Оптимізація процесу наймання працівників у компанії Bond

Виклик:

Місія компанії Bond полягає в прискоренні темпів фінансових інновацій та розширенні доступу до капіталу. Bond полегшує компаніям можливість пропонувати сумісні фінансові продукти внаслідок створення більш інтуїтивно зрозумілої інтеграції з часто застарілими банками та фінансовими постачальниками. Зіткнувшись із масштабним зростанням, що призвело до необхідності швидкого найму, Bond покладається на DocSend для безпечного обміну інформацією з потенційними кандидатами на роботу під час співбесіди та процесу найму.

До появи DocSend Брітні Харві, фахівець компанії Bond із найму персоналу, надсилала кандидатам інформаційні слайди щодо найму, а також домашні завдання для відкритих вакансій у вигляді вкладень електронної пошти або файлів на Google Диску. В умовах дуже чутливої галузі та конкурентного ринку Брітні часом хвилювалася, що інформація може потрапити не в ті руки. Це призвело до пошуку більш безпечного рішення для обміну зовнішніми документами під час процесу найму.

Вибудувати функцію найму персоналу в щораз більшому стартапі — непросте завдання. Брітні хотіла переконатися, що безпека й простота є головними пріоритетами під час обміну інформацією з кандидатами. Під час первинної співбесіди в Bond Брітні надішле слайдовий огляд зі стислою інформацією про компанію та продукт. Іноді кандидати можуть проходити співбесіду в конкурентів або працювати в подібних галузях, тому важливо, щоб ці відомості про продукти залишалися в безпеці та не потрапляли в поле зору сторонніх осіб.

Рішення:

Команда звернулася до рішення DocSend для безпечного обміну документами, щоб захистити конфіденційні презентації та приклади, які надсилалися кандидатам під час процесу найму.

За допомогою DocSend Брітні може відновити захист і контролювати доступ до інформації компанії. «Мені до вподоби сповіщення, які я отримую на електронну пошту. Я можу способом перехресної перевірки визначити, чи кандидати, які переглядають документи, також додані до нашої системи відстеження кандидатів», — поділилася Брітні. Якщо після надсилання Брітні потрібно оновити документ, вона може легко зробити це один раз, і це автоматично змінить версію файлу. Тому Брітні знає, що завжди надсилає останню версію своїх матеріалів із найму.

Подальше спілкування із зацікавленими кандидатами в потрібний час

Завдяки прискоренню темпів розвитку віддаленої роботи та підвищенню гнучкості можливостей для тих, хто шукає роботу, на ринку праці спостерігається бурхливе зростання кількості заяв про прийняття на роботу. Для фахівців із найму персоналу подальше спілкування із зацікавленими кандидатами в потрібний час може мати вкрай важливе значення. До того, як вона почала користуватися DocSend, Брітні було важко визначити зацікавленість кандидатів. Завдяки аналітиці DocSend Брітні отримує посторінкову аналітику та сповіщення, коли хтось переглядає документ, до якого вона надала спільний доступ. Брітні може використати цю інформацію для подальших дій у потрібний момент. Чим скоріше Брітні зможе зв'язатися з кандидатом, якого зацікавила компанія Bond, тим більшою буде ймовірність того, що вона отримає позитивну відповідь.

Збільшення рівня залучення кандидатів на 25 % та забезпечення справедливого процесу найму

Щойно кандидат проходить первинний етап відбору в рекрутера, він зазвичай переходить до виконання домашніх завдань для деяких посад. Раніше Брітні ділилася завданням з кандидатами у вигляді документа Google. Однак вона усвідомила: «Я зрозуміла, що не можу відстежити, хто дивився чи не дивився цей документ». Не маючи можливості відстежувати залученість кандидатів у виконання завдання, Брітні було складно визначитися з тими, кого слід залишити для подальшого спілкування.

Тепер завдяки DocSend Брітні може бачити, хто нещодавно переглядав завдання. Якщо хтось не подивився домашнє завдання, Брітні може зв'язатися з ним і з'ясувати зацікавленість у посаді. «DocSend допоміг нам збільшити кількість тих, хто відгукнувся на наше домашнє завдання, на 25 %, тому що я змогла вчасно проконтролювати його виконання».

Додатковий рівень захисту в DocSend не дозволяє кандидатам ділитися завданнями з іншими, кого зацікавила відкрита вакансія. Брітні може встановити термін дії посилання, а також вимкнути можливість завантажувати завдання. Запобігаючи надсиланню документів стороннім особам, Брітні може підтримувати справедливий процес найму для всіх потенційних кандидатів.

Аналітика для предметних розмов із кандидатами

Для фахівця з найму персоналу або керівника з персоналу може виявитися складним точно знати, наскільки певний кандидат знайомий із компанією, або передбачити, які в нього можуть виникнути запитання перед співбесідою. Як кандидат хоче справити перше позитивне враження, так і роботодавці під час співбесіди прагнуть показати себе з найкращого боку, щоб залучити найліпших фахівців.

Брітні та керівники з персоналу компанії Bond можуть завітати на кожну співбесіду підготовленими, розуміючи, що саме в компанії може зацікавити кандидатів і яких запитань слід очікувати. Наприклад, перед співбесідою Брітні може помітити, що кандидат провів більше часу, переглядаючи слайд про культуру з презентації з найму. Тож вона знатиме, що потрібно підкреслити саме ці елементи під час розмови з ним. «Дуже важливо знати, що цікавить кандидата найбільше. Я можу підказати іншим учасникам співбесіди, на чому варто зосередитися або що найбільше цікавить кандидатів», — зазначила Брітні.

На ринку праці, що постійно змінюється, інколи складно визначити позицію кандидата, особливо якщо на розгляді в нього можуть бути інші пропозиції. Знаючи наміри кандидата‑фахівця вищого рівня щодо прийняття пропозиції, рекрутери зможуть визначитися зі своїм подальшим часом. DocSend дає змогу Брітні оцінити зацікавленість кандидатів на пізніх стадіях процесу найму. «Мені подобається, що я можу повідомити керівникам із персоналу добрі новини, коли кандидат‑фахівець вищого рівня, який має кілька пропозицій, знову переглядає наш матеріал. Це означає, що він досі думає про нас, і зараз найкращий час зателефонувати йому та дізнатися, чи є в нього якісь запитання». Брітні використовує DocSend як ранній індикатор, який допомагає керівникам із персоналу визначитися, чи підпише кандидат лист із пропозицією.

Dropbox надійно зберігає документи співробітника після адаптації

Коли нові співробітники починають працювати в компанії, керівники з персоналу ознайомлюють їх із багатьма різними вступними документами, які потрібно підписати. Украй важливо, щоб менеджери з персоналу могли покладатися на захищену хмарну платформу для впорядкування файлів і документів із залучення до роботи.

У Bond, коли новий співробітник приєднується до компанії, менеджери з персоналу збирають усі нові вступні документи за допомогою Dropbox. «Ми використовуємо Dropbox для керування документами наших співробітників: листи з пропозиціями, підписані угоди та практично все, що тільки можна собі уявити, що було підписано співробітником». Bond покладається на Dropbox щодо захищеної хмарної синхронізації файлів та можливостей їхнього зберігання, щоб надійно зберігати всі свої внутрішні документи і щоб компанія могла ефективно зосередитися на більш важливих цілях. «Нам дуже подобається, як Dropbox упорядковує всі файли та папки. Наш юридичний відділ покладається на Dropbox, щоб бути впевненими, що лише потрібні люди мають доступ до внутрішніх документів, захищених паролем». Для щораз більш розвиненого бізнесу на кшталт Bond, безпечний і спрощений обмін файлами в дорозі є критично важливим.

Тоді як фахівці з найму персоналу покладаються на DocSend для безпечного обміну конфіденційними документами з кандидатами, відділ кадрів надійно зберігає підписані договори з працівниками в Dropbox. Обидва продукти разом допомагають співробітникам із найму компанії Bond рухатися вперед, оскільки процес зростання та масштабування триває.