กระบวนการและวิธีการ DMAIC คืออะไร?

DMAIC คืออะไร

บางครั้งในโลกธุรกิจ เราได้ยินศัพท์แสงที่เข้าหูซ้ายทะลุหูขวา “DMAIC” (ออกเสียงว่า “ดู-เมย์-อิก”) เป็นตัวอย่างที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจาก DMAIC มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงความพยายามในการทำงานของคุณได้อย่างไร

โดยสรุปแล้ว “DMAIC” คือแนวทางการแก้ปัญหาโดยขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมให้กับผลิตภัณฑ์ การออกแบบ และกระบวนการต่างๆ

DMAIC ย่อมาจากอะไร?

พูดอย่างง่ายๆ ก็คือ ตัวย่อนี้ย่อมาจาก “Define, Measure, Analyze, Improve, and Control”

Bill Smith วิศวกรของ Motorola ได้คิดค้นแนวทาง DMAIC ขึ้นมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 โดยเป็นส่วนหนึ่งของแนวคิด Six Sigma ซึ่งเน้นให้ความสำคัญกับการวัดผลและวิเคราะห์เพื่อปรับการดำเนินการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ส่วนเป้าหมายของแนวทางนี้ ก็คือการปรับปรุงการทำงานนั่นเอง

กระบวนการ DMAIC มีขั้นตอนต่างๆ อะไรบ้าง?

สมิธออกแบบขั้นตอนหรือ "ระยะ" ที่เชื่อมโยงกันทั้งห้าของ DMAIC เพื่อให้เกิดผลสะสม: สร้างขึ้นจากข้อมูลและข้อมูลที่สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้าและทำซ้ำตามการค้นพบของคุณ

กำหนด

ขั้นตอนการ "กำหนด" ของ DMAIC จะระบุว่าปัญหาคืออะไร และคุณต้องแก้ไขปัญหาอย่างไร ฟังดูชัดเจน แต่ส่วนนี้ของกระบวนการ—การระบุปัญหา เป้าหมาย และขอบเขตที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมาย—ถือเป็นสิ่งสำคัญ 

เมื่อทำการกำหนดแล้ว คุณจะได้ทราบถึงองค์ประกอบที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อคุณภาพ หรือที่เรียกว่า “CTQ” โดยทั่วไปแล้ว หัวหน้าทีมและผู้จัดการโปรเจ็กต์จะจัดทำแผนภาพ SIPOC (SIPOC ย่อมาจาก “Suppliers (ซัพพลายเออร์), Inputs (อินพุต), Process (กระบวนการ), Outputs (เอาต์พุต), Customers (ลูกค้า)”) สำหรับเอกสารกฎเกณฑ์ของทีมหรือโปรเจ็กต์ของตน

วัด

เข้าใจปัญหาแล้วใช่ไหม ยอดเยี่ยม! มาดูกันว่าคุณจะวัดและสังเกตการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำอย่างไรบ้าง วัตถุประสงค์ของขั้นตอน “การวัดผล” ใน DMAIC คือ:

• สร้างประสิทธิภาพกระบวนการที่มีอยู่ของคุณ
• กำหนดว่าคุณจะวิเคราะห์ข้อมูลใด

จากนั้นคุณสามารถใช้แผนการรวบรวมข้อมูลเพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงานของคุณขณะที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง และเปรียบเทียบผลลัพธ์เมื่อสิ้นสุดโครงการ

วิเคราะห์

ตอนนี้คุณควรมีข้อมูลพื้นฐานที่คุณสามารถใช้เริ่มต้นตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการได้แล้ว ยินดีด้วย! ยินดีต้อนรับสู่ขั้นตอนการวิเคราะห์ของกระบวนการ DMAIC ซึ่งคุณจะศึกษาข้อมูลดังกล่าว 

คุณและทีมของคุณจะสร้างแผนผังกระบวนการปัจจุบันโดยใช้ข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจว่าปัญหาในกระบวนการปัจจุบันของคุณเริ่มต้นที่ใด

ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือ Six Sigma ให้ยุ่งยาก เพราะใช้เพียงแค่แผนผังก้างปลาและแผนภูมิพาเรโตซึ่งเป็นวิธีที่ผู้คนนิยมใช้ในการวิเคราะห์ต้นเหตุที่แท้จริงก็เพียงพอแล้ว

เมื่อคุณระบุต้นเหตุที่แท้จริงได้หลายประการแล้ว ก็จะต้องให้ทีมของคุณเข้ามาร่วมตัดสินใจว่าในอนาคตจะดำเนินกระบวนการ DMAIC โดยมุ่งเน้นไปที่ด้านใด

ทำให้ดีขึ้น

ถึงเวลาเริ่มลงมือปรับปรุงการทำงานอย่างแท้จริงแล้ว ในขั้นตอน “Improve (ปรับปรุง)” จาก DMAIC ให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อช่วยกันค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์ซึ่งจะนำไปใช้และวัดผล การระดมความคิดและการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญมาก เมื่อคุณมีวิธีการแก้ปัญหาในใจแล้ว คุณจะต้องทดสอบ ป้องกันความล้มเหลว และนำวิธีการแก้ปัญหาดังกล่าวไปใช้ แนวทางการดำเนินการที่นิยมใช้กันเพื่อการนี้คือวงจรการบริหารคุณภาพในองค์กร หรือวงจร “PDCA” เช่นเดียวกับการวิเคราะห์เหตุขัดข้องและผลกระทบหรือ “FMEA” ซึ่งใช้เพื่อคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น สุดท้าย ให้เขียนแผนดำเนินการโดยละเอียดขึ้นมาเพื่อใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาของกระบวนการที่กำลังประสบอยู่

การควบคุม

ขั้นตอนสุดท้ายใน DMAIC ควรช่วยคุณตรวจยืนยันและรักษาความสำเร็จของโซลูชันของคุณ ในช่วงการควบคุมของ DMAIC ทีมของคุณจะสร้าง—คุณเดาได้ไหม—แผนควบคุม สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่นำไปใช้อย่างต่อเนื่อง 

ส่วนคุณก็ควรสร้างแผนรับมือเพื่อดำเนินการในกรณีที่ประสิทธิภาพเริ่มลดลงอีกครั้ง ซึ่งความสามารถในการมองย้อนกลับไปว่ามีการปรับปรุงไปอย่างไรบ้าง และมีวิธีการแก้ปัญหาอะไรบ้างนั้นจะมีประโยชน์อย่างมาก ในช่วงเวลาเช่นนี้ การมีเอกสารประกอบที่เหมาะสมและการควบคุมเวอร์ชันในขั้นตอนการปรับปรุงจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

คำแนะนำสำหรับผู้รอบรู้: หากคุณเคยได้ยินเกี่ยวกับ DMAIC มาแล้ว คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับขั้นตอนเริ่มต้นที่แตกต่างกัน ซึ่งเรียกว่า ขั้นตอนการจดจำ มันเป็นความแตกต่างทางความหมายเล็กน้อย—ทั้งสองนั้นโดยพื้นฐานแล้วเหมือนกัน

PDCA เทียบกับ DMAIC เทียบกับ DMADV: มีความแตกต่างกันอย่างไร?

DMAIC และ DMADV ล้วนเป็นวิธีการของ Six Sigma ซึ่งเป็นแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อปรับปรุงกระบวนการ

DMADV ย่อมาจาก Define, Measure, Analyze, Design และ Verify ในขณะที่ DMAIC ถูกใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ DMADV จะถูกใช้เพื่อพัฒนากระบวนการใหม่

ในขณะเดียวกัน PDCA (วางแผน ทำ ตรวจสอบ ดำเนินการ) เป็นแนวทางการบริหารจัดการทั่วไปที่เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แนวทาง DMAIC มีข้อดีและข้อเสียอะไรบ้าง?

ในภาคอุตสาหกรรม การนำ Six Sigma และ DMAIC มาใช้ช่วยผลักดันแนวทางการผลิตแบบลีน โดยมีเป้าหมายเพื่อขจัดของเสีย ข้อบกพร่อง และการผลิตที่มากเกินไป

ผู้ผลิตพบว่ายิ่งค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานระหว่างขีดจำกัดคุณภาพโดยเฉลี่ยและระดับที่ยอมรับได้มากเท่าใด โอกาสที่จะเกินขีดจำกัดเหล่านั้นก็จะน้อยลงเท่านั้น ดังนั้น Six Sigma หรือค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน 6 ค่าจึงกลายมาเป็นมาตรฐานทองคำในการกำหนดขีดจำกัดการผลิต ยังไง? ด้วยการช่วยลดจำนวนข้อบกพร่องและปรับปรุงกระบวนการ

แนวทางทางสถิติในการระบุและแก้ไขสาเหตุหลักของปัญหาถือเป็นสิ่งสำคัญต่อการปรับปรุงการผลิตในช่วงทศวรรษ 1990 และ 2000 วิธีการอื่น เช่น ไคเซ็น ก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน

ข้อดีของ DMAIC

ไม่ว่าคุณจะทำงานในสายการผลิตหรือไม่ แต่ประโยชน์หลักของแนวทาง DMAIC ก็คือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีความเข้มงวดอย่างน่าทึ่ง การทดลองใช้กระบวนการใหม่ๆ แก้ไขปัญหามักจบลงโดยไม่ได้คำตอบที่ชัดเจนว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง แต่เมื่อใช้ DMAIC คุณจะสามารถประเมินและวัดผลความคืบหน้าได้ดีกว่าเนื่องจากใช้ข้อมูลประกอบ

กรอบการทำงาน 5 ขั้นตอนที่ได้มาตรฐานของ DMAIC ช่วยให้ทุกคนไม่พลาดข้อมูลในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ซึ่งเมื่อคุณจัดทำเอกสารสรุปการตัดสินใจและความคืบหน้าทั้งหมดแล้ว คุณก็จะดำเนินการจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งได้อย่างราบรื่น และเมื่อวางกระบวนการชัดเจน คุณก็จะสามารถช่วยแนะนำทีมของคุณตามเป้าหมายในปัจจุบันได้

แฟนๆ ชื่นชอบที่ DMAIC เป็นแบบวนซ้ำและต่อเนื่อง: ขั้นตอนการควบคุมของกระบวนการจำเป็นต้องให้เจ้าของกระบวนการคอยตรวจสอบผลกระทบของการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีแผนการติดตามข้อมูลดังกล่าวแล้ว ข้อมูลกระบวนการใหม่ของคุณจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับเฟสการวัดใหม่โดยธรรมชาติ วิธีการ DMAIC สามารถระบุปัญหาหรือผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง อีกทั้งยังมีวิธีการกำหนดเป้าหมายแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ทันที

ข้อเสียของ DMAIC

โครงสร้างที่ครอบคลุมและครอบคลุมของ DMAIC ถือเป็นส่วนดึงดูดใจของหลักสูตรนี้ อย่างไรก็ตาม นั่นหมายถึงการปฏิบัติตามนั้นอาจเป็นกระบวนการที่ยาวนาน สิ้นเปลืองเวลา และต้องใช้ทรัพยากรมาก ไม่เหมาะหากคุณเป็นทีมการตลาดขนาดเล็กที่ต้องบริหารจัดการโครงการหลายโครงการ หรือเป็นสตาร์ทอัพที่ต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทำงานเสร็จ

นั่นเป็นส่วนหนึ่งของปัญหาของ DMAIC โดยรวม ซึ่งไม่เหมาะกับสถานการณ์ที่ต้องมีความยืดหยุ่นหรือคล่องตัว และไม่ควรเป็นเช่นนั้น: DMAIC เป็นกระบวนการที่เข้มงวดซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการอย่างค่อยเป็นค่อยไปแทนที่จะทำให้เกิดความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว นั่นอาจหมายความว่านวัตกรรมถูกปิดกั้นเพราะไม่ "เหมาะสม" กับแนวทางการค่อยเป็นค่อยไป

ข้อเสียสุดท้ายของ DMAIC คือการต้องพึ่งพาข้อมูล เพื่อให้กระบวนการนี้ประสบความสำเร็จ การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญ การรวบรวมข้อมูลคุณภาพต่ำโดยไม่ได้ตั้งใจอาจนำไปสู่ข้อสรุปที่ไม่ถูกต้องและวิธีแก้ปัญหาที่ไม่มีประสิทธิภาพ และไม่มีธุรกิจใดอยากเสียเวลา เงิน และความพยายามอย่างมากเพื่อหาทางแก้ปัญหาที่ขาดข้อมูล

คุณควรใช้ DMAIC เมื่อไร

การทำความเข้าใจแนวทาง DMAIC ต้องอาศัยเวลาและการประสานงานกันของทีม ในฐานะผู้จัดการ การตั้งคำถามว่า "แนวทาง DMAIC จะเป็นประโยชน์แก่กระบวนการหรือทีมใดมากที่สุด" จะให้ผลที่คุ้มค่าทีเดียว

โปรดจำไว้ว่าแนวทางนี้อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะสมกับปัญหา อุตสาหกรรม และวัฒนธรรมองค์กรของคุณ หากปัญหาของกระบวนการนั้นระบุได้ง่าย และมีวิธีการแก้ไขปัญหาที่ไม่ซับซ้อนซึ่งมีข้อมูลที่มีน้ำหนักสนับสนุนอยู่แล้ว คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการ DMAIC อย่างเต็มรูปแบบ

แต่เมื่อปัญหาของกระบวนการมีความซับซ้อนหรือความเสี่ยงสูงขึ้น เช่น ในกรณีที่ประสิทธิภาพไม่สามารถลดลงไปมากกว่าเดิมได้อีกแล้ว DMAIC ก็อาจเป็นกลยุทธ์ที่น่านำมาใช้ แม้ว่ากระบวนการดังกล่าวจะต้องใช้งบประมาณมากกว่าที่คุณต้องการ แต่หากนำไปใช้อย่างเหมาะสมแล้ว กระบวนการนี้ก็น่าจะมอบผลลัพธ์ออกมาได้

วิธีการสนับสนุนกระบวนการ DMAIC

การพยายามดำเนินโครงการ DMAIC เป็นครั้งแรกอาจเป็นเรื่องน่ากลัว โดยเฉพาะหากองค์กรของคุณมีปัญหาสำคัญ กุญแจสำคัญในการทำให้มันทำงานได้คืออะไร? ความร่วมมือและการสื่อสารที่ชัดเจน นั่นคือที่มาของ Dropbox

Dropbox สามารถรองรับวิธีการ DMAIC ได้อย่างไร

เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสาร Dropbox Paper เพื่อระบุรายละเอียดแนวคิดและการค้นพบของคุณในฐานะทีมทั้งหมดในที่เดียว 

กำหนดปัญหาของคุณ กำหนดวิธีการวัดปัญหา และให้สมาชิกในทีมแต่ละคนนำผลการค้นพบของตนใส่ในเอกสารเพื่อวิเคราะห์เป็นกลุ่ม คุณสามารถร่วมมือกันในเอกสารที่มีชีวิตและหายใจนี้และคิดหาวิธีต่างๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการแก้ปัญหาให้ดีขึ้นทีละน้อย

คุณสามารถทำโครงการให้เสร็จสิ้นได้โดยการระบุรายละเอียดแผนการควบคุมรวมและแผนการตอบสนองในกรณีที่กระบวนการล้มเหลวอีกครั้งในอนาคต

Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมโปรเจ็กต์แบบ DMAIC ทั้งหมดไว้ในเอกสารการทำงานร่วมกันฉบับเดียวได้ตั้งแต่ต้นจนจบ นอกจากนี้ ยังสามารถแชร์กับใครก็ตามที่ต้องการดูได้ พร้อมเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยระบบคลาวด์

อย่างไรก็ตาม นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่ Dropbox จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีม แชร์ไฟล์อย่างง่ายดาย และทำงานให้สำเร็จได้ สำรวจแผนบริการของเราเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม