6 способів спростити кадрові процеси

Кадрові процеси не повинні бути складними. Створюючи шаблони, розробляючи переліки та оптимізуючи функції, як‑от процес зарахування до штату та звільнення, керівники кадрових відділів можуть розробити робочі процеси, яких легко дотримуватися та які будуть ефективними, що дасть змогу їм та їхнім колегам зосередитися на більш творчих та прибуткових справах. Головне — менше адміністративних дрібниць і більше рекомендацій.  

Але як відділ кадрів може досягти цих цілей? Які прості способи створення та розвитку цих процесів існують? Ось шість аспектів, які відділи кадрів мають брати до уваги, а також місця, де може відбутися оптимізація. Скористайтеся цими порадами, щоб усім полегшити трудову діяльність.

Створюйте переліки показників для оцінювання ефективності праці

Показники для оцінювання ефективності праці є одним із найважливіших і найскладніших елементів побудови успішної організації. Здійснення життєво важливого дієвого та справедливого оцінювання ефективності праці без стандартів може виявитися доволі важкою справою. Передбачливий відділ кадрів має скласти переліки для кожної певної категорії працівників, щоб допомогти рецензентам створити контекст для індивідуального оцінювання. Крім того, подумайте про розробку переліку показників для наради щодо оцінювання ефективності праці, щоб нагадати особі, яка здійснює оцінювання, додати до нього все необхідне, дотримуючись водночас єдиних стандартів.

Використовуйте шаблони документів із залучення до роботи, працевлаштування тощо

Розробка шаблонів для ситуацій, що часто виникають, є чудовим способом оптимізувати кадрові процеси. Наприклад, Dropbox пропонує один шаблон для залучення до роботи нових працівників, який централізує інформацію, щоб допомогти новим працівникам почати роботу, отримати доступ до ключових матеріалів, та створює перелік завдань на перші дні роботи. (Переліки!) Водночас документ із працевлаштування дає змогу відділу кадрів консолідувати дані кандидатів, керувати графіками співбесід і спільно редагувати запитання для них. Або створіть шаблон угоди з працівником, завантаживши та попередньо налаштувавши поля, які використовуються багаторазово, щоб змінювати лише ключові моменти, як‑от ім’я, заробітна плата та пільги. Цінність шаблонів обмежується лише уявою відділу кадрів організації. Створіть шаблони потреб відділу кадрів для безперервної роботи.

Надсилайте, підписуйте та зберігайте документи із працевлаштування, залучення до роботи та звільнення

Два періоди трудової діяльності працівника, коли він (вона) стикається з інтенсивним документообігом, — це процес працевлаштування та звільнення з роботи. Залучення до роботи та звільнення вимагає багато паперової роботи й може потребувати багатьох підписів. Інструмент на кшталт продукту е‑підпису Dropbox під назвою Dropbox Sign може допомогти з автоматизацією документообігу під час працевлаштування та звільнення працівників, спрощуючи захист юридично зобов’язувальних електронних підписів. А оскільки HelloSign інтегрується з наявними програмами та робочими процесами, можна легко створити та підтримувати систему надсилання та зберігання документів, до якої можна буде без перешкод отримати доступ у майбутньому. (Або просто скористайтеся Dropbox DocSend.)

Розробка матеріалів із залучення працівників

Новий співробітник не хоче приходити в організацію та стикатися з хаотичним процесом адаптації. Вони хочуть мати простий спосіб пройти навчання, підписати документи та розпочати роботу. З огляду на це, відділу кадрів слід встановити стандартні адаптаційні матеріали, щоб усі співробітники мали однаковий початковий досвід. Це означає документи, але також і відео. Працюючи з різними відділами та керівниками, команди HR можуть створювати записи екрану та відеоповідомлення на поширені теми адаптації, позбавляючи необхідності повторюватися щоразу, коли наймають нових людей. Натомість нові співробітники зможуть переглядати відео у власний час та темп.

Зробіть процес заповнення форм легкою справою

Що, якби введення інформації у форми не було таким виснажливим заняттям? Завдяки HelloWorks цього не станеться. Використовуйте інструмент робочого процесу без коду, щоб перетворити складні форми, як‑от заяви від новоприйнятих працівників або документи на отримання пільг, на зручні для мобільних пристроїв форми, які кандидати або співробітники можуть заповнювати та надсилати з будь‑якого місця. До того ж уведені дані буде співвіднесено з наявними системами, що заощадить відділу кадрів час і допоможе уникнути нудного процесу перенесення даних. Створення й заповнення заяв та інших форм для кожного стало простим як ніколи.

Створіть централізоване сховище для всіх документів відділу кадрів для легкого доступу між відділами

Найкращі HR-документи, відео та процеси нічого не варті, якщо ніхто не знає, де вони знаходяться. Цю проблему можна усунути, створивши централізовану базу даних, яка містить усе необхідне для відділу кадрів. Усі шаблони та документи з найму, адаптації, оцінювання, опитувань та виведення співробітників з роботи в одному місці, організовані таким чином, щоб це мало найбільший сенс для керівників організації. Використовуючи Dropbox для побудови цієї системи, відділ кадрів також може контролювати, хто має доступ до яких файлів, а також знати, хто переглядає та завантажує файли, щоб гарантувати, що їх використовують лише потрібні співробітники.

Створюйте системи позначення мітками для полегшення пошуку

І, нарешті, коли систему встановлено, шаблони створено, роботу виконано, відділ кадрів може створити систему позначення мітками, яка зробить усе доступним для пошуку. Мітки можуть бути найрізноманітнішими: від #2022 або #template до #onboarding або #contract. Оскільки певні файли або папки можуть мати кілька міток, і до всього, що знаходиться в позначеній папці, цю мітку буде додано автоматично, система позначення мітками є настільки надійною та гнучкою, наскільки цього прагне відділ кадрів. Тепер можна шукати та працевлаштовувати виняткових співробітників.