราเริ่มธุรกิจ Dropbox เป็นโซลูชันที่ดีที่สุดในด้านนี้” Bilz-Wohlgemuth เล่า “ดังนั้น เมื่อ Dropbox ใช้เทคโนโลยีของ Boxcryptor และใช้การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางภายในแพลตฟอร์ม เราจึงรีบคว้าโอกาสที่จะเป็นหนึ่งในผู้ใช้งานกลุ่มแรกๆ” 

โซลูชัน: 2 คุณสมบัติในที่เดียว - E2EE และการแชร์ไฟล์ใน Dropbox 

The Digitale ตัดสินใจใช้บริการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางของ Dropbox ไฟล์ที่เข้ารหัสด้วย Boxcryptor ก่อนหน้านี้ ตอนนี้ถูกย้ายพร้อมเข้ารหัสไปยัง Dropbox แล้ว ขั้นแรก บริษัทถอดรหัสไฟล์ด้วยซอฟต์แวร์ดั้งเดิม จากนั้น ทีมได้ย้ายไฟล์โดยยังคงโครงสร้างโฟลเดอร์ และตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง

หลังจากย้ายแล้ว The Digitale สามารถเข้ารหัสไฟล์ โฟลเดอร์ย่อย หรือกระทั่งทั้งโฟลเดอร์ได้ภายในคลิกเดียว ช่วยให้บริษัทสามารถจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในระบบนิเวศเดียวได้ ตั้งแต่เนื้อหาทางการตลาด แบบจำลองเว็บไซต์ ไปจนถึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย จากนั้น The Digitale จะใช้ Dropbox Transfer เพื่อแชร์ไฟล์กับเครือข่ายพันธมิตรทั่วโลกหรือลูกค้า ซึ่งบางรายไม่มีบัญชี Dropbox เป็นของตนเอง นอกจากนี้ The Digitale ยังสามารถกำหนดวันหมดอายุของลิงก์และดูว่าไฟล์ถูกเปิดหรือดาวน์โหลดไปเมื่อใดได้อีกด้วย

สุดท้าย The Digitale ก็ทำให้พนักงานจำนวนมากขึ้นสามารถเข้ารหัสได้ “ก่อนหน้านี้ เราต้องจำกัดจำนวนสิทธิ์เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม” Bilz-Wohlgemuth อธิบาย “ตอนนี้เราทำได้สบายเลย เนื่องจากพนักงานของเรา 100% ใช้ Dropbox อยู่แล้ว พวกเขาจึงสามารถใช้การเข้ารหัสได้เช่นกัน"

ผลลัพธ์: เข้ารหัสไฟล์ได้โดยไม่ยุ่งยาก 

ปัจจุบันนี้ The Digitale สามารถเข้ารหัสไฟล์ภายใน Dropbox ได้โดยไม่ต้องสลับระหว่างสองบริการอีกต่อไป “กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้นถึงห้าเท่า และเราใช้เวลาน้อยลงประมาณ 30% ในการจัดการการเข้ารหัสและถอดรหัส” Bilz-Wohlgemuth กล่าว พนักงานของ The Digitale จึงมีเวลาไปจดจ่อกับการส่งมอบงานที่มีคุณภาพให้กับลูกค้าได้ "เป้าหมายของเราคือการทำงานให้กับลูกค้าของเรา วางแผนกลยุทธ์ร่วมกับลูกค้า สร้างเนื้อหา และส่งมอบผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม งานอย่างอื่นจึงไม่ควรจะยุ่งยากและดึงเวลาของเราไป คุณสมบัตินี้เข้ามาเปลี่ยนการทำงานของเรา โดยช่วยให้เราทั้งปลอดภัยขึ้นและใช้งานได้ง่ายขึ้นในขณะเดียวกัน” Bilz-Wohlgemuth กล่าวเสริม

โซลูชันนี้ช่วยให้ The Digitale มีแนวทางที่ง่ายขึ้นในการฝึกอบรมและการเตรียมความพร้อมของพนักงาน “ก่อนหน้านี้ เราต้องแบ่งเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับโซลูชัน E2EE แบบเก่า ตอนนี้ เราแค่พูดคุยกันห้านาทีว่าอะไรอยู่ที่ไหนและทำไมจึงต้องจัดระเบียบแบบนี้” Bilz-Wohlgemuth กล่าว

ถึงแม้จะต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอยู่เป็นประจำ ตอนนี้ทีมผู้นำของ The Digitale ก็สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น นอกจากนี้ กระบวนการของที่ปรึกษาด้านภาษีก็ยังง่ายขึ้นอีกด้วย “ก่อนหน้านี้ บริษัทที่ดูแลภาษีของเราจะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เข้ารหัสบนคอมพิวเตอร์จึงจะประสานงานกับเราได้ ตอนนี้พวกเขาสามารถเข้าถึง Dropbox จากเบราว์เซอร์ได้เลย” Bilz-Wohlgemuth กล่าว

สุดท้าย การย้ายข้อมูลของ The Digitale สามารถทำได้อย่างปลอดภัยมากขึ้น เนื่องจากการเข้ารหัสทำได้ง่ายขึ้น พนักงานจึงอยากจะปกป้องไฟล์มากขึ้น “เมื่อการเข้ารหัสข้อมูลทำได้ง่ายแบบนี้ ไฟล์ที่มีการเข้ารหัสจึงมีจำนวนเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า” Bilz-Wohlgemuth กล่าว เนื่องจาก Dropbox เป็นไปตามข้อบังคับของสหภาพยุโรปและเยอรมัน ขณะนี้ The Digitale จึงสามารถพิสูจน์ได้ง่ายขึ้นว่าบริษัทปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO และการรับรองอื่นๆ ทำให้ง่ายขึ้นต่อการติดต่อกับผู้ให้บริการประกันภัยทางไซเบอร์และพันธมิตรหรือลูกค้าที่มีชื่อเสียง

ปัจจุบัน The Digitale กำลังมองหาวิธีใหม่ๆ เพื่อทำให้การแชร์ไฟล์ง่ายยิ่งขึ้นไปอีก บริษัทจึงเริ่มพิจารณาใช้บริการต่างๆ อย่างเช่น Dropbox Sign เพื่อรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบนิเวศเดียวกัน “ความสามารถในการแชร์ไฟล์ที่เชื่อถือได้ ใช้งานง่าย และรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับบริษัทที่ต้องสร้างเนื้อหาจำนวนมากเช่นเรา” Bilz-Wohhlgemuth สรุป สำหรับผู้ที่ยังมองหาโซลูชันการแชร์ไฟล์อยู่ Bilz-Wohlgemuth แนะนำว่า ควรค้นคว้าหาข้อมูลและลงทุนกับการรักษาความปลอดภัยและความสามารถในการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง “ยิ่งซอฟต์แวร์ พื้นที่จัดเก็บข้อมูล หรือโซลูชันการแชร์ของเราทำงานได้ดีเพียงใด เราก็จะยิ่งมีเวลาไปจดจ่อกับกิจกรรมที่สร้างรายได้ได้มากขึ้นเท่านั้น” เขากล่าวเสริม