Як Дараквон пришвидшив видавничу діяльність, скоротив витрати та отримав контроль

Передісторія

Darakwon публікує матеріали для вивчення мов для студентів з усього світу. Базуючись у Південній Кореї, вони співпрацюють з 86 партнерами у 27 країнах. Від ранніх чернеток до остаточних друкованих файлів контент постійно переміщується — перетинаючи кордони, команди та часові пояси.

Проблема: повільна доставка файлів та великі ІТ-накладні витрати

Роками Дараквон ділився файлами старомодним способом — записував їх на USB-накопичувачі, жорсткі диски та навіть Blu-ray, а потім відправляв за кордон. Кожен переказ може тривати близько місяця, іноді двох. І це не завжди працювало: пристрої пошкоджувалися, завантаження не вдавалося, а файли зникали.

Дараквон зберігав файли на локальних серверах, але системою було важко керувати:

• Апаратне забезпечення потребувало постійного оновлення.
• Поломки були поширеними і часто уповільнювали роботу.
• Витрати на технічне обслуговування продовжували накопичуватися.
• Резервне копіювання було складним і не завжди здавалося безпечним.

Деякі команди намагалися використовувати власні хмарні інструменти, але це лише створило нові проблеми — розпорошені дані, ризики безпеки та відсутність чіткого способу керування всім цим. Дараквону потрібна була одна платформа, яка могла б об'єднати все це.

Рішення: одне місце для зберігання, надсилання та керування файлами

Дараквон обрав Dropbox за його простоту, надійність та підтримку. На той час виділялася локальна підтримка корейської мови, висока глобальна продуктивність та краща загальна цінність, ніж в інших платформ.

Тепер увесь контент Дараквона знаходиться в одному місці. Уся команда має легкий доступ до файлів, але детальний контроль дозволів гарантує, що кожна людина бачить лише те, що їй потрібно. Команда використовує Dropbox Transfer для надсилання великих ресурсів, таких як макети книг, аудіофайли та дизайнерські роботи, партнерам по всій Південній Кореї та по всьому світу.

Для проектів електронного навчання вони іноді використовують Dropbox Replay, щоб залишати коментарі до окремих кадрів відео- та аудіофайлів, що спрощує редагування, коли потрібен віддалений перегляд.

Вони також використовують Dropbox Sign для цифрової обробки контрактів, не виходячи з Dropbox.

Результати: швидша доставка, нижчі витрати, більша впевненість

Тепер Дараквон ділиться файлами за лічені секунди — без збоїв, без затримок.

Завдяки швидшому обміну та меншій кількості вузьких місць, проекти тепер швидше переходять від чернетки до реалізації. «З моменту переходу з нашої попередньої системи загальна ефективність роботи покращилася на 5–10%», – додає Шін Кьон-чул, генеральний директор Darakwon.

Dropbox також допоміг скоротити витрати загалом:

• Вартість доставки знизилася з приблизно 30 000 доларів у 2021 році до приблизно 15 000 доларів у 2024 році, причому більшість файлів зараз надсилаються в цифровому вигляді.
• Команда витрачає менше часу на друк, пакування та розсилку матеріалів.
• Відмова від локальної системи заощадила їм кошти на обладнання та близько 7500 доларів США на рік на ІТ-персоналі.

Нова установка принесла душевний спокій. «Контроль версій Dropbox став справжнім порятунком», — каже Шін. «Він не раз рятував нас, коли файли губилися або пошкоджувалися». Компанія також має більший захист та контроль над інтелектуальною власністю.

Зрештою, консоль адміністратора допомагає команді швидко адаптувати та видаляти персонал, а детальні журнали активності точно показують, хто отримував доступ до файлу, редагував його або видаляв. Системні сповіщення, такі як сповіщення про передачу великих файлів, допомагають ІТ-команді виявляти незвичайну активність і швидко реагувати.

Завдяки меншій кількості затримок та спрощенню робочих процесів, Darakwon розширив свої глобальні видавничі зусилля з більшою впевненістю та легкістю.