Як поліпшений захист файлів і доступ до них спрощує співпрацю з клієнтами

Проблема: витік даних свідчить про потребу в додатковому захисті файлів

Заснована в 1984 році, компанія The Shopping Center Group (TSCG) є найбільшою приватною компанією в галузі комерційної нерухомості, що спеціалізується на роздрібній торгівлі та ресторанній діяльності. Залишаючись вірними роздрібній торгівлі, вони налагодили міцні, тривалі відносини з відомими роздрібними торговцями. Їхня зосередженість на роздрібній торгівлі та спрямованість на студентів з їхніми торговими приміщеннями дозволяє їм уникати відволікань, водночас забезпечуючи чітке розуміння проблем, з якими стикаються їхні клієнти.

Для TSCG безпека та захист інформації клієнта є життєво важливими. Окрім захисту фінансових даних, стратегічна інформація може призвести до катастрофічних наслідків у разі потрапляння до чужих рук. Наприклад, великий роздрібний торговець зацікавлений у виході на певний ринок. Зрозуміло, що багато хто хотів би отримати цю інформацію заздалегідь.

Після інциденту в системі безпеки, з яким зіткнувся один із багаторічних партнерів TSCG, команда усвідомила важливість переходу до нового постачальника послуг і провела ретельний аналіз своїх методів зберігання файлів.

Через особливості роботи TSCG не все зберігається всередині компанії. Великою кількістю власноруч створеної інформації TSCG доводиться ділитися з клієнтами. Процес надання спільного доступу був складним: команда мала звернутися до свого ІТ‑партнера, який допоміг налаштувати спільну папку, і ці папки були централізовано розміщені в традиційній системі зберігання файлів.
Їм хотілося кращого, і вони звернулися з цією проблемою до кількох постачальників керованих послуг (MSP), щоб мати можливість вибрати найкраще рішення.

Рішення: безпечне хмарне сховище, що забезпечує зручний обмін даними та доступ до них

Під час розмов TSCG з потенційними постачальниками керованих послуг (MSP) вони обговорювали свої занепокоєння та виклики, пов'язані з безпекою, зберіганням та обміном файлами. Протягом цих обговорень Dropbox вийшов на перший план, оскільки вони розуміли цінність безпеки й мали системи, які захищали інформацію, забезпечуючи легкий доступ до неї потрібним людям. Для Брайана Чендлера, старшого віце‑президента та керівного директора з інновацій і технологій у компанії TSCG, також було важливо, щоб вони могли скористатися досвідом роботи Dropbox з іншими клієнтами та отримати гарантії захисту їхньої інформації. Коли клієнти запитують: «Що ви робите, щоб захистити нас?», TSGC може поділитися заходами від Dropbox. «Це допомагає побудувати довіру в цих відносинах», — пояснює Чендлер.

Dropbox став центральним механізмом обміну файлами в TSCG; всі 300 співробітників TSCG мають доступ до Dropbox. Платформа встановлюється на портативні комп’ютери всіх нових користувачів, тож усі документи, завантаження та зображення потрапляють до Dropbox. Агенти TSCG також можуть входити до Dropbox зі своїх мобільних пристроїв, перебуваючи в дорозі. А оскільки Dropbox синхронізує файли на всіх пристроях, кожен співробітник працює з останніми версіями файлів. «Він позбавляє зайвих занепокоєнь щодо місцезнаходження документів. Ви просто зберігаєте їх, і матимете до них доступ із будь‑якої точки світу», — говорить Чендлер. Агенти працюють над складними угодами зі складними документами; і тепер, завдяки Інтернету, вони мають доступ до потрібних їм файлів. Подібна мобільність і гнучкість також дозволила TSCG перейти на гібридну модель роботи.

Окрім безпечного зберігання файлів, функції Dropbox спрощують співпрацю між агентами TSCG та їхніми клієнтами. Наприклад, надання спільного доступу до файлів дозволяє TSCG створювати віртуальні простори для всього масиву інформації своїх клієнтів, а потім просто надсилати їм посилання з метою надати доступ і забезпечити роботу з одними й тими ж даними. «Це було дуже добре сприйнято не лише нашими агентами, але й клієнтами», — каже Чендлер. Процес поглинання вимагає масштабної комплексної перевірки, і нещодавня транзакція включала багато угод між компанією та різними постачальниками щодо передплат і договорів. Укладення таких угод вимагає тривалого спілкування, зазвичай електронною поштою. Чендлер скористався можливістю запиту файлів у Dropbox, що дозволило іншій стороні ділитися матеріалами у створеному ним просторі.

«Це позбавляє необхідності обмінюватися численними електронними листами в обидві боки», — пояснює Чендлер. — Замість того, щоб захаращувати мої «Вхідні», клієнт може просто передати файл туди, де ми обидва мали би до нього доступ. Це був набагато більш впорядкований процес. Коли ви переміщуєте таку значну кількість файлів, це допомагає уникнути проблеми з помилково не надісланими файлами». TSCG також покладається на можливість стеження за певними папками. Користувачі можуть отримувати сповіщення щоразу, коли хтось додає щось нове до простору. «Функція "Підписатися на папку" — це прихований скарб всередині Dropbox, вона має величезний потенціал, — вважає Чендлер. — Я передаю до папки бюлетені, статті та інші корисні ресурси. Кожен, для кого це ресурси корисні, може підписатися на папку та отримувати сповіщення, коли я додаватиму новий вміст».

Dropbox також добре працює з рештою технічного стосу TSCG, який включає програми, як‑от інструмент керування проєктами monday.com і менеджер відстеження ресурсів і вмісту Airtable. «Це працює бездоганно. Я можу просто натиснути дві кнопки й затягнути в ці програми будь‑який файл із Dropbox», — каже Чендлер. Інтеграційні можливості Dropbox також забезпечують масштабованість, якою TSCG сподівається скористатися найближчим часом. «Безумовно, у нас з'являється все більше можливостей для розширення взаємодії між програмами, якими ми користуємося щодня, і Dropbox».