Зв’язок із персоналом являє собою обмін інформацією між командами відділу кадрів і всіма іншими — новими співробітниками, кандидатами на роботу й іншими зацікавленими сторонами. При цьому важливі деталі повинні передаватися безперебійно, координуючи взаємодію людей.
Він охоплює величезну кількість інформації з різних джерел. Через це іноді може бути трохи хаотично, не кажучи вже про заплутаність, особливо коли йдеться про політики та оновлення загальнокорпоративного рівня.
Ось чому вам потрібен чіткий, ефективний та практичний план комунікації з питань персоналу. Це може забезпечити своєчасну та ефективну передачу ключових повідомлень від відділу кадрів до співробітників.
Давайте розглянемо, чому вашій команді HR потрібна комунікаційна стратегія та як налагодити та запустити цей робочий процес.
Переваги стратегії комунікації з управління персоналом
Ефективна стратегія комунікації у сфері управління персоналом може допомогти покращити залученість співробітників та зміцнити довіру. Це надає організаціям низку переваг, зокрема:
З'єднання
Ефективна комунікація між відділом кадрів та іншими відділами або співробітниками може мати вирішальне значення для підтримки позитивної культури компанії. Це допомагає всім відчувати себе залученими та поінформованими про те, що відбувається з точки зору політики, ініціатив та бізнес-цілей компанії.
Коли відділ кадрів практикує гарну комунікацію з іншими відділами, це гарантує, що всі мають однакове розуміння ситуації та працюють над досягненням однакових цілей.
Довіра
Чітка комунікація демонструє автентичність і допомагає побудувати справжній зв'язок між відділом кадрів та співробітниками. Ваші колеги почуватимуться цінними як члени вашої організації, якщо ви будете тримати їх у курсі подій та наголошуватимете на емпатії у вашому внутрішньому спілкуванні.
Встановлення прозорого двостороннього процесу комунікації, в якому працівники можуть довіряти своїй команді HR, може сприяти глибшому відчуттю приналежності, що, своєю чергою, підвищує задоволеність та утримання працівників.
Послідовність
Стратегія дозволяє вам створити та підтримувати послідовний тон голосу та бренд, які співробітники можуть впізнати та якому довіряти. Від процесу адаптації нових співробітників до процесу звільнення тих, хто звільняється, ключовим фактором є послідовність.
Графік своєчасного та належного повідомлення про внутрішні оголошення та новини компанії дозволяє уникнути потенційних непорозумінь та розчарувань.
Удосконалення
Ефективна комунікаційна стратегія, яка допомагає співробітникам розуміти зміни та прогрес у всій компанії, може зменшити ризик внутрішніх конфліктів між членами команди або відділами.
Ви також можете скористатися цим як можливістю зібрати відгуки від своїх колег про те, як ви можете покращити роботу та що вони хочуть бачити для кращого досвіду співробітників.
Як створити комунікаційну стратегію HR
Щоб створити ефективну стратегію комунікації з управління персоналом, розгляньте такі кроки:
Речі, які слід врахувати
Перш ніж розробляти комунікаційну стратегію, фахівці з управління персоналом повинні враховувати низку факторів, зокрема:
- Типи комунікації, що використовуються у вашій організації
- Висхідна комунікація— інформація передається знизу вгору від співробітників до керівництва та відділу кадрів
- Низхідна комунікація— інформація передається вниз від відділу кадрів та керівництва до співробітників
- Міжфункціональні комунікації— інформація вільно передається між різними відділами, руйнуючи розрізненість між командами
- Різні канали, які ваша організація використовує для забезпечення цього зв'язку
- Електронна пошта
- Інтрамережа компанії
- Інструменти для комунікації зі співробітниками, такі як Slack або Zoom
- Програми або платформи, які ви використовуєте для керування матеріалами співробітників і їх надсилання, як-от Dropbox Sign або DocSend
- Загальнокорпоративні збори або збори для всіх членів ради директорів
1. Визначте свої цілі
Врахуйте мету вашого спілкування та чого ви хочете за його допомогою досягти. Ви намагаєтеся:
- Покращити продуктивність?
- Зробити життя простішим або зручнішим для працівників?
- Формувати усвідомлення чогось?
- Вимагати чи заохочувати до дії?
- Консультувати співробітників чи вдосконалювати ідеї?
- Надихати та залучати?
Якщо вам бракує ідей, зберіть відгуки від співробітників, щоб зрозуміти, що їм подобається, а що ні щодо поточної стратегії внутрішньої комунікації. Або ж ви можете використовувати аналітичні функції, такі як «Надсилати та відстежувати» Dropbox, щоб отримати уявлення про повідомлення й матеріали, з якими співробітники взаємодіють найбільше.
2. Удосконалюйте свій робочий процес
Жодна комунікаційна стратегія не може працювати без плану дій. У рамках цього врахуйте:
- Хто буде відповідальним за його створення та розповсюдження
- Цільова аудиторія та канали або платформи, що використовуються для її охоплення
- Коли комунікації будуть доставлені, щоб максимізувати їх вплив
- Будь-які подальші дії, що дозволяють розробити стратегію та забезпечують швидке реагування на відгуки чи відповіді співробітників
Dropbox надає просте, централізоване місце для керування вашим робочим процесом управління персоналом. Від проєктних планів до обміну матеріалами для адаптації співробітників, Dropbox пропонує комплексний набір інструментів і функцій для оптимізації комунікації з персоналом.
3. Підготуйте свій контент та розробіть графік
Гарною ідеєю буде створити шаблони для повторюваного контенту, такого як листи з пропозиціями щодо роботи, плани адаптації співробітників або оновлення політик, щоб прискорити й спростити надсилання повідомлень, підтримуючи узгоджений вигляд документів і темп розсилки. Кожен контент повинен мати визначену аудиторію та терміни або графік доставки.
Ви також можете використовувати аналітику залученості з функції «Надіслати та відстежувати», яка допоможе вам налагодити ефективну комунікацію зі своїми співробітниками. Замість того, щоб надсилати повідомлення у невідповідні моменти, ви можете доставляти їх саме тоді, коли співробітники найактивніші на вибраній вами платформі чи каналі.
4. Оцінка та покращення
Слідкуйте за ефективністю своєї стратегії, щоб оцінити її ефективність та внести відповідні корективи.
Для цього ви можете провести аудит і переглянути такі показники, як коефіцієнти відкриття документів, кліки та відгуки співробітників під час оцінювання. Вам потрібно буде розглянути низку різних показників, щоб отримати повне уявлення про те, як ваша стратегія сприймається її аудиторією.
Зв'язуйтесь, співпрацюйте та спілкуйтеся — все в одному місці
Погана комунікація між відділом кадрів та співробітниками – це вірний шлях до зриву успіху організації. Розробка та підтримка плану комунікації з питань персоналу є важливими для зміцнення довіри співробітників та створення позитивного робочого середовища, де кожен відчуває себе почутим.
Dropbox має всі інструменти, необхідні фахівцям з управління персоналом для розробки й впровадження ефективної комунікаційної стратегії — від співпраці з колегами над новими ідеями до централізованого місця для всього вашого контенту.
