6 วิธีในการทำให้กระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลง่ายขึ้น

กระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากลำบาก ด้วยการสร้างแม่แบบ การจัดทำรายการตรวจสอบ และการปรับปรุงประสิทธิภาพฟังก์ชันต่างๆ เช่น กระบวนการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานและก่อนลาออก เหล่าหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะสามารถพัฒนาเวิร์กสตรีมที่ง่ายต่อการติดตามและมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้พวกเขาและเพื่อนร่วมงานมีอิสระในการจดจ่ออยู่กับการมุ่งตามเป้าหมายที่สร้างสรรค์และเป็นการกระตุ้นรายได้มากขึ้น โดยกุญแจสำคัญคือการลดรายละเอียดปลีกย่อยด้านงานธุรการและเพิ่มวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด  

แต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไร วิธีง่ายๆ ในการสร้างและพัฒนากระบวนการเหล่านี้มีอะไรบ้าง ต่อไปนี้คือการปฏิบัติงานด้านทรัพยากรบุคคล 6 ด้านที่ต้องพิจารณาและจุดที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้ ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้นสำหรับทุกคน

สร้างรายการตรวจสอบสำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดในการสร้างองค์กรที่ประสบความสำเร็จ และก็ยังเป็นหนึ่งในส่วนที่เต็มไปด้วยความยากลำบากด้วยเช่นกัน แม้ว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและยุติธรรมจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็อาจทำได้ยากหากไม่มีการกำหนดมาตรฐาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีแนวคิดก้าวหน้าควรสร้างรายการตรวจสอบสำหรับพนักงานแต่ละประเภทเพื่อช่วยให้ผู้ประเมินสามารถสร้างบริบทเกี่ยวกับการประเมินรายบุคคลได้ นอกจากนี้ ให้พิจารณาจัดทำรายการตรวจสอบสำหรับการประชุมการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อช่วยให้ผู้ที่ดำเนินการประเมินไม่หลงลืมหรือตกหล่นอะไรไปในขณะที่ยังคงรักษามาตรฐานที่สม่ำเสมอในการประเมิน

ใช้แม่แบบสำหรับการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน การจ้างงาน และเอกสารอื่นๆ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลคือการจัดทำแม่แบบสำหรับสิ่งที่ต้องดำเนินการบ่อยๆ ตัวอย่างเช่น Dropbox จะมีแม่แบบหนึ่งเพื่อช่วยในเรื่องการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งจะรวมข้อมูลไว้เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เริ่มต้นทำงาน ให้สิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลสำคัญ และสร้างรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำในช่วงเริ่มงานสองถึงสามวันแรก (รายการตรวจสอบ!) ในขณะเดียวกัน เอกสารการจ้างงานจะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถรวบรวมข้อมูลผู้สมัคร จัดการกำหนดการสัมภาษณ์ และแก้ไขคำถามในการสัมภาษณ์ร่วมกันได้ หรือแปลงสัญญาการจ้างงานเป็นแม่แบบโดยอัปโหลดและตั้งค่าช่องกรอกข้อมูลที่ใช้บ่อยๆ ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดที่ต้องเปลี่ยนมีเพียงแค่รายละเอียดหลักๆ เช่น ชื่อ เงินเดือน และรายละเอียดสวัสดิการ โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรสามารถใช้งานแม่แบบได้อย่างหลากหลายไม่จำกัด ด้วยการสร้างแม่แบบตามความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อกระบวนการที่ราบรื่น

ส่ง ลงนาม และจัดเก็บเอกสารการจ้างงาน การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน และการลาออก

ช่วงเวลา 2 ช่วงที่ต้องทำเอกสารเกี่ยวกับการดำรงตำแหน่งของพนักงานมากที่สุดก็คือตอนที่ได้รับการว่าจ้างและตอนที่ลาออกจากงาน การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานและกระบวนการก่อนลาออกต้องใช้เอกสารมากมายและอาจต้องใช้ลายเซ็นจำนวนมาก เครื่องมืออย่างผลิตภัณฑ์ด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Dropbox ที่ชื่อว่า Dropbox Sign สามารถช่วยทำให้งานเอกสารสำหรับการจ้างงานและการเลิกจ้างพนักงานเป็นแบบอัตโนมัติได้ โดยทำให้การรักษาความปลอดภัยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมายเป็นเรื่องง่าย และเนื่องจาก HelloSign นั้นผสานรวมกับแอปและขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ การสร้างและบำรุงรักษาระบบสำหรับการส่งและการจัดเก็บเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายดายในอนาคตจึงเป็นสิ่งที่ทำได้โดยง่าย (หรือเพียงแค่ใช้ Dropbox DocSend)

จัดทำสื่อการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน

พนักงานใหม่ไม่ต้องการเข้ามาในองค์กรและเผชิญกับกระบวนการต้อนรับที่วุ่นวาย พวกเขาต้องการวิธีตรงไปตรงมาในการเข้าร่วมงาน ลงนามเอกสาร และเริ่มงาน โดยคำนึงถึงสิ่งนี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรจัดทำเอกสารการต้อนรับมาตรฐานเพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับประสบการณ์เริ่มต้นเหมือนกัน นั่นหมายถึงเอกสาร แต่ยังหมายถึงวิดีโอด้วยเช่นกัน เมื่อทำงานร่วมกับแผนกและผู้บริหารที่แตกต่างกัน ทีมงานทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างการบันทึกหน้าจอและข้อความวิดีโอสำหรับหัวข้อการต้อนรับพนักงานใหม่ทั่วไปได้ จึงไม่จำเป็นต้องพูดซ้ำทุกครั้งที่มีการจ้างคนใหม่ พนักงานใหม่จะสามารถเล่นวิดีโอซ้ำได้ตามสบายและตามจังหวะของตนเอง

ทำให้การกรอกแบบฟอร์มเป็นเรื่องง่าย

จะเป็นอย่างไรหากการป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มไม่ใช่เรื่องยาก ด้วย HelloWorks การกรอกแบบฟอร์มจะไม่เป็นเช่นนั้น ใช้เครื่องมือบริหารจัดการเวิร์กโฟลว์แบบไม่ใช้โค้ดของผลิตภัณฑ์นี้เพื่อเปลี่ยนแบบฟอร์มที่ซับซ้อน เช่น แบบฟอร์มการสมัครงานหรือเอกสารการลงทะเบียนรับสวัสดิการให้เป็นแบบฟอร์มที่เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งผู้สมัครหรือพนักงานสามารถกรอกและส่งได้จากทุกที่ ยิ่งไปกว่านั้น ข้อมูลที่ป้อนจะแม็ปกลับไปยังระบบที่มีอยู่ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงการโอนย้ายข้อมูลที่น่าเบื่อหน่ายได้ โดยทุกคนจะสร้างและกรอกใบสมัครรวมทั้งแบบฟอร์มอื่นๆ ได้ง่ายกว่าที่เคย

สร้างพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดเพื่อให้แผนกต่างๆ สามารถเข้าถึงได้ง่าย

เอกสาร วิดีโอ และกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลที่ดีที่สุดนั้นจะไม่มีประโยชน์เลยหากไม่มีใครรู้ว่าอะไรอยู่ที่ไหน ปัญหานี้จะหมดไปได้ด้วยการสร้างฐานข้อมูลส่วนกลางที่มีทุกสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการ โดยแม่แบบและเอกสารการจ้างงาน การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน การประเมิน การสำรวจ และการลาออกทั้งหมดจะรวมอยู่ในที่เดียวอย่างเป็นระเบียบและสะดวกที่สุดสำหรับเหล่าผู้นำขององค์กรด้วย ด้วยการใช้ Dropbox เพื่อสร้างระบบนี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังควบคุมได้ด้วยว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ใดได้บ้าง รวมทั้งรู้ได้ว่าใครกำลังดูและดาวน์โหลดไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่กำลังใช้ไฟล์เหล่านั้นคือพนักงานที่มีสิทธิ์เท่านั้น

สร้างระบบการติดแท็กเพื่อให้สามารถค้นหาได้

และสุดท้าย เมื่อระบบพร้อมใช้งานแล้ว สร้างแม่แบบแล้ว งานก็เสร็จสิ้นแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็สามารถสร้างระบบการติดแท็กที่ทำให้สามารถค้นหาทุกอย่างได้ โดยแท็กสามารถมีขอบเขตได้กว้างและแท็กได้ทุกอย่าง ตั้งแต่ #2022 หรือ #แม่แบบ ไปจนถึง #การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน หรือ #สัญญา เนื่องจากไฟล์หลายไฟล์หรือโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์สามารถมีได้หลายแท็ก และทุกอย่างในโฟลเดอร์ที่ถูกแท็กจะเพิ่มแท็กนั้นให้โดยอัตโนมัติ ระบบการติดแท็กจึงมีความแข็งแกร่งและยืดหยุ่นได้ตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการ ตอนนี้คุณก็ไปหาพนักงานที่เก่งกาจและจ้างพวกเขาได้แล้ว