Що таке «планування-виконання-перевірка-дія» (PDCA)?

Що таке PDCA?

Подібно до японської концепції «кайдзен», PDCA — це простий покроковий підхід до вирішення проблем і оптимізації процесів.

Цей ітеративний метод полягає в тестуванні рішень, аналізі результатів і постійному вдосконаленні. Компанії та організації можуть використовувати його для систематичного аналізу та покращення своїх процесів для підвищення ефективності, якості та загальної продуктивності. 

Що означає PDCA?

PDCA означає «планування-виконання-перевірка-дія». Придуманий У. Едвардсом Демінгом (відомим як «батько сучасного контролю якості»). Ця стратегія включає чотири етапи — планування, виконання, перевірка, діяння — кожен з яких має вирішальне значення для сприяння сталому розвитку організації:

• План: визначте цілі та те, що потрібно змінити
• Робіть: впроваджуйте зміни в невеликому масштабі
• Перевірте: проаналізуйте результати, щоб побачити, чи спрацювали зміни
• Дійте: стандартизуйте успішні зміни або спробуйте знову з новим планом

Цей циклічний підхід дозволяє організаціям постійно вдосконалювати процеси для підвищення ефективності, якості та продуктивності.
 

Які організації використовують цикл PDCA?

Надзвичайно універсальна система PDCA використовується багатьма типами компаній, оскільки вона забезпечує структурований підхід до перевірки ідей, збору даних і прийняття рішень на основі даних для постійного вдосконалення. Наприклад:

• Виробництво: компанія-виробник може використовувати PDCA для підвищення якості продукції.
• Обслуговування клієнтів: відділ може запровадити PDCA для надання кращого обслуговування.
• Розробка програмного забезпечення: розробники можуть використовувати це для створення кращого програмного забезпечення.
• Охорона здоров’я: лікарня може застосувати PDCA для покращення стандартів догляду за пацієнтами.

Як працює цикл PDCA?

До циклу PDCA входять 4 етапи: «планування», «виконання», «перевірка» й «дія». Його можна використовувати для вирішення конкретних проблем, внесення змін до процесів чи систем або відстеження та вимірювання прогресу.
 

Планування

• Установіть цілі. Визначте конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі (SMART) цілі.
• Визначте ресурси: визначте ресурси, необхідні для досягнення ваших цілей.
• Розробіть план. Окресліть, як досягти поставлених цілей і виміряти прогрес, у документі для спільної роботи, яким можна поділитися.
• Розуміння поточного стану: оцініть поточний стан вашої організації та бажаний стан.
• Персоналізуйте підхід. Адаптуйте цикл PDCA до ваших потреб, можливо, включивши додаткові етапи, як-от процес DMAIC.
• Зосередьтеся на даних: використовуйте вже існуючі дані або ідеї з попередніх циклів PDCA, щоб інформувати свій підхід
   

Виконання

•  Реалізуйте план: вживайте заходів щодо свого плану, розглядаючи його як експеримент.
• Зміни в тестуванні: проводите невеликі тести в контрольованих умовах, щоб уникнути порушення інших процесів.
• Зберіть дані. Під час цього етапу зберіть інформацію для наступних кроків. Ви можете використовувати хмарне сховище Dropbox для безпечного зберігання та легкого‌ доступу до файлів даних.
   

Перевірка

• Аналізуйте результати: перегляньте дані, зібрані на етапі виконання, щоб побачити, чи досягаєте ви своїх цілей.
• Порівняйте з цілями: оцініть результати порівняно з початковими цілями.
• Оцініть підхід. Визначте, чи потрібно змінювати план, і повторюйте етапи «Дія» та «Перевірка», доки не знайдете задовільне рішення. Поділіться своїми висновками з іншими, щоб отримати їхній відгук. Це допоможе переконатися в об’єктивності ваших висновків.
   

Дія

• Впровадити зміни: застосувати успішні зміни, визначені на етапі перевірки.
• Прагніть до постійного вдосконалення. Використовуйте результати як нову базову лінію та продовжуйте цикл PDCA, щоб сприяти постійному вдосконаленню. Спробуйте централізувати зусилля в одному документі, щоб відстежувати результати кожного циклу.

Як використовувати цикл PDCA для довготривалих результатів

Цикл PDCA є безперервним, що дозволяє проводити повторні ітерації для вдосконалення та вдосконалення процесів і продуктів. Щоб успішно запровадити цикл PDCA і досягти тривалих результатів, вам просто потрібно пам’ятати про кілька ключових елементів протягом усього процесу.
 

1. Ставте чіткі цілі

Установіть конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та обмежені в часі (SMART) цілі. Чіткі цілі визначають напрямок і фокус для зусиль щодо вдосконалення та допомагають оцінити ефективність циклу PDCA.
 

2. Залучайте ключових зацікавлених сторін

Залучайте зацікавлених сторін на всіх рівнях організації, щоб забезпечити різноманітність точок зору та широку підтримку. Це сприяє розвитку відповідальності та відданості процесу.
 

3. Розподіліть ресурси та встановіть часові рамки

Забезпечте наявність достатнього персоналу, фінансових ресурсів і технологій. Встановіть реалістичні часові рамки, щоб зберегти імпульс і запобігти виснаженню.
 

4. Відстежуйте прогрес і аналізуйте результати

Регулярно відстежуйте прогрес за допомогою ключових показників ефективності (KPI). Використовуйте інструменти для відстеження взаємодії з документами та аналізу даних, щоб оцінити продуктивність і знайти сфери для вдосконалення.
 

5. Сприяти культурі постійного вдосконалення

Заохочуйте зворотній зв'язок і проактивне вирішення проблем. Забезпечте можливість безперервного навчання для вдосконалення навичок і знань співробітників, забезпечуючи ефективний внесок у процес вдосконалення.

Основні переваги використання циклу PDCA

Цикл PDCA заохочує структуроване вирішення проблем, розвиває культуру безперервного навчання, дозволяє приймати рішення на основі даних і стимулює адаптивність процесів.
 

Структуроване вирішення проблем

Цикл PDCA забезпечує систематичний підхід до виявлення проблем, впровадження рішень і вимірювання прогресу. Ця структурована структура сприяє дисциплінованому методу вирішення проблем і зусиль щодо вдосконалення.
 

Культура безперервного навчання

PDCA сприяє співпраці, а не роз'єднаності. Залучаючи співробітників до всіх етапів, це створює спільне розуміння цілей і процесів. Коли співробітники беруть участь у виявленні проблем, розробці рішень і моніторингу прогресу, вони отримують глибше розуміння робочих процесів і організаційних цілей. Це середовище для співпраці стимулює інновації, коли члени команди діляться думками та створюють культуру постійного навчання.
 

Прийняття рішень на основі даних

Цикл PDCA гарантує, що вдосконалення базуються на конкретних доказах, а не на припущеннях. Збираючи та аналізуючи дані на кожному етапі, організації можуть приймати обґрунтовані рішення щодо ефективності своїх зусиль, мінімізуючи ризик впровадження неефективних рішень.
 

Адаптивність і чуйність

Цикл PDCA сприяє регулярним перевіркам прогресу та коригуванням, що дозволяє організаціям швидко реагувати на нові виклики та можливості. Ця гнучкість допомагає організаціям залишатися конкурентоспроможними в динамічному середовищі, постійно вдосконалювати процеси та продукти та підтримувати конкурентну перевагу.

Коли використовувати цикл PDCA... а коли спробувати щось інше

Застосування деяких підходів до вирішення проблем і управління може потребувати часу та ресурсів. Гнучкість PDCA означає, що його можна застосовувати в більшості випадків. Проте PDCA не підходить для вирішення кожної проблеми, з якою стикається ваша організація.
 

Коли слід використовувати PDCA

Якщо ви прагнете постійно вдосконалювати робочі процеси, PDCA — це гарний вибір. 

Цей циклу полягає в постійному виявленні проблем, уточнюванні та пошуку оптимальних методів. Мало імовірно, що показники продуктивності повністю зміняться після однієї ітерації.

Незалежно від простоти, PDCA є процесом, який вимагає суворості та досконалого володіння методикою, якщо ви хочете отримати справжню користь. Але, прийнявши це і дотримуючись кроків, ви отримаєте спосіб вносити зміни в те, як працюєте ви або ваша команда. Застосування циклу PDCA у командах і організаціях допоможе вашим колегам розвинути систему поглядів, що сприяє критичному мисленню та розв’язанню проблем. А що може бути краще?  

Коли не слід використовувати цикл PDCA

Однак якщо вам потрібні миттєві результати, PDCA може не підійти. Отже, якщо ваша організація має справу з проблемами процесу, що потребують термінового вирішення, або вам потрібні швидкі зміни продуктивності та результатів, PDCA може бути не тим засобом, що вам підходить.

Поширені проблеми з PDCA та способи їх подолання

Незважаючи на свою ефективність, впровадження циклу PDCA може спричинити різні проблеми. Визнання та усунення цих перешкод має вирішальне значення для успішної реалізації. Ось кілька типових проблем і стратегій їх подолання.
 

Опір змінам

Співробітники можуть чинити опір змінам, внесеним циклом PDCA, побоюючись порушити їхній розпорядок дня. Щоб подолати це, залучайте їх до етапу планування, активно прислухайтеся до їхніх проблем і наголошуйте на перевагах постійного вдосконалення.
 

Брак ресурсів

Обмеження ресурсів, таких як час, бюджет і досвід, можуть перешкоджати ефективній реалізації циклу PDCA. Розставляйте пріоритети для ініціатив щодо вдосконалення, розумно розподіляйте ресурси та шукайте підтримки у вищого керівництва, щоб отримати необхідні ресурси.
 

Збір та аналіз даних

Збір і аналіз даних може бути трудомістким і складним. Використовуйте технології та інструменти аналізу даних, щоб оптимізувати збір і аналіз даних, роблячи процес більш ефективним і точним.
 

Відсутність відповідальності

Без чіткої підзвітності цикл PDCA може зірватися. Призначте конкретні обов’язки окремим особам і командам, забезпечуючи ретельне виконання кожного кроку циклу. Регулярні оновлення прогресу та перевірки ефективності можуть посилити підзвітність.
 

Підтримка процесу вдосконалення

Постійне вдосконалення вимагає постійної відданості та зусиль. Створіть культуру, яка цінує навчання, адаптацію та інновації. Відзначайте успіхи та діліться отриманими уроками, щоб зберегти імпульс і підтримувати процес вдосконалення.
 

Активно вирішуючи ці проблеми та впроваджуючи відповідні стратегії, організації можуть використовувати весь потенціал циклу PDCA, сприяючи стійкому вдосконаленню та досягаючи операційної досконалості.

Створіть план постійного вдосконалення, взявши за основу Dropbox

Надійний цикл PDCA потребує безпечної та надійної основи. Dropbox спрощує розробку чіткого плану в одному документі для спільної роботи, яким можна поділитися та який безпечно зберігається в хмарному сховищі й доступний для вашої команди звідусіль. 

Озброївшись централізованим проєктним документом, ви можете легко ділитися ідеями чи файлами даних, запитувати відгуки та починати роботу. Співавтори можуть аналізувати дані разом завдяки редагуванню в реальному часі, записуючи результати виконання плану та здійснення дій. 

Перш ніж ви це дізнаєтеся, ви матимете чіткий, доступний запис усього процесу, готовий до виконання або для посилань на майбутні цикли PDCA.

Не пропустіть можливість трансформувати свій бізнес і досягти виняткових результатів, взявши за основу Dropbox. Почніть працювати з документом PDCA сьогодні та розкрийте весь потенціал вашої організації.