ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ การติดตามผลหลังการประชุมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับลูกค้า และทำให้มั่นใจว่าการสนทนาที่สำคัญและขั้นตอนต่อไปหลังจากนี้จะไม่ถูกละเลย
ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าเหตุใดการติดตามผลหลังการประชุมจึงมีความสำคัญ เมื่อใดที่ควรส่งอีเมลติดตามผล และวิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่น่าสนใจ นอกจากนี้ เรายังมีเคล็ดลับวิธีเขียนอีเมลของคุณให้ดูโดดเด่นเพื่อให้ผู้รับเปิดอ่านและดำเนินการ
เหตุใดการติดตามผลหลังการประชุมจึงสำคัญ
อีเมลติดตามผลจะช่วยเตือนผู้เข้าร่วมของคุณเกี่ยวกับประเด็นสำคัญที่หารือกันและช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่หลุดรอดไป อีเมลติดตามผลที่จัดทำอย่างดีสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์ สร้างความไว้วางใจ และสร้างความประทับใจเชิงบวกที่ยั่งยืนได้
การติดตามลูกค้าหลังการประชุมแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาและความพยายามที่พวกเขาทุ่มเทให้กับการประชุมเหล่านั้น ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาก็สามารถจัดเวลาอันแสนยุ่งให้กับคุณเพื่อพูดคุยกับคุณได้!

ฉันควรติดตามผลหลังการประชุมเมื่อใด
คุณไม่จำเป็นต้องติดตามผลการประชุมทุกครั้งเสมอไป แต่มีหลายกรณีที่การส่งอีเมลติดตามผลมีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งรวมถึง:
หลังจากการอัปเดตโปรเจ็กต์หรือการประชุมติดตามความคืบหน้าจากลูกค้า—จุดประสงค์เพื่อสรุปประเด็นการอภิปรายที่สำคัญ รายการดำเนินการที่มอบหมาย และขั้นตอนถัดไปที่จะต้องดำเนินการ
การประชุมหลังการขายหรือกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า—เพื่อขอบคุณผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่สละเวลามาพบ ย้ำถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ และตอบคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ของพวกเขา
หลังกิจกรรมสร้างเครือข่ายหรือการประชุมสัมมนา—ช่วยกระชับความสัมพันธ์กับคนใหม่ๆ ที่คุณทำความรู้จักและเปิดโอกาสการร่วมมือหรือการเป็นพันธมิตรใหม่
หลังจากการสัมภาษณ์งาน—เพื่อแสดงความขอบคุณที่ผู้ให้สัมภาษณ์สละเวลาและสรุปขั้นต่อไปหรือลำดับเวลาของการดำเนินการต่อจากนี้
เมื่อต้องแชร์หรือกรอกเอกสาร—ช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ให้เดินไปข้างหน้าด้วยลิงก์ Dropbox ไปยังเอกสาร ข้อมูลสรุปการประชุม AI และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์
เพื่อขอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบ—เพื่อระบุด้านที่ต้องปรับปรุงจากทัศนคติมุมมองต่างๆ
เพื่อกำหนดเวลาการประชุมอีกครั้ง—เพื่อยืนยันความพร้อม ตกลงวาระการประชุม และเพื่อให้ทุกคนที่ต้องเข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้ทันเวลา
วิธีเขียนอีเมลติดตามผล
อีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิผลควรมีความชัดเจน กระชับ และสามารถดำเนินการได้ ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญบางประการที่ควรรวมไว้:
1. ขอบคุณผู้เข้าร่วมที่สละเวลา
แสดงความขอบคุณด้วยการแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยสร้างบรรยากาศเชิงบวกให้กับอีเมลที่เหลือ และแสดงให้เห็นว่าคุณยอมรับว่าการประชุมอาจทำให้พวกเขาห่างหายจากการประชุมครั้งอื่น (อาจจะสำคัญกว่า!) งาน.
2. สรุปสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุม
บางครั้งการประชุมอาจใช้เวลานานและน่าเบื่อ เรามักจะคิดว่าผู้เข้าร่วมทุกคนให้ความสนใจกับการประชุมอย่างเต็มที่ แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป
การใส่สรุปการประชุมไว้ในอีเมลติดตามผลจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และช่วยให้แน่ใจว่าคุณทุกคนดำเนินงานให้สอดคล้องกับประเด็นสำคัญ โดยเนื้อหาอาจประกอบด้วย:
ประเด็นพูดคุยหรือบันทึกการประชุม
การตัดสินใจที่สำคัญ
งานและการดำเนินการและผู้รับผิดชอบ
ทรัพยากรหรือสิ่งส่งมอบที่ใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการอภิปราย
คำถามและคำตอบหรือคำชี้แจง
คำขอเพิ่มเติมใดๆ
ลิงก์ Dropbox ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง บันทึกการประชุม หรือทรัพย์สินอื่นๆ
3. ระบุคำกระตุ้นให้ดำเนินการหรือขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนถัดไปจะช่วยกำหนดความรับผิดชอบให้ผู้เข้าร่วมประชุมและตัวคุณเองสำหรับการดำเนินการที่คุณตกลงร่วมกันหลังจากเข้าร่วมประชุม
การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้ทุกคนเรียกค้นได้โดยง่ายเมื่อต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ที่ไม่เข้าร่วมการประชุมสามารถเข้ามาดูสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปในโปรเจ็กต์หรือบัญชีนั้นได้
ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้ควรมีความชัดเจนที่สุดและนำไปดำเนินการได้ ไม่มีใครชอบความคลุมเครือหรือการคาดเดา และเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณจะเป็นที่เข้าใจตรงกัน คุณสามารถใช้คุณสมบัติเช่น ส่งและติดตาม เพื่อติดตามว่าลูกค้าดำเนินการกับเอกสารหลังการประชุมหรือไม่
4. เสนอหรือย้ำเตือนถึงวันประชุมครั้งถัดไป
เสนอโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พบกับคุณอีกครั้งตามความเหมาะสมและหากทำได้ หรือคุณอาจกำหนดเวลาการประชุมอื่นไว้แล้ว ซึ่งคุณสามารถแจ้งได้ในอีเมลของคุณ หรือถ้าคุณพูดคุยกับลูกค้าเป็นประจำอยู่แล้ว ก็อย่าลืมเตือนพวกเขาถึงการประชุมครั้งถัดไป
การทำเช่นนี้แสดงให้เห็นว่าคุณสานสัมพันธ์กับลูกค้าในระดับที่ลึกกว่างานหรือโปรเจ็กต์ที่ทำอยู่ และต้องการสานต่อความสัมพันธ์นั้นหลังจากการประชุมเสร็จสิ้น

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลติดตามผลเพื่อรับรองว่าผู้รับจะเปิดอ่าน
เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลติดตามของคุณได้รับการสังเกตและอ่าน โปรดพิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้:
ส่งอีเมลของคุณภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม
เวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับอีเมลติดตามผล เนื่องจากจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะยังจำการสนทนาของคุณได้
ถือเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานในหลายอุตสาหกรรมและสถานการณ์ทางธุรกิจที่จะส่งอีเมลภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม อย่างไรก็ตาม ระยะเวลาที่ยาวนานขึ้นอาจเหมาะสมกว่าเมื่อต้องการขอประชุมอีกครั้ง เช่น หลังจากกิจกรรมการสร้างเครือข่ายหรือการประชุม
ปรับแต่งข้อความของคุณ
การใส่สัมผัสส่วนตัวแสดงถึงความจริงใจและความมุ่งมั่นในความสัมพันธ์ อ้างอิงสิ่งที่น่าจดจำจากการประชุมหรือแสดงความตื่นเต้นเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน
จบด้วยข้อความเชิงบวก
น้ำเสียงของอีเมลมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาในอีเมล หากคุณเขียนอีเมลออกไปในทางลบ อาจเป็นการสื่อกับลูกค้าว่าคุณไม่ชอบหรือไม่สบายใจที่ได้ร่วมงานกับพวกเขา
แม้ว่าหัวเรื่องของอีเมลจะฟังดูเคร่งเครียดหรือน่ากังวล แต่การลงท้ายอีเมลด้วยคำพูดเชิงบวก เช่น การรับรองว่าผลลัพธ์หรือประสิทธิภาพมีการคาดการณ์ว่าจะได้รับการปรับปรุงจะแสดงให้เห็นว่าคุณมุ่งมั่นที่จะรักษาความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า
แม่แบบอีเมลติดตามผลการประชุม
เราได้ให้คำแนะนำแก่คุณไปแล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลานำเคล็ดลับเหล่านั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความติดตามผลที่ควรส่งหลังการประชุมกับลูกค้า
หัวเรื่อง: ติดตามผลการประชุมของเราในวันที่ [วันที่]
เรียนคุณ [ชื่อลูกค้า]
ฉันหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลฉบับนี้ ฉันต้องการติดตามผลการประชุมของเราเมื่อวานนี้เพื่อแสดงความขอบคุณที่สละเวลาและความคิดเห็นอันมีค่าของคุณ เรารู้สึกยินดีที่ได้พูดคุยถึง [หัวข้อเฉพาะ] กับคุณ
เพื่อสรุปการสนทนาของเรา เราได้กล่าวถึงประเด็นสำคัญต่อไปนี้
[ประเด็นพูดคุยและวาระการประชุม]
[การตัดสินใจที่สำคัญ]
[งานและการดำเนินการและผู้รับผิดชอบ]
[ทรัพยากรหรือสิ่งส่งมอบที่หารือ]
[คำถามและคำตอบหรือคำชี้แจง]
[คำขอเพิ่มเติมใดๆ]
[ข้อความส่วนตัว]
ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ขั้นตอนต่อไปมีดังนี้
[การดำเนินการ 1] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]
[การดำเนินการ 2] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]
[การดำเนินการ 3] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]
ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งที่เราพูดคุยกันเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม:
[ลิงค์ Dropbox 1]
[ลิงค์ Dropbox 2]
[ลิงค์ Dropbox 3]
ฉันหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกันต่อไปและบรรลุเป้าหมายที่มีร่วมกัน โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม ฉันรู้สึกตื่นเต้นกับโอกาสในการทำงานกับคุณและมีส่วนช่วยในความสำเร็จของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ]

ทำความเข้าใจลูกค้าของคุณด้วย Dropbox
หลังจากที่คุณส่งสรุปหลังการประชุมแล้ว คุณยังคงต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและแก้ไขจุดบกพร่องที่พวกเขาหยิบยก
การวิเคราะห์เอกสารผ่านคุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้เข้าใจได้ง่ายว่าลูกค้ามีส่วนร่วมกับงานนำเสนอ การบันทึกเสียง หรือสเปรดชีตที่คุณแชร์หลังการประชุมอย่างไร
เมื่อคุณแชร์ไฟล์ผ่านขั้นตอนการส่งและติดตาม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลรายวันที่แสดงว่าใครดูไฟล์ของคุณ ดูกี่ครั้ง ดูนานแค่ไหน และจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ใด
ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณปรับการดำเนินการ ติดตามความคืบหน้า เสริมสร้างความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ การทำความเข้าใจความต้องการและความชอบของลูกค้าจะช่วยให้คุณปรับปรุงกลยุทธ์การติดตามผลและการสื่อสารกับลูกค้าให้ดีขึ้นได้