ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาวหรือไม่?

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะยาวของข้อมูลสำรองเป็นส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์และการกู้คืนข้อมูลหลังหายนะ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเมื่อไรที่คุณจะจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารเก่า ปกป้องรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยและกู้คืนได้ด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวคืออะไร

การจัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวเป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่คุณสำรองไว้อย่างถาวรและต่อเนื่อง

ซึ่งแตกต่างจากโซลูชันการกู้คืนไฟล์อย่างรวดเร็วที่มักมีให้พร้อมกับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ อาจมีการแนะนำบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับการกู้คืนจากหายนะจากเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจและความเสียหายของข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวทำให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้หลายปีหลังจากที่คุณสำรองข้อมูลไว้ ด้วยเหตุนี้ การจัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาวจึงบางครั้งเรียกว่า “การเก็บข้อมูลระยะยาว”

สิ่งที่น่าสังเกตก็คือการจัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาวนั้นไม่เหมือนกับการเก็บข้อมูลถาวร นี่คือความแตกต่าง:

• การสำรองข้อมูลคือสำเนาข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องเข้าถึงเป็นประจำ
• ที่เก็บบันทึกแบบถาวรมีไว้สำหรับข้อมูลสำคัญที่คุณจำเป็นต้องเก็บไว้แต่ไม่จำเป็นต้องใช้หรือแก้ไขบ่อยๆ

สิ่งที่ต้องพิจารณาด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว

โซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลใดๆ ที่คุณเลือกควรมีความคุ้มค่าและราคาไม่แพง ซึ่งไม่ได้หมายความว่าให้เลือกใช้ตัวเลือกที่ถูกที่สุด แต่ทำไมต้องซื้อ CD ราคาถูกเป็นตั้งด้วยล่ะ ในเมื่อคุณสามารถใช้สิ่งที่ปรับขนาดได้ เช่น การสำรองข้อมูลบนคลาวด์

การใช้งานร่วมกันได้ก็มีความสำคัญเช่นกันสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาว แม้ว่าโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลสำรองของคุณจะใช้งานได้กับธุรกิจของคุณในปัจจุบัน แต่ในอนาคตอาจไม่สามารถใช้งานได้ ซึ่งอาจทำให้ตัวเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ต่างๆ ล้าสมัย ตัวอย่างเช่น ตอนนี้อุปกรณ์สมัยใหม่หลายรุ่น เช่น MacBook Air ไม่มีไดรฟ์ CD-DVD ในตัวอีกต่อไป

ในทำนองเดียวกัน ให้เลือกเฉพาะที่จัดเก็บข้อมูลสำรองที่คุณทราบว่าเชื่อถือได้และไว้วางใจได้เท่านั้น ความปลอดภัยของข้อมูลของคุณควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก อย่าเลือกใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่เสี่ยงต่อการโจมตีทางไซเบอร์ แรนซัมแวร์ หรือภัยคุกคามอื่นใด

วิธีจัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาว

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลจำนวนมากเริ่มจะซ้ำซ้อนตามกาลเวลา เพียงแค่ดูที่ฟลอปปี้ดิสก์ คุณลองจินตนาการถึงการสำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณไว้บนฟลอปปีดิสก์ขนาด 2 MB เพียงไม่กี่แผ่นในปัจจุบันนี้ดูไหม สิ่งที่ดูเหมือนมีอายุยืนยาวอาจมีอายุเพียง 5 ถึง 10 ปีเท่านั้น

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ต่อไปนี้คือโซลูชันการสำรองข้อมูลระยะยาวที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดบางส่วนที่มีอยู่ในปัจจุบัน

แฟลชไดรฟ์และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก

ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเป็นโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่เป็นที่ยอมรับ ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือคัดลอกข้อมูลของคุณไปยังไดรฟ์ที่เชื่อมต่อในลักษณะเดียวกับที่คุณจะคัดลอกไฟล์จากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่ง

แฟลชไดรฟ์ เช่น USB และการ์ดหน่วยความจำ ถือเป็นอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบแฟลชชนิดหนึ่ง พวกเขาใช้หน่วยความจำแฟลช ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะเก็บข้อมูลของคุณไว้แม้ว่าคุณจะไฟดับก็ตาม แฟลชไดรฟ์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการพกพาและถ่ายโอนไฟล์เมื่อไม่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้

แม้ว่าแฟลชไดรฟ์จะค่อนข้างเสถียร แต่ก็ไม่น่าเชื่อถือมากนัก ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าและมีความจุมากกว่าแฟลชไดรฟ์ แต่เนื่องจากเป็นอุปกรณ์เชิงกายภาพ จึงอาจสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหายได้ง่ายเกินกว่าจะซ่อมแซมได้ 

ข้อดีของแฟลชไดรฟ์และไดรฟ์ภายนอก:

• พร้อมใช้งานและพกพาสะดวก
• ราคาถูกขึ้นเรื่อยๆ

ข้อเสียของแฟลชไดรฟ์และไดรฟ์ภายนอก:

• จะค่อยๆ ลดคุณภาพลงในแต่ละรอบการเขียนข้อมูล
• ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะเสียหาย
• ความจุอันจำกัดที่ไม่สามารถปรับขนาดได้
• มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว
• เสี่ยงต่อความเสียหาย การจัดเก็บผิดที่ และการโจรกรรม

โดยสรุป การรวมแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกไว้ในการเตรียมการสำหรับการกู้คืนข้อมูลในกรณีฉุกเฉินนั้นคุ้มค่าอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม ควรใช้ควบคู่กับโซลูชันนอกสถานที่และออนไลน์ เช่น การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ เพื่อรักษาข้อมูลและไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยในระยะยาว

เทคโนโลยี RAID

RAID ย่อมาจาก “Redundant Array of Independent Disks” วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มฮาร์ดไดรฟ์หลายๆ ตัวเพื่อเพิ่มความจุพื้นที่จัดเก็บข้อมูล RAID มีระดับต่างๆ ตั้งแต่ 0 (เหมาะสำหรับความเร็ว) ถึง 10 (เหมาะสำหรับการปกป้องข้อมูลสูงสุด)

ระบบ RAID สามารถจัดเก็บข้อมูลสำรองในขนาดที่ใหญ่กว่าฮาร์ดไดรฟ์แบบตัวเดียวมาก คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่า RAID เพื่อให้ทำหน้าที่เป็นไดรฟ์ที่มีปริมาณมากขนาดใหญ่ หรือเป็นระบบสำรองข้อมูลแบบเรียลไทม์ หากคุณใช้ Mac คุณยังสามารถเชื่อมต่อระบบ RAID เข้ากับ Time Machine ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลในตัวของคุณได้อีกด้วย

เทคโนโลยี RAID มีมานานแล้ว แต่จะได้ผลดีที่สุดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เทคโนโลยีนี้จำเป็นต้องมีการจัดการและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจะต้องใช้ความเชี่ยวชาญและทรัพยากรที่คุณอาจไม่มีในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก หรือในฐานะเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว

ข้อดีของเทคโนโลยี RAID:

• น่าเชื่อถือมากกว่าฮาร์ดไดรฟ์แบบตัวเดียว
• ซอฟต์แวร์ของอุปกรณ์จะเตือนคุณเมื่อระบบทำงานล้มเหลว

ข้อเสียของเทคโนโลยี RAID:

• มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว
• ยากที่จะนำไปใช้และมีความซับซ้อนในการเพิ่มประสิทธิภาพ
• ต้องใช้ทรัพยากรและความเชี่ยวชาญภายใน
• ไม่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
• อาจมีราคาแพง

แผ่น CD, DVD และ Blu-Ray

ในแง่ของความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล แผ่น CD, DVD และ Blu-Ray นั้นทำงานในลักษณะเดียวกันกับแฟลชไดรฟ์ ทั้งหมดที่คุณต้องทำจริงๆ ก็คือใส่แผ่นดิสก์ของคุณลงในไดรฟ์ จากนั้นคัดลอกไฟล์ของคุณลงในแผ่นดิสก์

วิธีการจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้อาจดูค่อนข้างล้าสมัยในปัจจุบัน ลองนึกดูว่าครั้งสุดท้ายที่คุณฟังซีดีคือเมื่อไหร่ อย่างไรก็ตาม แผ่นดิสก์ออปติคัลยังคงเป็นวิธีที่ดีในการเก็บสำเนาสำรองข้อมูลในอนาคตอันใกล้นี้

ระบบจัดเก็บข้อมูลซีดี ดีวีดี หรือบลูเรย์ สามารถใช้งานได้ดีเป็นเวลาหลายสิบปีหากจัดเก็บอย่างปลอดภัย แต่ก็อาจแตกหักได้ง่ายเช่นกัน เมื่อเทียบกับสื่อจัดเก็บข้อมูลอื่นแล้ว สื่อเหล่านี้มีอายุการใช้งานสั้นและมีความจุที่จำกัด

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณเติบโตขึ้น จำนวนแผ่นดิสก์ที่คุณต้องใช้สำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองก็จะเพิ่มขึ้น การจัดการเรื่องนี้จะเป็นเรื่องยุ่งยากและไม่ยั่งยืนในระยะยาว ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่ควรใช้จานแสงเป็นโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองหลักของคุณ

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองบนคลาวด์

การสำรองข้อมูลบนคลาวด์จะจัดเก็บข้อมูลในศูนย์ข้อมูลนอกสถานที่ซึ่งโฮสต์ออนไลน์โดยผู้ให้บริการบุคคลที่สาม คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากอุปกรณ์หลายเครื่องและกู้คืนไฟล์เมื่อไรก็ได้หรือทุกที่ที่คุณต้องการ ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

สามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ให้ทำงานอัตโนมัติได้ สามารถเรียกใช้การสำรองข้อมูลใหม่ได้ทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลของคุณโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม แต่ยังช่วยให้คุณย้อนกลับระบบของคุณเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ได้อีกด้วย ซึ่งคุณจะไม่สามารถทำได้กับที่เก็บข้อมูลแบบแฟลช!

สำหรับการจัดเก็บข้อมูลในระยะยาว การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ถือเป็นโซลูชันที่ทรงประสิทธิภาพที่สุด ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลในสถานที่หลายรายการ เช่น ฟลอปปีดิสก์ ได้กลายเป็นสิ่งที่ล้าสมัยไปแล้ว และจะมีตัวเลือกอื่นๆ เข้ามาแทนที่ในอนาคต คลาวด์ไม่มีความเสี่ยงต่อความซ้ำซ้อน และการเติบโตของระบบก็ไม่มีทีท่าว่าจะชะลอตัวลง

บริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่ทำงานอยู่ตลอดเวลา เช่น Dropbox Backup จะรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยและเป็นปัจจุบัน ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือการสมัครสมาชิก และปล่อยให้ความซับซ้อนของการแก้ไขปัญหาและการตรวจสอบการสำรองข้อมูลเป็นหน้าที่ของเรา

ข้อดีของการเก็บข้อมูลสำรองบนคลาวด์:

• ข้อมูลได้รับการปกป้องและรักษาความปลอดภัยผ่านการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง
• น่าเชื่อถือและยืดหยุ่น
• เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการใช้งานข้อมูลนั้น
• ปรับขนาดได้
• ช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้หากคุณต้องการย้อนกลับระบบของคุณเมื่อใดก็ได้
• ไม่ต้องใช้สื่อเชิงกายภาพ จึงไม่เกิดความเก่าหรือความล้าสมัย
• สามารถทำงานอัตโนมัติและทำงานในพื้นหลังได้

ข้อเสียของการเก็บข้อมูลสำรองบนคลาวด์:

• ต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อดำเนินการและเข้าถึงข้อมูลสำรอง

ธุรกิจของฉันจำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวจริงๆ หรือไม่

การมีการสำรองข้อมูลควรเป็นส่วนสำคัญของแผนปกป้องข้อมูลในกรณีฉุกเฉิน แต่การทุ่มเทนี้จะไม่มีประโยชน์หากไฟล์ที่คุณสำรองข้อมูลไว้นั้นสามารถใช้งานได้ในช่วงเวลาสั้นๆ เท่านั้น

คุณอาจกำลังคิดว่า “ฉันมีพื้นที่เก็บข้อมูลภายในบนคอมพิวเตอร์เหลือเฟือ แล้วจะมีปัญหาอะไรล่ะ” แต่ถ้าอุปกรณ์นั้นทำงานล้มเหลวหรือถูกขโมย คุณอาจสูญเสียข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น รูปภาพครอบครัวที่ไม่สามารถแทนที่ได้

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองในระยะยาว กระบวนการสำรองข้อมูลจะสร้างสำเนาข้อมูลของคุณซึ่งคุณสามารถกู้คืนได้อย่างง่ายดายในกรณีที่เกิดปัญหา โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสามารถดึงข้อมูลเหล่านี้ได้หลังจากผ่านไปหลายปีหรือหลายทศวรรษ

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองระยะยาวนั้นมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่น:

• รูปแบบไฟล์แบบเก่าอาจเข้ากันไม่ได้กับซอฟต์แวร์ใหม่ ทำให้ไม่สามารถอ่านข้อมูลได้
• ไฟล์อาจถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อเปิดด้วยซอฟต์แวร์ใหม่ ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถอ่านหรือเข้าถึงได้อีกต่อไป
• เนื่องจากสื่อจัดเก็บข้อมูล เช่น CD และฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกจะลดคุณภาพลง จึงมีความเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะสูญหาย
• ข้อมูลที่อยู่ในไฟล์เก่าที่สำรองข้อมูลไว้อาจเข้าใจได้ยากหากไม่มีเอกสารประกอบที่ช่วยสนับสนุนหลงเหลืออยู่
• ข้อมูลสำคัญสามารถเก็บรักษาไว้เพื่อให้สามารถกู้คืนได้สำหรับการตรวจสอบ คำขอทางกฎหมาย หรือเพื่อแสดงการปฏิบัติตามข้อบังคับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ปกป้องชีวิตในโลกดิจิทัลของคุณให้ปลอดภัยทั้งในปัจจุบันและในอนาคตด้วย Dropbox Backup

การทำให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและง่ายต่อการกู้คืนไม่ควรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน รองรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองของคุณในอนาคตด้วย Dropbox Backup Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วและราบรื่นไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม

เก็บไฟล์ โฟลเดอร์ และเอกสารที่คุณสำรองไว้อย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ แม้ว่าจะเป็นเวลานานหลายปีในอนาคตก็ตาม