Що таке DMAIC?
Іноді у діловому світі ми чуємо жаргон, який входить в одне вухо і виходить в інше. «DMAIC» (вимовляється «ду-мей-ік») – гарний приклад. Особливо через те, наскільки потужним може бути DMAIC для покращення ваших робочих зусиль.
Коротко кажучи, «DMAIC» — це підхід до вирішення проблем на основі даних, що включає поступове вдосконалення та оптимізацію продуктів, дизайну та процесів.
Що означає абревіатура DMAIC?
Простіше кажучи, ця абревіатура розшифровується як «Визначити, Виміряти, Аналізувати, Вдосконалити та Контролювати».
Інженер Motorola Білл Сміт створив DMAIC у 1980-х як частину методології шести сигм, яка спирається на вимірювання та аналіз, щоб зробити операції максимально ефективними. Яка мета? Удосконалення процесу.
Які різні фази процесу DMAIC?
Сміт розробив п'ять взаємопов'язаних кроків або «фаз» DMAIC таким чином, щоб вони мали кумулятивний ефект: спирайтеся на інформацію та дані, отримані на попередніх етапах, та повторюйте свої відкриття.
Визначити
Фаза «Визначення» DMAIC встановлює, у чому полягає проблема та що потрібно для її вирішення. Звучить очевидно, але ця частина процесу — визначення проблеми, мети та обсягу, необхідного для її досягнення — є вирішальною.
Здійснивши визначення, ви дізнаєтесь, які елементи мають вирішальне значення для якості, або «CTQ». Керівники команд і менеджери проєктів зазвичай розробляють діаграму SIPOC (SIPOC розшифровується як «Постачальники»; «Входи»; «Процес»; «Виходи»; «Клієнти») для своєї команди або статутного документа проєкту.
Вимірювання
Розумієте проблему? Чудово! Давайте окреслимо, як ви збираєтеся вимірювати і спостерігати зміни, які ви робите для її вирішення. Мета фази «Вимірювання» DMAIC полягає в тому, щоб:
- встановити ефективність вашого існуючого процесу
- визначте, які дані ви будете аналізувати
Звідти ви можете використовувати план збору даних для моніторингу своєї ефективності під час внесення змін та порівняння результатів наприкінці проєкту.
Аналіз
Тепер у вас має бути базова база даних, яку ви можете використовувати для початку прийняття рішень, пов'язаних з процесом. Вітаємо! Ласкаво просимо до етапу аналізу процесу DMAIC, де ви вивчаєте ці дані.
Ви та ваша команда створите поточну карту процесу, використовуючи дані, щоб зрозуміти, де почалися проблеми у вашому існуючому процесі.
Також немає потреби використовувати один зі складних інструментів «шести сигм»: діаграми «риб’яча кістка» та діаграми Парето є цілком достатніми, поширеними методами для проведення аналізу першопричин.
Щойно ви визначили кілька основних причин, залучіть свою команду, щоб визначити, в якому напрямку має рухатися процес DMAIC.
Покращити
Настав час почати фактично вдосконалювати процеси. На етапі «Удосконалення» ви з командою маєте знайти креативні рішення, які можна впровадити й виміряти. Мозковий штурм та проведення ефективних зустрічей є критично важливими. Щойно у вас з’являться рішення, необхідно протестувати їх, забезпечити безвідмовність, а потім упровадити. Для цього зазвичай використовують цикл «планування-виконання-перевірка-дія» (PDCA), який поєднують з аналізом видів і наслідків відмов (FMEA), щоб передбачити можливі проблеми. Нарешті, створіть детальний план впровадження, щоб керувати тим, як виправити наявні проблеми процесу.
Керування
Останній крок у DMAIC має допомогти вам перевірити та підтримувати успіх вашого рішення. На етапі контролю DMAIC ваша команда створює — як ви вже здогадалися — план контролю. Це допомагає вашій команді постійно переоцінювати вплив впроваджених змін у процесах.
Ви маєте створити план реагування на випадок, якщо продуктивність знову почне падати. Можливість озирнутися назад на те, як ви провели удосконалення та які рішення ви ухвалили, може стати безцінним. У ці моменти надзвичайно важливо мати належну документацію та систему контролю версій для процесу вдосконалення.
Порада: якщо ви вже чули про DMAIC, можливо, ви чули про інший початковий крок, відомий як фаза розпізнавання. Це незначна семантична відмінність — вони по суті ідентичні.
PDCA проти DMAIC проти DMADV: у чому різниця?
DMAIC та DMADV – це методології Six Sigma – підходу до покращення процесів на основі даних.
DMADV розшифровується як Визначення, Вимірювання, Аналіз, Проектування та Перевірка. У той час як DMAIC використовується для покращення існуючих процесів, DMADV використовується для розробки нового процесу.
Тим часом, PDCA (Плануй, Виконуй, Перевіряй, Діяй) – це більш загальний підхід до управління, орієнтований на постійне вдосконалення.
Які переваги та недоліки підходу DMAIC?
У промисловості впровадження Six Sigma та DMAIC допомогло просунути підхід до бережливого виробництва з метою усунення відходів, дефектів та перевиробництва.
Виробники виявили, що чим більше стандартних відхилень було між їхніми середніми та прийнятними межами якості, тим менша ймовірність перевищення цих меж. Таким чином, шість сигм — або шість стандартних відхилень — стали золотим стандартом у визначенні лімітів виробництва. Як? Допомагаючи зменшити кількість дефектів та покращити процеси.
Такий статистичний підхід до виявлення та вирішення першопричин проблем був життєво важливим для покращення виробництва у 90-х та 2000-х роках. Інші методології, такі як Кайдзен, також відіграли велику роль.
Переваги DMAIC
Незалежно від того, працюєте ви на виробництві чи ні, основною перевагою DMAIC є те, що він неймовірно суворий. Експерименти з розв’язання проблем із новими процесами часто можуть не дати однозначних відповідей щодо того, що змінилося. Використовуючи DMAIC, ви маєте кращу можливість оцінювати та вимірювати прогрес за допомогою даних.
Завдяки стандартизованій 5-етапній структурі DMAIC кожен учасник буде в курсі того, що відбувається на кожному етапі процес. Створивши документацію, в якій узагальнюються всі рішення та досягнутий прогрес, щоб безпроблемно переходити від етапу до етапу. А маючи точно визначений процес, ви зможете допомогти командам зрозуміти їхні поточні цілі.
Його шанувальники люблять, що DMAIC є ітеративним та безперервним: етап контролю процесу вимагає, щоб власники процесів продовжували контролювати вплив оптимізації. З урахуванням цього плану моніторингу даних, ваші нові дані процесу природно формують базову лінію для нового етапу вимірювання. Методологія DMAIC здатна постійно виявляти проблеми або вплив на бізнес-процеси, а також пропонує спосіб негайного вирішення цих проблем.
Недоліки DMAIC
Структуровані, ретельні аспекти DMAIC є частиною його привабливості. Однак це означає, що його дотримання може бути тривалим, трудомістким та ресурсомістким процесом. Не ідеально, якщо ви невелика маркетингова команда, яка жонглює кількома проектами, або стартап, якому потрібно швидко рухатися, щоб виконати роботу.
Це частина проблеми DMAIC загалом — він погано працює в ситуаціях, що вимагають гнучкості чи динамічності. І це не повинно бути так: DMAIC — це жорсткий процес, розроблений для поступового вдосконалення процесів, а не для швидких проривів. Це може означати, що інновації пригнічуються, оскільки вони не «відповідають» поступовому підходу.
Останнім недоліком DMAIC є його залежність від даних. Для успіху процесу збір та аналіз даних є критично важливими. Ненавмисний збір неякісних даних може призвести до неправильних висновків та неефективних рішень. І жоден бізнес не хоче витрачати час, гроші та значні зусилля на пошук необґрунтованого рішення.
Коли треба використовувати DMAIC?
DMAIC вимагає згуртування команди та часу для розуміння. Керівнику варто запитати: «Який процес або команда отримає найбільшу користь від DMAIC?»
Майте на увазі, що це не обов’язково правильний варіант для вашої проблеми, галузі та організаційної культури. Якщо проблему з робочим процесом можна ідентифікувати та є просте рішення, підкріплене переконливими даними, тоді повний процес DMAIC може не знадобитися.
Коли проблема процесу складніша або становить високий ризик, наприклад, коли ви не можете дозволити собі зниження продуктивності, DMAIC може бути розумною тактикою. Навіть якщо це потребує більшого бюджету, ніж ви хотіли б, цей процес – за належного впровадження – має дати результати.
Як підтримати процес DMAIC
Перша спроба реалізувати проект DMAIC може бути складною, особливо якщо у вашій організації є серйозні проблеми. У чому ключ до того, щоб це спрацювало? Співпраця та чітке спілкування. Ось тут і з'являється Dropbox.
Як Dropbox може підтримувати методологію DMAIC
Почніть зі створення документа Dropbox Paper, щоб детально описати свої думки й висновки як команди в єдиному місці.
Визначте свою проблему, окресліть, як ви будете її вимірювати, і попросіть кожного члена команди внести свої висновки до документа для групового аналізу. Разом ви можете співпрацювати над цим живим, актуальним документом та знаходити способи поступового покращення процесу вирішення проблеми.
Ви навіть можете завершити проєкт, детально розробивши план колективного контролю та план реагування на випадок, якщо процес знову збоїться в майбутньому.
Від початку й до кінця Dropbox Paper дозволяє розмістити весь проєкт DMAIC у єдиному спільному документі. Крім того, завдяки хмарі ним можна поділитися з будь-ким, кому потрібно, і можна отримувати до нього доступ звідусіль.
Найкраще те, що це лише невелика частина того, як Dropbox може допомогти вам спільно працювати зі своєю командою, легко обмінюватися файлами й виконувати роботу. Ознайомтеся з нашими тарифними планами, щоб дізнатися більше.
