Оскільки офісні працівники витрачають до 30% свого часу на пошук файлів, а компанії витрачають сотні доларів на паперове канцелярське приладдя, вартість неефективних систем управління документами може легко зростати. На щастя, втрати доходу через паперові процеси можна повністю уникнути за допомогою системи електронного документообігу.
Дізнайтеся, як перехід на цифрову централізовану реєстрацію може повернути вашим співробітникам час, заощадити ваші гроші, допомогти з дотриманням нормативних вимог і захистити вас від утрати даних.
Що таке система електронного документообігу?
Система електронного документообігу (EDMS) — це комплекс програмних засобів, що дає змогу створювати, керувати, зберігати та відстежувати електронні документи та файли. EDMS зазвичай охоплює функції, як‑от електронне іменування файлів, зберігання, сканування документів, контроль версій для відстеження оновлень, унесених до документів, та оптичне розпізнавання символів (OCR) для обробки тексту в документах.
Чому важлива система електронного документообігу?
Скільки часу ви могли б заощадити, якби кожен потрібний вам документ можна було шукати та знаходити за лічені секунди? А наскільки простіше було б керувати файлами, якби ви могли зберігати документи та отримувати до них доступ із будь‑якої точки світу?
За допомогою системи електронного документообігу (EDMS) можна відстежувати, контролювати свої файли та керувати ними з єдиного центру, що підвищує ефективність ведення бізнесу з будь‑ким у всьому світі. Це також забезпечує впорядкованість та захист ваших документів, допомагаючи вам і вашим співробітникам заощаджувати час, і сприяє безпеці ваших даних.
Якими є переваги централізованої реєстрації за допомогою системи електронного документообігу?
Вищий рівень безпеки
Система електронного документообігу дає вам можливість зберігати свої файли більш безпечно, ніж якби вони просто зберігалися на одному комп'ютері чи в картотеці десь у вашому офісі.
Система електронного документообігу дає змогу встановлювати дозволи, щоб лише деякі люди могли переглядати чи редагувати певні файли, гарантуючи, що доступ до ваших найбільш важливих документів матимуть лише ті люди, яким вони дійсно потрібні. Наявність захищеної системи керування файлами також важлива, коли йдеться про стандарти дотримання норм.
Використовуючи Dropbox, адміністратори обліковок можуть визначати права доступу до файлів, а загальнодоступні документи можуть переглядати лише користувачі з посиланням на файли. Якщо ви ввімкнете двоетапну перевірку, ви також отримуватимете коди безпеки через SMS або з програми для автентифікації.
Більше того, будь‑які документи, підписані за допомогою Dropbox Sign, який входить до всіх тарифних планів Dropbox, мають захист від змін і створюються з контрольними журналами, щоб забезпечити повну історію всіх дій та редагувань із позначенням часу.
Більш ефективні робочі процеси
Коли всі ваші документи зберігаються в одному центральному цифровому сховищі, вашим командам набагато простіше знаходити потрібні файли. Тримати всіх у курсі подій виявляється особливо корисним, коли кілька людей працюють над одним проєктом, адже це зменшує ймовірність появи дублікатів файлів або різних версій одного й того ж файлу в різних місцях.
Наприклад, VivaReal, як найбільший онлайн-ринок нерухомості в Бразилії, потребувала простішого способу зберігання даних та спрощення співпраці між співробітниками. Після переходу на Dropbox для вашого бізнесу, VivaReal тепер може автоматично синхронізувати нові файли, зберігаючи все в одному місці, а обмін документами між різними пристроями став набагато простішим.
Крім того, коли ви використовуєте Dropbox Sign, кожен документ, який ви надсилаєте на підпис, також може бути автоматично збережений в обраній вами папці Dropbox.
Менші втрати даних
Система електронного документообігу також зменшує кількість документів і даних, утрачених через людські помилки чи недостатню комунікацію між командами.
Оскільки всі документи зберігаються в централізованому місці з резервними копіями та версіями, набагато легше знайти втрачений документ. А якщо щось і загубиться, це можна буде відновити з мінімальними зусиллями.
Коли йдеться про найважливіші документи, як-от угоди щодо надання послуг, трудові контракти або угоди про нерозголошення, збереження та відстеження файлів має вирішальне значення для ефективного ведення бізнесу. Система документообігу на кшталт Dropbox забезпечує надійне та безпечне зберігання ваших документів з електронним підписом у хмарі, щоб ви могли уникнути неналежного розміщення документів і отримати більше заспокоєння.
Економічно ефективне рішення
Відсутність електронної централізованої реєстрації документів може знизити дохід через зайвий час, витрачений на пошук та керування файлами, а також регулярний передрук документів або відтворення втрачених даних.
Щоб краще зрозуміти, в середньому реєстрація одного документа коштує 20 доларів, пошук кожного загубленого документа — 120 доларів, а відтворення кожного документа — 220 доларів, але підписка на систему керування документами, таку як Dropbox Business, починається лише від 15 доларів на місяць.
Замість того, щоб витрачати тисячі аркушів паперу на друк документів, які мають залишатися цифровими, ви можете заощадити, швидко надіславши посилання на свої документи електронною поштою, і ваші одержувачі зможуть отримати доступ до файлів зі своїх комп’ютерів або телефонів. А коли настане час внести зміни або повторно отримати доступ до документів, ви не лише зможете вносити зміни в цифровому вигляді без необхідності друку чи повторного сканування, але й матимете кожну версію документа у своїй системі для безпечного та легкого доступу.
Спростіть керування документами за допомогою Dropbox
Якісне програмне забезпечення для керування файлами може творити дива, роблячи ваш бізнес організованим, безпечним та ефективним. Поєднайте це із системою документообігу з е‑підписом для швидкого підписання договорів, і ви зможете підвищити рівень виконання договорів на 26% за допомогою Dropbox Sign.
Якщо ви хочете ще більше вдосконалити свою систему документообігу, ви також можете інтегрувати Dropbox із Dropbox Sign API, щоб надсилати запити на підпис безпосередньо з вашої CRM, і Dropbox Fax для зручного надсилання факсимільних повідомлень онлайн.
