Фриланс — це мрія багатьох людей, але, відверто кажучи, керування рахунками може виявитися справжнім кошмаром. Це схоже на нескінченну гру у фінансовий тетріс, коли намагаєшся звести до купи всі ці цифри та дати виплат. І не забуваймо про «радість» ганятися за клієнтами через прострочені платежі.
Однак, за допомогою правильних інструментів та стратегій, ви можете спростити процес та отримати оплату швидше. У цій статті ми поділимося п’ятьма порадами щодо управління рахунками-фактурами, які допоможуть вам залишатися організованими та повернутися до того, що ви вмієте найкраще — справляти враження на клієнтів та розвивати свій бізнес.
Чому керування рахунками є важливим?
Ефективний процес керування рахунками допомагає вам і вашим клієнтам під час обробки та сплати рахунків уникнути помилок, які можуть дорого коштувати. У випадках з отриманням оплати за товари чи послуги це допоможе уникнути затримок, викликаних людськими помилками при введенні даних. Як наслідок, безперешкодний і вільний процес виставлення рахунків сприятиме встановленню позитивних стосунків із вашими клієнтами.
Оснащене відповідними інструментами, управління рахунками-фактурами також може допомогти вам керувати грошовими потоками та запасами, а також прогнозувати ваші фінансові показники та зростання.
Ефективне керування рахунками
Ось п'ять порад, які допоможуть ефективно керувати рахунками:
1. Виберіть найкраще програмне забезпечення для вас
Першим кроком до ефективного керування рахунками є вибір найкращого програмного забезпечення. Деякі клієнти вважатимуть за краще надсилання рахунків у форматі Word, Google Doc або PDF, щоб мати змогу передавати їх для подальшої обробки безпосередньо до власної системи керування рахунками.
Однак, щоб спростити процес для всіх, зверніть увагу на програмне забезпечення, яке дозволяє створювати, керувати та надсилати рахунки-фактури з одного місця.
Dropbox надає централізоване місце для зберігання всіх рахунків-фактур, що спрощує доступ до них, керування ними та обмін ними з будь-якого пристрою та з будь-якого місця. Це усуває потребу у фізичному сховищі, такому як паперові файли або локальне комп’ютерне сховище, яке може бути схильним до втрати або пошкодження.
А якщо ви шукаєте спосіб підключити свої файли до програмного забезпечення для виставлення рахунків або управління проектами, Dropbox інтегрується з низкою інструментів, таких як ActiveCollab та Xero Tax.
2. Зробіть так, щоб вашим клієнтам було легко вам платити
Немає нічого гіршого, ніж несподіваний для клієнта рахунок. Тому важливо якомога раніше домовитися з клієнтом щодо умов оплати, краще за все, ще до початку роботи. Таким чином, ви можете чітко вказати, якій формі оплати віддаєте перевагу, щоб у клієнта не виникало питань, коли настане відповідний час.
Простий процес оплати вигідний для всіх — клієнти можуть позбавити себе деяких трудомістких завдань, пов’язаних з обробкою рахунків-фактур, а ви можете покращити свій грошовий потік, отримуючи платежі швидше.
Електронні способи оплати, як‑от Stripe і PayPal, є більш безпечними, ніж традиційні готівкові розрахунки. І це набагато швидше, ніж обслуговування банківських переказів через Інтернет.
3. Автоматизація процесу
Інструмент керування цифровими рахунками допоможе уникнути багатьох потенційних помилок, які часто трапляються при роботі з паперовими рахунками. Рахунки можна надіслати клієнту безпосередньо зі свого інструменту для виставлення рахунків, уникаючи ризику загубити їх на пошті.
Якщо вам потрібно зібрати підписи для ваших рахунків-фактур, такий інструмент, як Dropbox Sign, може допомогти вам пришвидшити це, автоматизувавши значну частину процесу. Ви можете створювати шаблони багаторазового використання та попередньо заповнені форми, які можна налаштовувати та надсилати клієнтам для електронного підпису. Ви отримуватимете сповіщення електронною поштою, коли ваш клієнт переглядатиме, відкриватиме або підписуватиме ваш рахунок-фактуру.
4. Заощадьте час за допомогою користувацьких шаблонів
Якщо потрібно виставляти клієнтам рахунки на регулярні платежі або за регулярні проєктні роботи, у такому випадку шаблон заощадить вам купу часу й зусиль.
Таким чином, та сама інформація, яку ви б вводили вручну знову і знову, буде попередньо заповнена. Додавання логотипу вашого бренду та налаштування стилю ваших шаблонів також гарантує, що ваші рахунки-фактури будуть більш впізнаваними для клієнтів.
Якщо вам не потрібні підписи на рахунках-фактурах, Dropbox дозволяє легко редагувати PDF-документи, тож ви можете створювати нові рахунки-фактури з шаблону за кілька кліків. Контроль версій дозволяє відстежувати зміни в рахунках-фактурах, що може бути корисним для аудиту. Потім ви можете поділитися цими файлами за допомогою простого посилання, і клієнти, постачальники чи інші зацікавлені сторони зможуть отримати до них доступ, навіть якщо у них немає облікового запису Dropbox.
5. Майте план щодо неоплачених рахунків-фактур
Багато хто з фрілансерів підтвердить, що прострочені та неоплачені рахунки, на жаль, є звичним явищем. Це може бути наслідком різних факторів: рахунки не доставляються відповідним особам або відділам, клієнти просто надто зайняті й не мають часу на обробку тощо.
Через це важливо мати порядок дій на випадок несплати. До підсумків можна віднести:
- обумовлення в договорі з клієнтом будь-якої плати за прострочення чи нарахування відсотків;
- вимогу оплати одразу після отримання, тобто клієнт повинен здійснити оплату, щойно отримає рахунок;
- призначення розумного терміну оплати, щоб клієнту не потрібно було поспішати;
- Планування нагадувань, які будуть надсилатися клієнту електронною поштою, якщо ваш рахунок випадково загубився в електронних листах вашого клієнта
- Наприклад, за сім днів до дати платежу, у саму дату платежу та через сім днів після дати платежу
Керування рахунками за допомогою Dropbox
Якщо ви не використовуєте програмне забезпечення для виставлення рахунків, а створюєте їх вручну як документи, Dropbox може стати зручним способом зберігання, упорядкування та обміну рахунками.
Завантажуйте рахунки-фактури до свого облікового запису Dropbox та миттєво синхронізуйте їх з вашими пристроями. Потім просто діліться документами безпосередньо зі свого хмарного сховища кількома кліками.
Спрощене керування рахунками
Прискорте процес створення, налаштування та надсилання рахунків за допомогою Dropbox.
Dropbox слугує централізованим центром для зберігання, редагування та обміну вашими рахунками-фактурами, щоб ви могли бути організованими та контролювати свої фінанси.
