Передісторія

У агентстві, що розвивається, найбільшим уповільненням не завжди є сама робота. Це ті моменти між ними: посилання, впущене не в тому чаті, колода, яку ніхто не може знайти, і питання, на яке вже п'ять разів відповіли цього тижня. Коли все рухається швидко, ці крихітні затримки накопичуються та непомітно уповільнюють вас.

Саме в такому світі працюють Кейтлін Майнер, керівниця з персоналу й корпоративної культури, та Кім Сіркс, аналітикиня з покращення процесів, у Pathfinders Advertising. Агентство, що налічує 50 співробітників, спеціалізується на розробці стратегій брендів, креативних рішеннях, медіапроєктах та цифровій реалізації проєктів для регіональних і національних клієнтів.

Майнер очолює функцію управління персоналом та культури агентства, де ясність та послідовність безпосередньо формують досвід співробітників у міру масштабування компанії. Зіркс працює з операційної сторони, виявляючи вузькі місця та допомагаючи відновити роботу, коли проекти зупиняються.

Разом вони мали чітке уявлення про те, де працювало агентство (а де ні).

Виклик: швидкий розвиток, втрата зв'язку з тим, що важливо

Від адаптації нових співробітників до роботи з клієнтами – проблема була однаковою. Команди витрачали забагато часу на відстеження інформації.

Майнер почув цей відгук безпосередньо. «Мені постійно ставили запитання.» І це були б ті самі запитання від кількох співробітників».

Pathfinders роками використовували Dropbox для організації та доступу до своїх файлів. Від креативних матеріалів до вітальних пакетів – усе мало свій дім. Але з розвитком агентства Dropbox став не єдиним місцем, де зберігалася робота. Розмови відбувалися в Teams. Зворотній зв'язок отримувався електронною поштою. До колод прикріплювали нотатки. І ніхто не міг знайти те, що йому було потрібно, коли йому це було потрібно.

Інформація не бракувала. Воно було фрагментоване.

Рішення: одне місце для швидкого пошуку та розуміння

Керівництво почало шукати способи полегшити пошук інформації по всій компанії, не змінюючи принципів роботи. Коли вони дізналися про Dropbox Dash, то побачили рішення. Dash працюватиме з інструментами, які команди вже використовують, об’єднуючи контент, розмови та контекст в одному місці з можливістю пошуку.

«Ми [вже] використовуємо Dropbox для зберігання всього, що робимо». «Dash [допомагає нам] знаходити всі необхідні результати», – каже Сіркс.

Об’єднуючи такі інструменти, як Dropbox, Microsoft Teams та інші робочі програми, Dash створює централізовану функцію пошуку на базі штучного інтелекту в екосистемі Pathfinders. Замість того, щоб запам'ятовувати, де щось знаходиться, співробітники можуть виконати один пошук і отримати результати з усіх своїх файлів, потоків обговорень і документів. І кожен запит залежить від дозволів, тому вони бачать лише те, до чого мають дозвіл.

Для Майнера це означає менше повторних запитів. «[Тепер я] питаю: «Ви вже це розгромили?» — каже вона. «Це допомагає людям самостійно шукати [відповіді], водночас гарантуючи, що співробітники відчувають підтримку».

Dash також підсумовує документи та швидко виводить ключові деталі, допомагаючи командам орієнтуватися без відкриття та сканування кількох файлів. Замість того, щоб копатися в темах і папках, вони знаходять потрібний контент за лічені секунди.

Результати: 750 годин відновлено — і кожен може знайти те, що йому потрібно

Сіркс побачив цінність Dash під час сеансу «занурення» для нового клієнта. «Зазвичай нам потрібно було близько тижня, щоб перетворити цей день на зручне командне завантаження», – каже вона. Завдяки Dash команда зібрала ключові висновки в годинний брифінг і почала виконувати їх наступного дня.

Майнер спостерігає аналогічні успіхи в управлінні ефективністю. Навчаючи співробітників, як проводити огляд управління ефективністю (PMR), вона використовувала функцію чату в Dash, щоб допомогти їм писати відгуки власним голосом. «Протягом шестимісячного циклу [команда] може зберігати чат і додавати перемоги в міру їх виникнення», — каже Майнер. «Зрештою, у вас є повністю інтегрована PMR, готова до роботи».

В обох випадках Dash означав менше часу на обробку контексту та більше часу на його застосування.

Майнер підрахував вплив на всю компанію. Творці кажуть, що вони заощаджують від п'яти до шести годин на тиждень. Керівники операцій отримують час для швидшего вирішення проблем. Відділ кадрів отримує менше повторних запитань, не відмовляючись від підтримки. «Dash насправді заощаджував, мабуть, дві-три години на тиждень», — каже вона. «Якщо порахувати, то виходить 750 годин на рік на людину».

А щойно команди перестануть ганятися за посиланнями та відповідями, вони зможуть повернути цей час до того, що Pathfinders називають «інвестиційною роботою»: навчання, вдосконалення процесів та зміцнення культури.

«Dash дає нам більше часу, який ми можемо проводити одне з одним», — каже Сіркс, — «та інвестувати в бізнес і в себе».