Оновлення безпеки із додатковими перевагами для Aquamarine Capital

Проблема: застарілі системи зберігання та спільного використання

Aquamarine — це інвестиційне партнерство, натхненне оригінальними партнерствами Баффета 1950-х років, яким керував Гай Спайер, який намагається чітко слідувати початковим правилам партнерства Баффета. Управляючи активами на мільйони доларів, інвестиційний фонд стабільно зростає та покладається на DocSend для безпечного керування своєю інформацією, якою він обмінюється з потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами.

За словами Девіда Джада, фінансового керівника Aquamarine, до Dropbox і DocSend його організація покладалася на застарілі системи для зберігання та внутрішнього розміщення файлів серед їх глобальної команди. Крім того, команда шукала більш безпечний спосіб зовнішнього надання спільного доступу та відстеження офіційних документів з інвесторами, яким потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами.

У складі стрімкої та глобально розмежованої команди, яка керує інвестиційним фондом, Девід постійно співпрацює зі своїми товаришами по команді та спілкується з інвесторами, потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами. Спочатку Aquamarine використовував застаріле програмне забезпечення для збереження та створення резервних копій файлів. «У нас було багато проблем із нашою застарілою системою зберігання. Нам не вдавалося надавати спільний доступ до файлів особам за межами нашої компанії або переглядати документи, відкриті у браузері», – поділився Девід. Девід додав, що без безпечної платформи обміну документами «нам було важко спілкуватися з людьми за межами нашої організації». Команді Aquamarine потрібна була хмарна система для синхронізації та зберігання файлів з будь-якого місця.

Рішення: бездоганний спосіб синхронізації та надання спільного доступу до файлів за допомогою Dropbox

Девід звернувся до рішення Dropbox для синхронізації файлів і безпечної платформи обміну документами DocSend, щоб об’єднати вміст своєї організації, сховище дискового простору, а також безпечно обмінюватися інформацією з потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами.

Коли кілька років тому організація перейшла на Dropbox, вони одразу відчули переваги спеціалізованої системи, яка автоматично створювала резервні копії всіх важливих документів та інвестиційних досліджень. «Члени нашої команди в Сполучених Штатах могли працювати над дослідженням інвесторів і водночас пропонувати учасникам команди у Швейцарії робити коментарі про це», — поділився Девід. Dropbox став основною платформою файлів сховище дискового простору команди, яка полегшує спільну роботу з будь-якого місця. «Ми дуже задоволені Dropbox », – додає Девід.

Девід може передати документ у DocSend і створити захищені посилання для людей за межами організації, надаючи їм змогу отримати доступ до галузевих технічних документів, звітів і фактів. Файли в DocSend захищені в межах білого списку електронної пошти, терміном дії для даних і доданим захистом паролем, що обмежує доступ уповноваженими особами. Ці документи, які спочатку зберігалися в Dropbox для внутрішньої співпраці, потім передаються за межами компанії за допомогою DocSend. Перш ніж одержувач відкриє документ, він підписує угоду про нерозголошення в DocSend одним клацанням миші. Замість того, щоб керувати декількома документами та посиланнями, угода про розповсюдження Aquamarine спеціально вбудовується для забезпечення перегляду документів у DocSend. Увесь цей захист не тільки забезпечує спокій команди Aquamarine, але й надає зручності під час роботи користувачів.

Під час пандемії COVID-19 Гай Спайер, керуючий партнер Aquamarine, запустив подкаст під назвою Education of a Value Investor. Натхненний однойменною назвою своєї книги, Спайер проводить бесіди з впливовими лідерами думок, розповідаючи про все: від інвестиційних стратегій, самоусвідомленості, машинного навчання тощо. Подкаст став наріжним каменем способу розширення компанією своєї мережі. У той час як Спайер і його команда створювали цінні елементи вмісту, було важко відстежити залучення окремих користувачів серед слухачів, які отримували доступ до матеріалу на сторонньому хості.

Інноваційний спосіб, у який Девід справляється з цим викликом, полягає в додаванні стенограми подкасту в DocSend в опис кожного епізоду. «DocSend досить зручний. Ми передаємо стенограму нашого подкасту в унікальні посилання DocSend і кожен переглядач може побачити його у своїй електронній пошті перед читанням», – поділився Девід. Нові слухачі, які залучаються до стенограми, часто стають активними учасниками мережі Aquamarine. За допомогою DocSend Девід може стежити за цими потенційними користувачами та їхніми подорожами з часом, а також покращувати загальний досвід використання слухачами, надаючи доступ до подкасту в альтернативному форматі. «Я можу отримувати сповіщення, якщо певні епізоди набирають популярності, і я можу бачити, хто взаємодіє з нашим вмістом», — поділився Девід. DocSend робить процес стробування вмісту інтуїтивно зрозумілим, надаючи можливість будь-кому у фірмі створювати закритий вміст і відстежувати залучення слухачів з часом, незалежно від технічної маркетингової підготовки.

Інтуїтивно зрозуміла інтеграція DocSendі з Salesforce і Virtual Data Rooms надає корисні функції під час проведення конференцій для інвесторів

Інтеграція DocSend із Salesforce спрощує відстеження Девідом взаємодії користувачів із вмістом. Як людина, яка проводить багато часу в Salesforce, Девід радий, що всі взаємодії глядачів із дослідженнями інвесторів, розміщеними в DocSend також відображаються в інформації на рівні облікового запису в Salesforce. «Це економить мені купу часу, тому мені не потрібно перемикатися між двома програмами. Ми можемо спостерігати в Salesforce, як люди взаємодіють з документами, які ми надсилаємо». Для Девіда Salesforce — єдине джерело істини. DocSend доповнює базову аналітику, яку він отримує від Salesforce, надаючи «більш детальну інформацію про взаємодію контактів із нашим вмістом», — додає Девід.

Гай Спайер проводить щорічну конференцію з колегами, щоб поділитися оновленням своїх інвестиційних досліджень. Учасники демонструють свої висновки, і ці презентації є конфіденційними, тому їх потрібно розмістити в безпечному віртуальному середовищі.

Девід використовує віртуальні кімнати даних DocSend для зберігання матеріалів конференції, до яких мають доступ лише запрошені особи на неї. «Для нас набагато простіше використовувати кімнати даних DocSend для проведення всіх презентацій конференції, ніж розсилати кожному учаснику двадцять унікальних посилань», —поділився Девід. Перед конференцією лише затверджений список осіб може отримати доступ до матеріалів у кімнаті для зберігання даних із простим доступом.

Завдяки об’єднаній потужності Dropbox і DocSend, Aquamarine має спрощений спосіб оновлення, керування та надання загального доступу до вмісту як із внутрішніми працівниками, так і з особами поза межами компанії.