ไม่ว่าคุณจะต้องการปิดดีลการขายหรือฝึกอบรมพนักงานใหม่ ความสามารถในการแก้ไขและลงนามในแบบฟอร์มและเอกสาร PDF ก็เป็นสิ่งสำคัญ ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าได้ง่ายขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในขั้นตอนการทำงาน และปกป้องเอกสารสำคัญที่ใช้ในเส้นทางการตรวจสอบ
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีแก้ไขและลงนามใน PDF อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วย Dropbox ไม่ว่าคุณจะใช้เว็บเบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ก็ตาม
วิธีแก้ไขและลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ใน PDF
เมื่อใช้ Dropbox คุณจะสามารถแก้ไข PDF ได้ฟรีทางออนไลน์บน dropbox.com หรือในแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับ iOS
โดยใน dropbox.com คุณจะสามารถ:
เพิ่มข้อความ
ไฮไลท์ข้อความบางส่วน
แก้ไขข้อความที่มีอยู่
จัดเรียงลำดับหน้าใหม่
หมุนหน้า
แทรกหรือลบหน้า
วาดบนหน้ากระดาษ
กรอกแบบฟอร์มเชิงโต้ตอบ
เพิ่มลายเซ็น
คุณสามารถเพิ่มข้อความ วันที่ และลายเซ็นได้ในแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
มาสำรวจขั้นตอนในทั้ง 2 กรณีกัน
บน dropbox.com
หากต้องการแก้ไขและลงนามใน PDF บน dropbox.com ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้
1. ล็อกอินเข้าสู่บัญชี Dropbox ของคุณ หากไม่มีบัญชี คุณสามารถสร้างบัญชีฟรีได้
2. คลิกแก้ไข PDF ใต้แถบค้นหาที่ด้านบน
ก. นอกจากนี้ ให้คลิก + สร้าง ภายใต้แถบค้นหา เลือกแก้ไข จากนั้นเลือก PDF
3. เลือกไฟล์ PDF ที่คุณต้องการแก้ไข
4. คลิกแก้ไข PDF ด้านบนตัวอย่างไฟล์
5. ทำการแก้ไขของคุณ
ก. หากต้องการเพิ่มลายเซ็นผูกพันทางกฎหมายลงใน PDF ของคุณ ให้คลิก "ลงนาม" ในขณะที่คุณอยู่ในโหมดแก้ไข เพิ่มลายเซ็นของคุณลงในช่องลายเซ็นหรือลากแล้ววางลงในตำแหน่งที่ต้องการ
ข. คุณสามารถวาดลายเซ็นใหม่ด้วยเมาส์หรือทัชแพด พิมพ์ลายเซ็นของคุณ หรืออัปโหลดรูปภาพลายเซ็นของคุณ คลิกแทรกเพื่อเพิ่มลายเซ็นของคุณลงใน PDF จากนั้นคลิกเสร็จสิ้นเพื่อบันทึกไฟล์
ค. หากต้องการกรอกช่องข้อมูลแบบโต้ตอบ ให้คลิกช่องข้อมูลที่คุณต้องการกรอก และพิมพ์ลงในกล่องข้อความที่ปรากฏขึ้น
ง. หากต้องการเน้นข้อความ ให้คลิกเน้น จากนั้นคลิกและลากไปบนข้อความ คุณสามารถปรับสีและความทึบของไฮไลท์ได้จากแถบเครื่องมือ
e. เมื่อต้องการเพิ่มกล่องข้อความ ให้คลิก เพิ่มข้อความ คลิกในเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มข้อความและเริ่มพิมพ์ คุณยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดและสีของข้อความ และปรับขนาดหรือหมุนกล่องข้อความได้
6. คลิก เสร็จสิ้น
7. คลิกบันทึกสำเนาหรือแทนที่ต้นฉบับเพื่อบันทึกไฟล์ PDF ที่คุณลงนาม
ในแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
การแก้ไขและลงนามไฟล์ PDF ในระหว่างเดินทางเป็นเรื่องง่ายด้วยแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับ iOS ฟรี โดยวิธีทำใน iPhone หรือ iPad มีดังต่อไปนี้
1. เปิดแอป Dropbox บนมือถือ
2. แตะชื่อ PDF ที่คุณต้องการแก้ไข
3.แตะแก้ไข/ลงนาม
4. ทำการแก้ไขตามที่คุณต้องการ
ก. เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็น ให้แตะ ลงนาม แอปจะถามคุณว่าใครเป็นผู้ลงนาม เลือกคุณ
ข. หากคุณมีลายเซ็นที่บันทึกไว้ ให้แตะลายเซ็นที่ต้องการภายใต้ เลือกลายเซ็น หากต้องการเพิ่มลายเซ็นใหม่ ให้แตะ + (เครื่องหมายบวก)วาดลายเซ็นใหม่ของคุณ จากนั้นแตะ เสร็จสิ้น
ค. เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้แตะ เพิ่มข้อความ คลิกในเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มข้อความ จากนั้นเริ่มพิมพ์ แตะเสร็จสิ้น
ง. หากต้องการเพิ่มวันที่ ให้แตะ เพิ่มวันที่ คลิกในเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มวันที่ จากนั้นพิมพ์วันที่ แตะเสร็จสิ้น
e. ปรับขนาดและลากและวางลายเซ็น ข้อความ หรือวันที่ของคุณไปยังพื้นที่ที่ต้องการ
5. แตะบันทึก
เคล็ดลับการแก้ไขและลงนามใน PDF
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมบางส่วนที่ทำให้การแก้ไขและลงนามในเอกสาร PDF ง่ายยิ่งขึ้นเมื่อใช้ Dropbox
ส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
หากต้องการรวบรวมลายเซ็นจากผู้อื่น คุณสามารถส่งคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จาก dropbox.com หรือแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยใช้ Dropbox ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถรวบรวมลายเซ็นจากหลายๆ ฝ่ายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องพิมพ์ สแกน และส่งเอกสารกลับไปกลับมาผ่านทางอีเมลให้ยุ่งยาก
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มความคล่องตัวให้กับคำขอลายเซ็นของคุณได้โดยการเปลี่ยนเอกสารที่ใช้บ่อยให้เป็นแม่แบบที่ใช้ซ้ำได้ คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดแรงและเวลาของคุณโดยลดความจำเป็นในการสร้างเอกสารชุดเดิมซ้ำหลายครั้ง เมื่อใช้แม่แบบ PDF คุณจะสามารถเลือกเอกสารที่สร้างไว้ล่วงหน้า เพิ่มข้อมูลที่จำเป็น และส่งเอกสารให้ลงนามได้ง่ายๆ ในไม่กี่คลิก
สแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ
หากต้องการลดกระดาษที่กองไม่เป็นระเบียบ คุณสมบัติการสแกนเอกสารในแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ก็เป็นเครื่องมือแสนสะดวกที่ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษในรูปแบบดิจิทัลได้โดยสแกนเอกสารไปยังบัญชี Dropbox โดยตรง คุณสมบัตินี้เป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบดิจิทัล โดยไม่ต้องใช้สแกนเนอร์หรืออุปกรณ์สแกนแยกต่างหาก
เมื่อคุณสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษโดยใช้แอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เอกสารชุดนั้นจะบันทึกเป็น PDF ในบัญชี Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณจะสามารถเข้าถึงและแชร์เอกสารชุดนั้นได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ รูปแบบ PDF ยังช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารที่สแกนได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกับไฟล์ PDF อื่นๆ
รักษาความปลอดภัยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ
Dropbox มุ่งมั่นรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย โดยมีการบังคับใช้การป้องกันหลายชั้นในเบื้องหลังเพื่อปกป้องลายเซ็นดิจิทัลของคุณให้ปลอดภัย ซึ่งรวมถึงการเข้ารหัสที่เข้มงวดที่ช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณและป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลของคุณได้
การบังคับใช้คุณสมบัติด้านความปลอดภัยเหล่านี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าลายเซ็นของคุณจะปลอดภัยในบัญชี Dropbox คุณจึงสบายใจได้ว่าไฟล์และเอกสารของคุณจะได้รับการปกป้อง นอกจากนี้ Dropbox ยังอัปเดตโปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อป้องกันภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นแต่เนิ่นๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง
แก้ไข PDF อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วย Dropbox
เมื่อใช้ Dropbox คุณจะสามารถจัดเก็บ แปลง แก้ไข และลงนามใน PDF ได้ฟรีทั้งหมดในที่เดียว ไม่ต้องใช้เครื่องมือ ล็อกอิน และการสมัครสมาชิกหลายรายการ Dropbox เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับทั้งบุคคลและธุรกิจ ด้วยโซลูชันครบวงจรที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการด้าน PDF
