วงจรการบริหารคุณภาพในองค์กร (PDCA) คืออะไร

PDCA คืออะไร

PDCA เป็นแนวทางแบบทีละขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับความท้าทายและปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ เช่นเดียวกับแนวคิดไคเซ็นของญี่ปุ่น

วิธีการแบบวนซ้ำนี้เป็นเรื่องของการทดสอบโซลูชัน การวิเคราะห์ผลลัพธ์ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจและองค์กรต่างๆ สามารถใช้ในการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการของตนอย่างเป็นระบบเพื่อประสิทธิภาพ คุณภาพ และประสิทธิผลโดยรวม 

PDCA ย่อมาจากอะไร?

ชื่อวงจร PDCA ย่อมาจาก “Plan, Do, Check, Act” (วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ดำเนินการ) คิดขึ้นโดย W. Edwards Deming (ซึ่งเป็นที่รู้จักในนาม “บิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่”) กลยุทธ์นี้เกี่ยวข้องกับ 4 ขั้นตอน ได้แก่ วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ และดำเนินการ ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญต่อการส่งเสริมการเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน:

• แผน: กำหนดเป้าหมายและสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง
• สิ่งที่ควรทำ: ดำเนินการเปลี่ยนแปลงในระดับเล็ก
• ตรวจสอบ: วิเคราะห์ผลลัพธ์เพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงได้ผลหรือไม่
• การกระทำ: กำหนดมาตรฐานการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จหรือลองอีกครั้งด้วยแผนใหม่

แนวทางแบบวงจรนี้ช่วยให้องค์กรปรับปรุงกระบวนการต่างๆ อย่างต่อเนื่องเพื่อประสิทธิภาพ คุณภาพ และประสิทธิผลที่ดีขึ้น
 

องค์กรประเภทใดบ้างที่ใช้วงจร PDCA?

PDCA เป็นระบบที่มีความหลากหลายอย่างยิ่ง ซึ่งธุรกิจหลายประเภทใช้กัน เนื่องจากระบบนี้ให้แนวทางที่มีโครงสร้างชัดเจนในการทดสอบแนวคิด รวบรวมข้อมูล และตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูลเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น

• การผลิต: บริษัทผู้ผลิตสามารถใช้ PDCA เพื่อปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์
• บริการลูกค้า: แผนกสามารถนำ PDCA มาใช้เพื่อให้บริการได้ดีขึ้น
• การพัฒนาซอฟต์แวร์: นักพัฒนาสามารถใช้มันเพื่อสร้างซอฟต์แวร์ที่ดีขึ้น
• การดูแลสุขภาพ: โรงพยาบาลสามารถนำ PDCA มาใช้เพื่อปรับปรุงมาตรฐานการดูแลผู้ป่วยได้

วงจร PDCA ใช้ได้ผลอย่างไร

วงจร PDCA มี 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan (วางแผน), Do (ปฏิบัติ), Check (ตรวจสอบ) และ Act (ดำเนินการ) สามารถใช้แก้ไขปัญหาเฉพาะ ทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือระบบ หรือติดตามและวัดความคืบหน้า
 

Plan (วางแผน)

• กำหนดเป้าหมาย: กำหนดเป้าหมายที่เจาะจง วัดผลได้ บรรลุได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลา (SMART)
• ระบุทรัพยากร: กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณ
• พัฒนาแผน: ร่างโครงร่างวิธีการบรรลุเป้าหมายและวัดความคืบหน้าในเอกสารที่สามารถแชร์และทำงานร่วมกันได้
• ทำความเข้าใจสถานะปัจจุบัน: ประเมินสถานะปัจจุบันขององค์กรของคุณและสถานะที่ต้องการ
• ปรับแต่งแนวทาง: ปรับแต่งวงจร PDCA ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ โดยอาจรวมขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น กระบวนการ DMAIC
• มุ่งเน้นไปที่ข้อมูล: ใช้ข้อมูลที่มีอยู่ก่อนหรือข้อมูลเชิงลึกจากรอบ PDCA ก่อนหน้าเพื่อแจ้งแนวทางของคุณ
   

Do (ปฏิบัติ)

•  ปฏิบัติตามแผน: ดำเนินการตามแผนของคุณโดยถือเป็นการทดลอง
• การเปลี่ยนแปลงการทดสอบ: ดำเนินการทดสอบในระดับเล็กในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนกระบวนการอื่น
• รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลในช่วงนี้เพื่อแจ้งขั้นตอนต่อไป คุณสามารถใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ Dropbox เพื่อจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเข้าถึงไฟล์ข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย
   

Check (ตรวจสอบ)

• วิเคราะห์ผลลัพธ์: ตรวจสอบข้อมูลที่รวบรวมในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการเพื่อดูว่าคุณบรรลุเป้าหมายของคุณหรือไม่
• เปรียบเทียบกับเป้าหมาย: ประเมินผลลัพธ์เมื่อเทียบกับเป้าหมายเดิม
• ประเมินแนวทาง: กำหนดว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงแผนหรือไม่ และทำซ้ำขั้นตอนปฏิบัติและตรวจสอบจนกว่าจะพบวิธีแก้ปัญหาที่น่าพอใจ การแบ่งปันผลการค้นพบของคุณกับผู้อื่นเพื่อรับคำติชมของพวกเขา จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลการค้นพบของคุณมีความสมบูรณ์
   

Act (ดำเนินการ)

• การดำเนินการเปลี่ยนแปลง: ใช้การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จที่ระบุในขั้นตอนการตรวจสอบ
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ใช้ผลลัพธ์เป็นพื้นฐานใหม่และดำเนินวงจร PDCA ต่อไปเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง พยายามรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในเอกสารเดียวเพื่อติดตามสิ่งที่ได้ผลในแต่ละรอบ

วิธีใช้วงจร PDCA ให้เกิดผลลัพธ์ที่ยั่งยืน

วงจร PDCA เป็นแบบต่อเนื่อง ช่วยให้สามารถทำซ้ำได้เพื่อปรับปรุงและปรับปรุงกระบวนการและผลิตภัณฑ์ หากต้องการนำวงจร PDCA มาใช้ให้ประสบความสำเร็จและได้รับผลลัพธ์ที่ยั่งยืน คุณเพียงแค่ต้องคำนึงถึงองค์ประกอบหลักสองสามประการตลอดกระบวนการ
 

1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน

ตั้งเป้าหมายที่เจาะจง วัดผลได้ บรรลุได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลา (SMART) เป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้ทิศทางและจุดเน้นในการปรับปรุงดีขึ้น และช่วยประเมินประสิทธิผลของวงจร PDCA
 

2. เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

ดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกระดับขององค์กรให้เข้ามามีส่วนร่วม เพื่อให้แน่ใจว่ามีมุมมองที่หลากหลายและได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวาง สิ่งนี้ส่งเสริมความเป็นเจ้าของและความมุ่งมั่นในกระบวนการ
 

3. จัดสรรทรัพยากรและกำหนดระยะเวลา

ให้แน่ใจว่ามีบุคลากร ทรัพยากรทางการเงิน และเทคโนโลยีที่เพียงพอ กำหนดระยะเวลาที่สมจริงเพื่อรักษาโมเมนตัมและป้องกันความเหนื่อยล้า
 

4. ติดตามความคืบหน้าและวิเคราะห์ผลลัพธ์

ติดตามความคืบหน้าโดยใช้ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) อย่างสม่ำเสมอ ใช้เครื่องมือเพื่อติดตามการมีส่วนร่วมในเอกสารและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวัดประสิทธิภาพและค้นหาพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
 

5. ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ส่งเสริมการตอบรับและการแก้ไขปัญหาเชิงรุก จัดโอกาสในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างทักษะและความรู้ของพนักงาน เพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิผล

ประโยชน์หลักของการใช้วงจร PDCA

วงจร PDCA ส่งเสริมการแก้ปัญหาอย่างมีโครงสร้าง ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ช่วยให้การตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูล และขับเคลื่อนความสามารถในการปรับตัวภายในกระบวนการ
 

การแก้ไขปัญหาอย่างมีโครงสร้าง

วงจร PDCA ให้แนวทางเชิงระบบในการระบุปัญหา การดำเนินการแก้ไข และการวัดความคืบหน้า กรอบการทำงานที่มีโครงสร้างนี้ส่งเสริมวิธีการที่เป็นระเบียบวินัยในการแก้ไขปัญหาและความพยายามในการปรับปรุง
 

วัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

PDCA ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ไม่ใช่การทำงานแบบแยกส่วน การให้พนักงานมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอนจะช่วยสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายและกระบวนการ เมื่อพนักงานมีส่วนร่วมในการระบุปัญหา พัฒนาวิธีแก้ไข และติดตามความคืบหน้า พวกเขาจะได้รับความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและเป้าหมายขององค์กรที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น สภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันนี้กระตุ้นให้เกิดนวัตกรรม โดยสมาชิกในทีมจะแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
 

การตัดสินใจโดยอิงตามข้อมูล

วงจร PDCA ช่วยให้แน่ใจว่าการปรับปรุงจะอิงตามหลักฐานที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่การคาดเดา การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจอย่างรอบรู้เกี่ยวกับประสิทธิผลของความพยายามต่างๆ ของตนได้ และลดความเสี่ยงจากการนำโซลูชันที่ไม่มีประสิทธิภาพมาใช้ให้เหลือน้อยที่สุด
 

ความสามารถในการปรับตัวและตอบสนอง

วงจร PDCA ส่งเสริมการทบทวนและการปรับปรุงความคืบหน้าเป็นประจำ ช่วยให้องค์กรตอบสนองต่อความท้าทายหรือโอกาสใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันได้ในสภาพแวดล้อมที่ไดนามิก ปรับปรุงกระบวนการและผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่อง และรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขัน

เมื่อใดควรใช้วงจร PDCA…และเมื่อใดควรลองใช้วิธีอื่น

แนวทางการแก้ปัญหาและการจัดการบางอย่างอาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมาก แต่ความสามารถในการปรับเปลี่ยนของ PDCA ทำให้แก้ปัญหาจำนวนมากได้โดยที่ค่าใช้จ่ายไม่สูงนัก กล่าวได้ว่า PDCA ไม่เหมาะสำหรับทุกปัญหาที่องค์กรของคุณเผชิญ
 

เมื่อคุณควรใช้ PDCA

หากคุณกำลังวางแผนจะพัฒนากระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ PDCA ถือเป็นทางเลือกที่ดีทีเดียว 

วงจรนี้มีจุดเด่นตรงที่ทำให้สามารถระบุปัญหาได้อย่างต่อเนื่อง จากนั้นจึงปรับแก้และค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หลังจากการทำซ้ำเพียงครั้งเดียว ก็คงเป็นเรื่องยากที่จะเปลี่ยนแปลงตัวชี้วัดด้านประสิทธิภาพไปโดยสมบูรณ์

จุดแข็งของ PDCA แฝงอยู่ในความเรียบง่ายนั่นเอง เพราะเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความแม่นยำและความชำนาญเพื่อให้ได้รับประโยชน์อย่างแท้จริง แต่หากนำมาใช้อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ คุณก็จะมีวิธีเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของตัวคุณเองและทีมของคุณซึ่งสามารถวัดผลได้จริง หากนำ PDCA มาใช้ภายในองค์กรของคุณได้สำเร็จ จะสามารถช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนมีทัศนคติที่เหมาะกับการแก้ปัญหาและมีการคิดเชิงวิพากษ์ ซึ่งไม่มีอะไรจะดีไปกว่านี้อีกแล้ว  

เมื่อคุณไม่ควรใช้วงจร PDCA

แต่หากคุณต้องการเห็นผลลัพธ์ทันที PDCA อาจไม่เหมาะกับคุณ กล่าวคือ หากองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหาเร่งด่วนด้านกระบวนการดำเนินงาน หรือคุณต้องการพลิกประสิทธิภาพและผลลัพธ์ให้ดีขึ้นอย่างรวดเร็ว PDCA อาจไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสม

ความท้าทายทั่วไปของ PDCA และวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น

แม้ว่าการดำเนินการตามวงจร PDCA จะมีประสิทธิผล แต่ก็ยังคงนำมาซึ่งความท้าทายต่างๆ มากมาย การยอมรับและแก้ไขอุปสรรคเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ ต่อไปนี้เป็นความท้าทายทั่วไปและกลยุทธ์บางประการสำหรับการเอาชนะความท้าทายเหล่านี้:
 

การต้านทานการเปลี่ยนแปลง

พนักงานอาจต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากวงจร PDCA เพราะกลัวจะเกิดการรบกวนกิจวัตรประจำวันของตน เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ ให้พวกเขาเข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผน รับฟังข้อกังวลของพวกเขาอย่างจริงจัง และเน้นย้ำประโยชน์ของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
 

ขาดแคลนทรัพยากร

ข้อจำกัดของทรัพยากร เช่น เวลา งบประมาณ และความเชี่ยวชาญ อาจเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการตามวงจร PDCA ได้อย่างมีประสิทธิผล กำหนดลำดับความสำคัญของการริเริ่มการปรับปรุง จัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาด และแสวงหาการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้ได้ทรัพยากรที่จำเป็น
 

การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลอาจใช้เวลานานและซับซ้อน ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงกระบวนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น
 

การขาดความรับผิดชอบ

หากไม่มีความรับผิดชอบที่ชัดเจน วงจร PDCA อาจล้มเหลวได้ มอบหมายความรับผิดชอบที่เฉพาะเจาะจงให้กับบุคคลและทีมงาน เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนของวงจรได้รับการดำเนินการอย่างรอบคอบ การอัปเดตความคืบหน้าและการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นประจำสามารถเสริมสร้างความรับผิดชอบได้
 

การรักษากระบวนการปรับปรุง

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต้องอาศัยความมุ่งมั่นและความพยายามอย่างต่อเนื่อง สร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ การปรับตัว และนวัตกรรม ร่วมเฉลิมฉลองความสำเร็จและแบ่งปันบทเรียนที่ได้เรียนรู้เพื่อรักษาแรงผลักดันและดำเนินกระบวนการปรับปรุงต่อไป
 

การแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างจริงจังและการนำกลยุทธ์ที่เหมาะสมมาใช้ องค์กรต่างๆ สามารถใช้ศักยภาพของวงจร PDCA ได้อย่างเต็มที่ เพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างยั่งยืนและบรรลุความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน

สร้างแผนสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยใช้ Dropbox เป็นฐานของคุณ

วงจร PDCA ที่มั่นคงต้องมีรากฐานที่มั่นคงและเชื่อถือได้ Dropbox ทำให้การพัฒนาแผนที่ชัดเจนเป็นเรื่องง่ายในเอกสารที่สามารถแชร์และทำงานร่วมกันได้ ซึ่งจัดเก็บอย่างปลอดภัยในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และเข้าถึงได้สำหรับทีมของคุณจากทุกที่ 

เมื่อมีเอกสารโครงการรวมศูนย์แล้ว คุณสามารถแบ่งปันแนวคิดหรือไฟล์ข้อมูล ขอข้อคิดเห็น และเริ่มดำเนินการได้อย่างง่ายดาย จากนั้นผู้ร่วมงานสามารถวิเคราะห์ข้อมูลร่วมกันได้ด้วยการแก้ไขแบบเรียลไทม์ โดยบันทึกผลลัพธ์ในขณะที่ดำเนินการตามแผนและการดำเนินการ 

ก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณจะมีบันทึกที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ของกระบวนการทั้งหมด พร้อมที่จะดำเนินการหรืออ้างอิงกลับมาสำหรับรอบ PDCA ในอนาคต

อย่าพลาดโอกาสในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณและขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่โดดเด่นด้วย Dropbox เป็นฐานของคุณ เริ่มต้นเอกสาร PDCA วันนี้และปลดล็อคศักยภาพทั้งหมดขององค์กรของคุณ