Якщо ви коли-небудь намагалися надсилати великий файл через Gmail, наприклад, відео високої роздільної здатності, багатошаровий файл Photoshop або велику презентацію, ви, ймовірно, стикалися з обмеженням розміру в 25 МБ. А коли ви жонглюєте термінами роботи з клієнтами або намагаєтеся доставити термінові кінцеві матеріали, це обмеження не просто незручне — це глухий кут у робочому процесі.
То що ж робити? Ви починаєте стискати файли (і жертвувати якістю), розділяти ресурси на кілька електронних листів або боротися з непрацюючими посиланнями та поверненням електронних листів. Ніщо з цього не кричить про «професійність» і не економить час.
На щастя, існує більш простий спосіб обійти ці надокучливі обмеження розміру файлів Gmail. Dropbox пропонує вам два варіанти:
- Діліться безпосередньо зі свого хмарного сховища, якщо ви працюєте над одним файлом разом
- Використайте Dropbox Transfer, щоб надіслати чисту копію файлу без стиснення
У цьому посібнику ми також пояснимо, як використовувати автоматичне повідомлення Google Диска в Gmail для надсилання великих файлів, якщо вас не турбує стиснення.
У будь-якому випадку, ви пропускаєте обмеження розміру, позбавляєтеся стресу та повністю контролюєте ситуацію. Хочете правильно надсилати великі файли в Gmail? Читайте далі, щоб дізнатися, наскільки це насправді просто.
Чому мій файл не прикріплюється в Gmail?
Ми всі були в такому становищі — ви намагаєтеся додати файл у Gmail, і нічого не відбувається. Або ще гірше, ви натискаєте «відправити» і отримуєте це жахливе повідомлення про повернення. То що ж відбувається, коли ваш великий файл не додається або не надсилається в Gmail?
Ось кілька звичайних підозрюваних:
- Він занадто великий: обмеження розміру вкладень у Gmail становить лише 25 МБ. Це чудово для 2005 року, але небагато, якщо ви працюєте з відео, зображеннями, файлами дизайну та іншими типово великими ресурсами. Як тільки досягнуто межі — ви застрягли.
- Ваше інтернет-з’єднання слабке: нестабільне з’єднання може перешкоджати завантаженню, особливо файлів великого розміру. Якщо у вас погане з’єднання з Wi-Fi або ви знаходитесь трохи занадто далеко від маршрутизатора, завантаження може легко завершитися невдачею.
- Тип файлу обмежений: Gmail блокує певні типи файлів (наприклад, .exe, .кажан, або .zip файли) з міркувань безпеки, навіть якщо вони абсолютно нешкідливі. Це дратує, якщо ви працюєте з цими файлами, і означає, що ви зіткнетеся з труднощами.
- Ваша поштова скринька переповнена: Іноді, якщо ваш обліковий запис Google наближається до ліміту пам’яті, вкладення можуть не надсилатися. Це особлива проблема для фрілансерів та соло-підприємців, які покладаються на базові версії Gmail.
- Ви використовуєте застарілу версію Gmail: розширення браузера або старі версії Gmail можуть спричиняти збої в роботі. Люди часто стикаються з цією проблемою на мобільних пристроях та планшетах, які вони використовують лише зрідка для електронної пошти.
Якщо у вас коли-небудь виникали проблеми з прикріпленням файлу до електронного листа, ви не самотні. Існують простіші способи надсилання великих файлів без проблем. Давайте розглянемо кілька простих варіантів.
3 способи надсилання великих файлів через Gmail
Якщо ви регулярно працюєте з великими файлами, стандартні вкладення Gmail можуть здаватися вузьким місцем, яке порушує ваш робочий процес. Однак, є кілька розумних способів надсилання файлів. Давайте розглянемо 3 прості варіанти:
1. Використовуйте Gmail з Google Диском
Коли розмір файлу перевищує 25 МБ, Gmail пропонує вам використати посилання на Google Диск. Це надійний запасний варіант, але він не ідеальний. Ось чому вам варто переглянути цей варіант, перш ніж надсилати файл:
- Диск іноді стискає файли або конвертує їх, що потенційно призводить до деяких дивних проблем із форматуванням.
- Клієнти також можуть ненавмисно редагувати або перейменовувати файли, що ускладнює контроль версій.
Це трохи мінне поле, але Dropbox все робить просто. Дозволяючи файлам залишатися саме такими, якими ви їх завантажили — без стиснення, без конвертацій, без драматизації.
2. Використовуйте Dropbox, щоб поділитися посиланням для відстеження
Якщо ви хочете більшого контролю й надійності без порушення робочого процесу, найпростіше рішення — поділитися файлом через посилання Dropbox. Ось як це зробити безпосередньо з вашого хмарного сховища.
- Завантажте файл, потім клацніть правоюкнопкою миші у своєму хмарному сховищіта виберіть «Копіювати посилання».
- Вставте це посилання у своє повідомлення Gmail — не потрібно стискати, архивувати чи розділяти
Завдяки цьому методу клієнти отримують прямий, професійний доступ до файлу саме так, як ви задумали. А оскільки ви надаєте спільний доступ до живого файлу, ви можете вирішити, хто може його редагувати, переглядати або завантажувати.
Інші переваги включають такі функції, як захист паролем, терміни дії файлів і відстеження переглядів, що забезпечує повний контроль і прозорість — це чудово підходить для керування перебігом виконання проєкту і його моніторингу.
Спільні посилання ідеально підходять для спільної роботи. Але якщо ви хочете заблокувати остаточну версію для доставки, ймовірно, краще спробувати Transfer.
3. Надсилайте великі файли за допомогою Dropbox Transfer
Коли ваш кінцевий результат буде готовий до надсилання, скористайтеся функцією Transfer, щоб легко й зручно надіслати великі файли, недоступні для редагування, з найвищим рівнем безпеки. Ось як це зробити кількома натисканнями кнопки миші.
- Просто перейдіть на сайт dropbox.com/transfer
- Завантажте файл і надішліть його одержувачу
Цей метод ідеально підходить для надсилання відео, зображень або дизайнерських файлів — розміром до 100 ГБ. Немає стресу через розмір файлу, жодних редагувань від одержувача, лише чистий та надійний процес доставки. Це також забезпечує швидке завантаження та вивантаження.
Передача також дозволяє легко додавати власний брендинг, встановлювати пароль і відстежувати, коли клієнт відкриває або завантажує файл. Потрібно ще більше місця? Немає проблем, за допомогою доповнення Dropbox Replay ви можете надсилати файли розміром до 250 ГБ.
Це ідеальний метод для фотографів, редакторів, дизайнерів — усіх, хто надсилає клієнтам відшліфовані роботи. Незалежно від того, чи працюєте ви в умовах дедлайну, чи просто не хочете переривати свій робочий процес, Transfer спрощує надсилання великих файлів.
Поради щодо покращення результатів під час надсилання великих файлів через Gmail
Навіть з найкращими інструментами, кілька розумних звичок мають велике значення. Незалежно від того, чи надсилаєте ви великий файл клієнту, чи співпрацюєте над ним, ось кілька порад, які допоможуть зробити обмін файлами більш плавним та професійним:
- Додавайте номери версій або дати до імен файлів— це допоможе вам або вашим клієнтам уникнути плутанини, чітко позначаючи файли
- Діліться папками, а не лише файлами— Dropbox дозволяє групувати пов’язані файли (наприклад, супровідні документи) в папці, щоб упорядкувати все та полегшити перегляд повної картини
- Увімкніть сповіщення або відстеження переглядів— такі інструменти, як Dropbox, дозволяють відстежувати перегляди та завантаження, тому ви ніколи не будете в невіданні та не будете сумніватися, чи загубилася ваша робота у чиїйсь поштовій скриньці.
Ці маленькі хитрощі заощаджують час, зменшують кількість переписок і роблять ваш вигляд надзвичайно організованим, адже вам не доведеться шукати файли та дратуватися через обмеження Gmail.
Запитання й відповіді
Gmail дозволяє додавати файли розміром до 25 МБ. Якщо ваш файл більший, Gmail попросить вас скористатися Google Диском. Це корисно, але може стиснути ваші файли та зменшити контроль над тим, як до них отримують доступ.
Прикріпити папку безпосередньо в Gmail не можна. Однак ви можете скористатися хмарним сховищем у своїй обліковці Dropbox, щоб поділитися посиланням на папку. Щоб це зробити, передайте папку, клацніть правою кнопкою миші й виберіть «Копіювати посилання», щоб створити посилання на доступ, а потім просто додайте його до свого електронного листа. Передавання папок часто відбувається швидше й простіше, яко вам потрібно поділитися наборами файлів.
Не безпосередньо, але коли сервіс Gmail перенаправляє великі файли через Google Диск, він може стискати зображення або відео, щоб зменшити їхній розмір. Це може змінити їхню якість. Такі інструменти, як Dropbox, дають змогу обмінюватися файлами без втрати якості.
Ви можете використовувати Dropbox для обміну великими файлами — без обмежень розміру Gmail, Outlook чи будь-якого іншого поштового клієнта. Якщо вам потрібно надіслати великий файл через Gmail, ви просто завантажуєте файл у Dropbox, отримуєте посилання та надсилаєте його в повідомленні Gmail. Таким чином, ви уникаєте обмежень розміру та отримуєте доступ до додаткових функцій, таких як паролі, терміни дії, відстеження файлів тощо.
Дослідіть пов’язані ресурси
Як спланувати свій робочий день для ясності, зосередженості та виконання завдань
Підвищте продуктивність команди за допомогою експертних стратегій для оптимізації робочого дня вашої команди. Дізнайтеся, як розставляти пріоритети завдань, покращувати робочі процеси та покращувати співпрацю в нашому посібнику.
