วิธีการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิผล

การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลเป็นเรื่องของการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทีมทรัพยากรบุคคลและบุคคลอื่นๆ ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ ผู้สมัครงาน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารรายละเอียดสำคัญอย่างราบรื่นและทำให้ทุกคนสามารถปฏิบัติไปในทางเดียวกันได้เสมอ

ครอบคลุมข้อมูลอันหลากหลายจากแหล่งต่างๆ เพราะเหตุนี้ จึงอาจเกิดความสับสนได้บ้างเล็กน้อย โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องจัดการกับนโยบายและการอัปเดตทั่วทั้งบริษัท

ดังนั้น คุณจึงต้องมีแผนการสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลที่ชัดเจน มีประสิทธิผล และสามารถดำเนินการได้ วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความสำคัญจะถูกส่งต่อจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลไปยังพนักงานอย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ

มาสำรวจกันว่าเหตุใดทีมงาน HR ของคุณจึงต้องการกลยุทธ์การสื่อสาร และจะดำเนินการเวิร์กโฟลว์นี้ได้อย่างไร

ประโยชน์ของกลยุทธ์การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคล

กลยุทธ์การสื่อสารทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิผลสามารถช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานและสร้างความไว้วางใจได้ มันให้ผลประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรรวมทั้ง:

การเชื่อมต่อ

การสื่อสารที่มีประสิทธิผลระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับแผนกอื่นหรือระหว่างพนักงานอาจมีความสำคัญต่อการรักษาไว้ซึ่งวัฒนธรรมองค์กรเชิงบวก ช่วยให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแง่ของนโยบายของบริษัท ความคิดริเริ่ม และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีการสื่อสารที่ดีกับแผนกอื่น ๆ จะทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

ความเชื่อมั่น

การสื่อสารที่ชัดเจนแสดงให้เห็นถึงความถูกต้องและช่วยสร้างการเชื่อมโยงที่แท้จริงระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงาน เพื่อนร่วมงานของคุณจะรู้สึกมีคุณค่าในฐานะสมาชิกในองค์กรของคุณ หากคุณแจ้งให้พวกเขาทราบและเน้นย้ำความเห็นอกเห็นใจในการสื่อสารภายในของคุณ

การจัดตั้งกระบวนการสื่อสารสองทางที่โปร่งใสซึ่งพนักงานสามารถไว้วางใจทีมงานทรัพยากรบุคคลของตนได้นั้น จะช่วยส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาพนักงานเอาไว้ได้

ความสม่ำเสมอ

กลยุทธ์ช่วยให้คุณสร้างและรักษาโทนเสียงและแบรนด์ที่สม่ำเสมอที่พนักงานรู้สึกว่าสามารถจดจำและไว้วางใจได้ ตั้งแต่กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ไปจนถึงกระบวนการออกจากงานสำหรับผู้ที่ลาออก ความสม่ำเสมอถือเป็นสิ่งสำคัญ

กำหนดการสื่อสารเกี่ยวกับประกาศภายในและข่าวสารของบริษัทอย่างทันท่วงทีและเหมาะสมจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและความหงุดหงิดที่อาจเกิดขึ้นได้

การปรับปรุง

กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิผลซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าใจการเปลี่ยนแปลงและความก้าวหน้าทั่วทั้งบริษัทสามารถลดความเสี่ยงของความขัดแย้งภายในระหว่างสมาชิกในทีมหรือแผนกต่างๆ ได้

คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้ในการรวบรวมคำติชมจากเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงได้และสิ่งที่พวกเขาต้องการเห็นเพื่อประสบการณ์ที่ดีขึ้นของพนักงาน

วิธีการสร้างกลยุทธ์การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคล

ในการสร้างกลยุทธ์การสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิผล ควรพิจารณาขั้นตอนต่อไปนี้:

สิ่งที่ต้องพิจารณา

ก่อนที่จะพัฒนากลยุทธ์การสื่อสาร ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลควรพิจารณาปัจจัยหลายประการ ซึ่งรวมถึง:

• ประเภทของการสื่อสารที่ใช้ในองค์กรของคุณ
  • การสื่อสารจากบนลงล่าง— ข้อมูลไหลจากพนักงานไปยังฝ่ายบริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคล
  • การสื่อสารแบบลงล่าง— ข้อมูลไหลลงมาจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายบริหารไปยังพนักงาน
  • การสื่อสารข้ามฟังก์ชัน — ข้อมูลไหลอย่างอิสระระหว่างแผนกต่างๆ ทำลายกำแพงระหว่างทีม
• ช่องทางต่างๆ ที่องค์กรของคุณใช้เพื่อเปิดใช้งานการสื่อสารนี้
  • อีเมล
  • อินทราเน็ตของบริษัท
  • เครื่องมือสื่อสารพนักงาน เช่น Slack หรือ Zoom
  • แอปหรือแพลตฟอร์มที่คุณใช้ในการจัดการและส่งเอกสารให้พนักงาน เช่น Dropbox Sign หรือ DocSend
  • การประชุมพนักงานทั้งหมดของบริษัทหรือการประชุมศาลากลาง

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

พิจารณาจุดประสงค์ของการสื่อสารของคุณและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยมัน คุณกำลังพยายามที่จะ:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ?
• ทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นหรือสะดวกมากขึ้นสำหรับพนักงาน?
• สร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง?
• ร้องขอหรือสนับสนุนการดำเนินการ?
• ปรึกษาพนักงานหรือปรับปรุงความคิด?
• สร้างแรงบันดาลใจและมีส่วนร่วม?

หากคุณคิดไม่ออก ให้รวบรวมข้อคิดเห็นจากพนักงานเพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาชอบและไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรในปัจจุบัน นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติการวิเคราะห์ เช่น ส่งและติดตาม Dropbox เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการสื่อสารและสื่อที่พนักงานมีส่วนร่วมมากที่สุด

2. ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของคุณ

กลยุทธ์การสื่อสารใดๆ จะไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีแผนปฏิบัติการ ภายในนี้ โปรดพิจารณา:

• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างและจัดจำหน่าย
• กลุ่มเป้าหมายและช่องทางหรือแพลตฟอร์มที่ใช้เข้าถึงพวกเขา
• เมื่อการสื่อสารจะถูกส่งมอบเพื่อให้เกิดผลกระทบสูงสุด
• การดำเนินการติดตามผลใดๆ เพื่อให้สามารถพัฒนากลยุทธ์และรับรองว่าสามารถตอบสนองต่อข้อเสนอแนะหรือข้อเสนอแนะของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว

Dropbox มอบพื้นที่รวมศูนย์ที่เรียบง่ายสำหรับจัดการเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคลของคุณ ตั้งแต่แผนโปรเจ็กต์ไปจนถึงการแบ่งปันเอกสารการออนบอร์ด Dropbox ก็มีชุดเครื่องมือและคุณสมบัติที่ครอบคลุมเพื่อปรับปรุงการสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคล

3. เตรียมเนื้อหาและพัฒนาตารางเวลา

คุณอาจต้องการสร้างแม่แบบสำหรับเนื้อหาที่ทำซ้ำได้ เช่น จดหมายเสนองาน แผนการต้อนรับพนักงานใหม่ หรือการอัปเดตนโยบาย เพื่อให้การส่งการสื่อสารด้วยรูปลักษณ์และจังหวะที่สอดคล้องกันนั้นรวดเร็วและง่ายดายยิ่งขึ้น เนื้อหาแต่ละชิ้นควรมีกลุ่มเป้าหมายที่ชัดเจนและมีลำดับเวลาหรือกำหนดการส่ง

คุณยังสามารถใช้การวิเคราะห์การมีส่วนร่วมจากฟีเจอร์ส่งและติดตามเพื่อติดตามพนักงานของคุณได้อีกด้วย คุณสามารถส่งข้อความได้ตรงเวลาที่พนักงานใช้งานบนแพลตฟอร์มหรือช่องทางที่คุณเลือกมากที่สุดแทนการส่งข้อความของคุณในเวลาที่ไม่เหมาะสม

4. ประเมินและปรับปรุง

ติดตามประสิทธิภาพของกลยุทธ์ของคุณเพื่อวัดประสิทธิผลและปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม

ในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบและดูข้อมูลเมตริก เช่น อัตราการเปิดเอกสาร การคลิก และความคิดเห็นของพนักงานระหว่างการประเมินของคุณ คุณจะต้องการดูเมตริกต่างๆ หลายๆ ตัวเพื่อให้เห็นภาพรวมว่ากลุ่มเป้าหมายตอบรับกลยุทธ์ของคุณอย่างไร

เชื่อมต่อ ทำงานร่วมกัน และสื่อสารทั้งหมดในที่เดียว

การสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานถือเป็นหนทางที่แน่นอนที่จะทำลายความสำเร็จขององค์กร การพัฒนาและรักษาแผนการสื่อสารด้านทรัพยากรบุคคลถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความไว้วางใจของพนักงานและการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวกที่ทุกคนรู้สึกว่าได้รับฟัง

Dropbox มีเครื่องมือทั้งหมดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องการเพื่อพัฒนาและนำกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิผลมาใช้ ตั้งแต่การทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับไอเดียใหม่ๆ ไปจนถึงพื้นที่ส่วนกลางสำหรับเนื้อหาทั้งหมดของคุณ