Коли нам потрібно щось зробити в умовах стислих термінів виконання та великого навантаження, часто останньою річчю, про яку ми думаємо, залишається керування проєктами. Але відсутність пріоритетності в робочих завданнях може негативно позначитися на вашій ефективності й навіть зірвати весь проєкт.
Щоб уникнути цього, вам потрібно розробити систему керування часом і визначення пріоритетів завдань. Надійна стратегія визначення пріоритетів робочих завдань може допомогти вам залишатися зосередженими й долати шум постійних відволікаючих факторів.
Перш ніж ми розглянемо деякі практичні способи визначення пріоритетності завдань, згадаймо насамперед, чому це так важливо.
Чому важливо визначати пріоритети в робочих завданнях?
У сучасному напруженому світі іноді виникає спокуса виконувати кілька пунктів із власного списку завдань одночасно. Але навіть рішення, із чого почати, може виявитися непереборною перешкодою?
Коли ви не визначаєте пріоритети завдань, ви можете вважати, що простіше спочатку виконати прості або нетермінові завдання. Але насправді, виконання швидких завдань спочатку може дати вам хибне відчуття прогресу. А коли настане час виконувати важливі або термінові завдання, ви вже будете виснажені.
Контролювати своє робоче навантаження стає важко, коли ви працюєте над неправильними речами в неправильний час. Може здаватися, що ви продуктивні, виконуючи безліч дрібних завдань, але насправді це може негативно вплинути на вашу ефективність. Вам може знадобитися більше часу на виконання проєкту, оскільки ви неправильно розставили пріоритети у своїх завданнях.
5 порад щодо визначення пріоритетів на роботі
Ніхто не любить пропущені дедлайни. Ось чому визначення пріоритетів робочих завдань є критично важливим — це допомагає вам залишатися зосередженим, ефективно керувати своїм часом і зрештою виконувати свою роботу найкращим чином.
Розгляньмо п'ять дієвих методів визначення пріоритетності завдань.
1. Визначити, що є важливим, а що — терміновим
Важливими є завдання, які обов'язково мають бути у вашому списку поточних справ, оскільки вони відповідають довгостроковим цілям або стратегії вашого проєкту, але не залежать від часу. Це можуть бути необхідні повсякденні завдання або завдання з терміном виконання наприкінці плану виконання проєкту.
Термінові завдання, з іншого боку, — це ті, які потребують негайної уваги. Ви не можете дозволити собі пропустити їх, оскільки невирішення цих питань одразу може мати негайні негативні наслідки для проєкту чи вашої команди.
Відрізняти важливі завдання від невідкладних є першим кроком до визначення пріоритетів у вашій роботі. Щойно ви усвідомите, над якими завданнями вам слід працювати насамперед, ви можете почати впроваджувати належні засоби й методи, що допоможуть вам зосередитися.
2. Не виконувати кілька завдань одночасно
Нагромадження в розкладі занадто великої кількості протилежних пріоритетів і складних завдань — це прямий шлях до емоційного виснаження. Зосереджуйтеся на одному завданні за раз, щоб можна було приділити йому всю свою увагу. Ви будете вдячні собі згодом, коли перевірите свою роботу, і вам доведеться вносити менше змін!
Це простий та ефективний метод підвищення ефективності. Коли на роботі у нас конкуруючі пріоритети, багато хто з нас відчуває потребу тримати сотні вкладок відкритими у своїх браузерах, щоб переконатися, що у нас є все, що нам може знадобитися, напоготові, про всяк випадок.
Натомість, подумайте про об’єднання файлів проєкту, посилань, електронних листів та іншого контенту в групи, до яких ви зможете повернутися, коли вони вам знадобляться.
У Dropbox Dash ми називаємо це «стосами», які використовують штучний інтелект, щоб зберігати ваш контент — з усіх ваших програм і браузера — в одному розташуванні. Стоси далі використовують штучний інтелект, щоб упорядковувати ваші справи й ваш контент, щоб ви могли більше зосередитися на тому, «що» ви виконуєте та «як» ви виконуєте свою важливу роботу, а менше на тому, «де» ви її виконуєте.
3. Складіть розклад і дотримуйтеся його
Чіткий розклад допоможе ефективно планувати, керувати та розподіляти свій час. Він слугує планом дій, орієнтиром, що визначає, які завдання потрібно виконати до кінця дня, тижня чи місяця.
Централізований інструмент на базі штучного інтелекту, як-от Dropbox Dash, може допомогти вам вести робочий день на одній центральній сторінці. Від того, які зустрічі відвідувати, які файли вам знадобляться, до того, яким проєктам надати пріоритет —ви знайдете все це на одній окремій вкладці.
Використання можливостей штучного інтелекту позбавляє від виснажливого ручного процесу перегляду численних календарів, переліків справ і нагадувань для складання розкладу. Усе це бездоганно інтегровано в одну централізовану платформу, яка надає персоналізовані рекомендації відповідно до вашого робочого процесу.
4. Створіть систему визначення пріоритетів для всієї команди
Ваша робота не відбувається у вакуумі. Якщо ваша команда цінує співпрацю, упровадження чіткої системи визначення пріоритетів допоможе вам уникнути проблем, пов'язаних із непорозуміннями щодо термінів виконання, обсягів робіт і призначених завдань.
Коли ви визначаєте пріоритети проектної роботи в команді, ви можете призначати завдання між членами команди залежно від того, хто має відповідний час, контекст та досвід. Таким чином, ви можете зосередити свою увагу на тих термінових і важливих завданнях, які потребують негайного виконання.
5. Керуйте факторами, що відволікають
Іноді здається, що для пошуку простого файлу або фрагмента інформації потрібно перестрибувати комп'ютером або браузером і сканувати численні програми, вкладки та інструменти. Але одночасне залучення такої кількості засобів може легко відволікти від виконання поставленого завдання. А як щодо того, щоб відповісти на швидкий спеціальний запит колеги або перевірити особисту електронну пошту?
Замість того, щоб перемикатися між програмами й потрапляти в пастку прокрастинації, заощадьте час і позбудьтеся відволікаючих факторів за допомогою універсального інструмента пошуку, який допоможе вам знайти будь-що завдяки одному рядку пошуку.
Не лише заощаджувати час, а витрачати його з користю
Dropbox взаємодіє з інструментами, якими ви користуєтеся щодня, і надає можливість скоротити кількість непотрібної роботи й зосередитися на творчих ідеях.
Мінімізуйте час на одноманітні завдання адміністрування та повсякденну діяльність; натомість зосередьте свою творчу енергію на тому, що дійсно має значення, щоб працювати не завзятіше, а розумніше.
