З правильним партнером масштабування просте: BlackMatter Creative збільшує пропускну здатність за допомогою Dropbox Dash

Передісторія

Якщо хтось і розуміє цінність гарного партнерства, то це BlackMatter Creative. «Замість того, щоб працювати над контрольним списком пунктів, ми співпрацюємо з вами, щоб визначити вашу кінцеву мету, а потім беремо вас у подорож, щоб зрозуміти, що вам потрібно», — каже менеджер з обслуговування клієнтів Джессіка Лайтл.

Такий автентичний підхід допоміг BlackMatter створити вражаючу репутацію та залучити клієнтів з усього світу з десятків галузей. Але як малий бізнес, вони повинні отримати максимум від своїх внутрішніх ресурсів. Вони покладаються на свій інструментарій, щоб заощадити час, покращити результати та спростити комунікацію між членами команди та клієнтами.

«Ми невелике агентство.» Ми співпрацюємо з клієнтами та зовнішніми креативними фахівцями, будь то письменники, копірайтери, фотографи чи відеооператори. Тож дуже важливо забезпечити, щоб у кожного були інструменти, необхідні для ефективного запуску проєкту», – каже Пол Вудард, президент і креативний директор BlackMatter Creative.

Проблема: невелике агентство з багатьма рухомими частинами

Перш ніж ці інструменти були готові, початок нового проєкту раніше передбачав подолання багатьох труднощів.

«Одним із наших найбільших викликів було організувати все — від необхідних елементів і деталей до членів команди, які мали бути в проєкті».

Для менеджерів облікових записів, таких як Лайтл, наступною найбільшою проблемою був потік проектів.

«Просто встигати за роботою може бути складно», – каже вона. «У нас так багато проектів, і ми справді хочемо переконатися, що всі пріоритети та терміни наших клієнтів дотримані.» Це означає, що ми повинні працювати якомога ефективніше».

Окрім цього, BlackMatter потребував надійного способу взаємодії, підтримки та управління клієнтами з будь-якого місця. Здатність працювати як на внутрішньому, так і на міжнародному рівні була особливо важливою для таких членів команди, як старший дизайнер Бен Дженнетей.

«Я працюю у Франції, а мої колеги — в Оклахомі, тому нам потрібно постійно ділитися всім. Я раніше працював у креативних агентствах, які не мали хмарного програмного забезпечення для зберігання даних, і це все ускладнює та додає додаткових клопотів».

Рішення: витрачати менше часу на пошук і більше часу на створення

BlackMatter зв’язався з Dropbox, чия хмарна платформа спочатку допомагала команді зберігати та впорядковувати великі ресурси, надані клієнтами.

«Як креативне агентство, ми маємо величезну базу даних ілюстрацій, шрифтів та проектів від широкого кола клієнтів, тому Dropbox економить багато часу», — каже Вудард.

Команда впорядковує файли за клієнтами в Dropbox, щоб вони могли детально переглядати файли проєкту та знаходити все, що може знадобитися комусь для певного проєкту. «Dropbox дуже спрощує перехід від проекту до проекту, від клієнта до клієнта», — каже Лайтл.

Зі зростанням BlackMatter розвивалися й їхні стосунки з Dropbox. Вони стали учасником програми Design Partner, а також перейшли на Dropbox Dash, щоб члени команди могли знаходити файли, зображення, відео та багато іншого на різних робочих платформах. Завдяки цим додатковим можливостям команда BlackMatter може швидше знаходити матеріали, ефективніше організовувати проекти та ефективніше спілкуватися, що дає команді все необхідне для розумнішого масштабування та виконання роботи у стислі терміни.

Вони пішли ще далі, створюючи додаткові матеріали швидше за допомогою інструментів аналізу, узагальнення та написання на базі штучного інтелекту. Нещодавно Дженнетей використав Dash для створення слайдів для соціальних мереж, передаючи програмному забезпеченню параметри щодо кількості слайдів та тем для кожного. Це дало поштовх процесу творчого мислення, щоб він міг взятися за його вдосконалення.

Вони також використовують функції штучного інтелекту Dash, щоб виділяти важливі деталі за допомогою персоналізованого чату. Під час зустрічі деякі клієнти запитали у Вударда про конкретні деталі проекту. Він знав, що це десь у електронному листі, але зазвичай пошук лише за допомогою пошуку зайняв би забагато часу. «Отже, я зайшов у Dash, ввів ключове слово в рядок пошуку, і він одразу дав мені точну відповідь.» Мені подобається, що я можу використовувати Dash на льоту під час ділової зустрічі, щоб дати клієнтам чудову відповідь з необхідною їм детальною інформацією.

Ці моменти важливі не лише для зміцнення довіри клієнтів, але й для того, щоб бути в курсі швидкозмінних термінів.

«У нашому бізнесі все дуже прив’язане до дедлайнів, і будь-яка зайва секунда, яку ми можемо вичавити з робочого дня, допомагає», — каже Лайтл. «Наявність одного центрального місця, де можна здійснювати пошук по всіх наших творчих файлах і знаходити те, що нам потрібно, є надзвичайно ефективною, і ми дуже раді масштабуванню цієї можливості».

Результати: жонглювання більшими робочими навантаженнями з меншими зусиллями

Робоче навантаження BlackMatter продовжує зростати. Збільшення роботи може означати підвищений стрес, але команда не хвилюється.

«Dash надає нам інструменти, необхідні для підвищення ефективності, щоб ми могли впоратися з деякими новими та більшими робочими навантаженнями, які з’являються», — каже Вудард.

Такі дизайнери, як Дженнетей, не уявляють собі й дня без цього програмного забезпечення. «Чесно кажучи, Dropbox змінив моє життя.» Якби не було Dropbox, я б не працював в агентстві в Америці.

Як і сподівалася команда, одним з найбільших впливів була їхня здатність до масштабування. До Dropbox команда була зайнята роботою над щоденним управлінням бізнесу. Тепер, коли їм не потрібно турбуватися про організацію, зберігання чи обмін контентом, вони можуть вільно спілкуватися з клієнтами та вести розмови, які спонукають їх до найкращої творчої роботи.

Вони також мають більше можливостей для таких завдань, як оновлення веб-сайту та налаштування повідомлень про продукт. Оскільки команда продовжує залучати більше клієнтів, творчих ініціатив та партнерств, вони знають, що Dropbox завжди готовий допомогти.

«Проходження цього процесу з Dash та співпраця з командою Dropbox справді змусили нас відчути себе улюбленими клієнтами». Це було чудове партнерство, – каже Вудард.