วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อต้องทำอะไรๆ ให้เสร็จในกำหนดเวลากระชั้นชิดโดยที่มีงานทับถมเป็นภูเขา เราจะมักไม่ทันนึกถึงเรื่องการจัดการโปรเจ็กต์ แต่การไม่จัดลำดับความสำคัญของงานอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพและอาจถึงขั้นทำให้ทั้งโปรเจ็กต์เสียแผนได้

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องพัฒนาระบบสำหรับจัดการเวลาและการจัดลำดับความสำคัญของงาน กลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณมีสมาธิจดจ่อกับงานและไม่ไขว้เขวเพราะสิ่งรบกวนที่มีเข้ามาอยู่ตลอดเวลา 

ก่อนที่เราจะไปดูวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ทำได้จริงนั้น เรามาทบทวนกันก่อนว่าทำไมการจัดลำดับความสำคัญของงานถึงเป็นเรื่องสำคัญมากมาตั้งแต่ต้น

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของงานถึงสำคัญ

ในโลกอันวุ่นวายทุกวันนี้ทำให้บางครั้งคุณก็อยากจัดการงานหลายอย่างในรายการพร้อมกันในคราวเดียว แต่วิธีนี้อาจทำให้รู้สึกว่างานถาโถมจนไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนก่อน

หากคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงาน การสะสางงานง่ายๆ หรืองานที่ไม่เร่งด่วนก่อนอาจจะดูเป็นวิธีที่ง่ายกว่า แต่ความจริงแล้ว การทำงานที่เห็นผลลัพธ์ไวให้เสร็จก่อนจะสร้างความรู้สึกที่ทำให้เข้าใจผิดว่างานคืบหน้าได้และเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำงานที่มีความสำคัญหรืองานที่มีกำหนดเวลาเร่งรัด คุณก็หมดพลังไปเสียแล้ว

การจัดการกับปริมาณงานให้ตรงตามนั้นเป็นเรื่องยากเมื่อคุณทำงานผิดเวลาผิดเวลา คุณอาจดูเหมือนและรู้สึกเหมือนว่าคุณกำลังมีประสิทธิภาพด้วยการทำภารกิจเล็กๆ น้อยๆ หลายๆ อย่าง แต่ในความเป็นจริงแล้ว สิ่งนี้อาจส่งผลเชิงลบต่อประสิทธิภาพของคุณได้ คุณอาจใช้เวลาในการทำโครงการให้เสร็จสิ้นนานขึ้น เนื่องจากคุณไม่ได้กำหนดลำดับความสำคัญของงานอย่างถูกต้อง

เคล็ดลับ 5 ข้อที่จะบอกวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน

ไม่มีใครชอบกำหนดเวลาที่พลาด นั่นคือเหตุผลที่การจัดลำดับความสำคัญของงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้คุณมีสมาธิ จัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และท้ายที่สุดก็ทำงานให้ดีที่สุด

ลองมาดูวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน 5 วิธีที่ลงมือทำได้จริงกัน

1. ระบุว่างานไหนสำคัญและงานไหนเร่งด่วน

งานสำคัญเป็นงานที่ต้องจดลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยเป็นงานที่ช่วยรองรับเป้าหมายระยะยาวและกลยุทธ์ของโปรเจ็กต์ แต่ไม่ได้มีกำหนดเวลาเร่งรัด งานสำคัญอาจเป็นงานที่จำเป็นต้องทำประจำทุกวัน หรืออาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาต่อเนื่องกับงานอื่นตามลำดับเวลาของโปรเจ็กต์

ในทางกลับกัน งานเร่งด่วนคืองานที่ต้องได้รับความเอาใจใส่ทันที คุณไม่สามารถละเลยสิ่งเหล่านี้ได้ เพราะหากไม่จัดการทันที อาจส่งผลเสียต่อโครงการหรือทีมของคุณได้ทันที

การแยกงานสำคัญออกจากงานเร่งด่วนเป็นขั้นตอนแรกในการจัดลำดับความสำคัญของงาน เมื่อคุณทราบแล้วว่าควรทำงานชิ้นไหนก่อน คุณจะสามารถเริ่มนำเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมมาใช้เพื่อให้ตนเองมีสมาธิจดจ่อได้

2. อย่าทำหลายงานพร้อมกัน

การนำงานที่มีลำดับความสำคัญสูสีกันและงานที่ซับซ้อนมาอัดลงในกำหนดการมากเกินไปนั้นเป็นส่วนผสมที่ก่อให้เกิดภาวะหมดไฟ ให้มีสมาธิจดจ่อกับงานทีละชิ้น เพื่อให้ทุ่มความสนใจลงไปได้เต็มที่ คุณจะได้ไม่เสียใจที่หลังเมื่อถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบงาน เพราะว่ามีจุดที่ต้องเปลี่ยนแปลงน้อยลงแล้ว

นี่เป็นวิธีการง่ายๆ และมีประสิทธิผลในการปรับปรุงประสิทธิภาพ เมื่อเรามีงานที่ต้องทำที่ขัดแย้งกันในการทำงาน หลายคนรู้สึกจำเป็นที่จะต้องเปิดแท็บต่างๆ ในเบราว์เซอร์หลายร้อยแท็บ เพื่อให้แน่ใจว่าเรามีทุกสิ่งที่อาจต้องการพร้อมใช้งานในกรณีที่จำเป็น

พิจารณาการรวมไฟล์โครงการ ลิงก์ อีเมล และเนื้อหาอื่นๆ ไว้เป็นกลุ่มที่คุณสามารถกลับมารวมได้เมื่อต้องการ

ใน Dropbox Dash เราเรียกการรวมลักษณะนี้ว่า “สแต็ก” ซึ่งจะใช้ AI เพื่อช่วยให้คุณทำงานและเก็บเนื้อหาจากแอปและเบราว์เซอร์ทั้งหมดในที่เดียว จากนั้นสแต็กจะใช้ AI เพื่อช่วยคุณจัดเนื้อหาให้เป็นระเบียบ คุณจึงมุ่งให้ความสำคัญกับ “สิ่งที่ต้องทำ” และ “วิธีทำ” ได้มากขึ้นเพื่อที่จะทำงานสำคัญให้แล้วเสร็จ โดยไม่ต้องกังวลว่าไฟล์จะอยู่ “ที่ไหน

3. จัดทำกำหนดเวลาและทำงานไปตามที่กำหนดไว้

กำหนดเวลาที่ชัดเจนช่วยให้คุณวางแผนเพื่อบริหารและจัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถใช้เป็นแผนงานที่ระบุว่าต้องทำงานไหนให้เสร็จก่อนสิ้นวัน สิ้นสัปดาห์ หรือสิ้นเดือน 

เครื่องมือแบบรวมศูนย์ที่ใช้ AI ในการทำงานอย่าง Dropbox Dash ช่วยจัดระเบียบการทำงานของคุณในแต่ละวันไว้ในหน้าศูนย์กลางหน้าเดียว ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ต้องเข้าร่วม ไฟล์ที่ต้องใช้ และโปรเจ็กต์ที่ต้องรีบทำให้เสร็จ คุณสามารถดูทั้งหมดนี้จากแถบที่เห็นได้ชัดเจนในที่เดียว

การใช้ประโยชน์จากพลังของ AI ช่วยลดขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองที่น่าเบื่อหน่าย เช่น การค้นหาปฏิทิน รายการสิ่งที่ต้องทำ และการแจ้งเตือนต่างๆ เพื่อกำหนดตารางเวลาของคุณ ทุกอย่างผสานรวมเข้าเป็นหนึ่งเดียวอย่างราบรื่นในแพลตฟอร์มกลางที่ให้คำแนะนำเฉพาะบุคคลที่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

4. สร้างระบบจัดลำดับความสำคัญสำหรับทั้งทีม

การทำงานของคุณไม่ได้เป็นแบบแยกส่วน หากทีมของคุณให้ความสำคัญกับการร่วมมือกันทำงาน การนำระบบจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนมาใช้จะช่วยเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาการสื่อสารผิดพลาดเรื่องกำหนดเวลา ขอบเขตงาน และงานที่มอบหมาย

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานโครงการเป็นทีม คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้ตามผู้ที่มีเวลา บริบท และประสบการณ์ที่เหมาะสม ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานเร่งด่วนและสำคัญที่ต้องดำเนินการทันทีได้

5. จัดการสิ่งรบกวนสมาธิ

บางครั้งการข้ามไปดูส่วนต่างๆ ในเดสก์ท็อปหรือเบราว์เซอร์และการกวาดตาดูในแอป แถบ และเครื่องมือต่างๆ มากมายดูเหมือนจะเป็นวิธีที่ดีสำหรับใช้ค้นหาไฟล์หรือข้อมูลธรรมดาๆ ชิ้นหนึ่ง แต่การเปิดหลายอย่างไว้พร้อมกันอาจทำให้คุณละความสนใจจากงานที่ทำอยู่ได้ง่ายๆ แล้วการตอบรับคำขอเฉพาะกิจสั้นๆ จากเพื่อนร่วมงานหรือการตรวจสอบอีเมลส่วนตัวล่ะ

ประหยัดเวลาและขจัดสิ่งรบกวนสมาธิด้วยเครื่องมือค้นหาอเนกประสงค์ที่จะช่วยคุณค้นหาทุกสิ่งจากแถบค้นหาเดียว แทนที่จะต้องเสียเวลาสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ จนถึงกับต้องผัดวันประกันพรุ่ง

แค่ประหยัดเวลาไม่พอ ต้องใช้ให้ดีด้วย

Dropbox ทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณใช้ทุกวันเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อกับงานยุ่งน้อยลงและหันไปจดจ่อกับแนวคิดสำคัญๆ ได้มากขึ้น

ลดเวลาที่ต้องใช้ไปกับงานดูแลระบบที่น่าเบื่อและกิจกรรมธรรมดาจำเจแล้วทุ่มพลังและความคิดสร้างสรรค์ให้กับสิ่งที่สำคัญแทน เพื่อให้สามารถทำงานได้ชาญฉลาดมากขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น