З чого почати використання електронних підписів у своїй організації?

Безпечна платформа електронного підпису може допомогти вам залучити нових співробітників, укласти більше угод та заощадити час на юридичну роботу. І все це швидше, ніж ви встигаєте сказати: «паперова робота — відстій!»

Ми вважаємо, що настав час відмовитися від цього «необхідного» слова, яке люди використовують, коли йдеться про «необхідне зло» – паперову роботу. У 2025 році це просто зло. На щастя, стає все легше й легше позбутися паперової роботи на робочому місці.

Ось кілька сфер, у яких організаціям варто почати використовувати програмне забезпечення для електронного підпису. Це ефективно залучить чудових співробітників та швидко укладе нові угоди, зберігаючи при цьому законність та безпеку.

Електронні підписи допомагають ефективніше наймати нових працівників

Складання чернеток, друк, факс, сканування, архівування або виправлення помилок вважалися необхідним злом для більшості бізнес-відділів. І ніхто не розуміє цей жах краще, ніж ті, хто працює в відділі кадрів і займається наймом та адаптацією нових співробітників.

Але чи не час нам у вік цифрової трансформації, коли ви можете буквально відвідувати свого лікаря онлайн, позбутися паперової роботи?

Ми вважаємо так.

Переваги електронних підписів під час наймання працівників

Відділ кадрів має багато переваг, якщо інтегрує платформу безпаперового електронного підпису в процес адаптації співробітників.

Оптимізований адаптаційний процес для всіх

Dropbox Sign API дає змогу відділу кадрів використовувати дані, указані під час процесу реєстрації заявника, для наведених нижче цілей.

• Автоматично заповнюйте всі необхідні документи
• Створіть набір персоналізованих (та легких для читання) PDF-файлів
• Надішліть готові документи для електронного підпису безпосередньо зі свого комп’ютера або мобільного пристрою

Це не лише усуває надмірність у команді кадрів, але й зменшує деякі труднощі, які можуть призвести до відтоку кандидатів, що є життєво важливим, якщо вашому бізнесу потрібно швидко масштабувати найм.

Третя сторона для розв’язання технічних проблем

Цифрова трансформація навряд чи можлива, якщо вам доведеться наймати новий адміністративний персонал лише для налаштування всіх інструментів і керування ними! Це головна причина, через яку відділи кадрів люблять модель Dropbox Sign. Платформа електронних підписів Dropbox Sign іде в комплекті зі службою підтримки, очолюваною розробником, яка налаштує вашу систему менш ніж за тиждень і керуватиме всіма технічними питаннями

Як ПЗ для електронних підписів допомогло компанії Instacart збільшити масштаби діяльності

Служби Dropbox Sign і Dropbox Forms допомогли компанії з доставки продуктів харчування на замовлення Instacart підвищити швидкість оформлення нових постачальників на 270 % і заощаджувати понад 50 годин на тиждень на виконанні завдань з оформлення.

Instacart регулярно укладає договори з тисячами доставників, які відбирають, упаковують і доставляють продукти клієнтам.

За таких обсягів їхній процес роботи з ручкою та папером викликав значні труднощі. Офісний персонал мав фізично керувати документообігом та адаптацією кожного покупця. Оскільки вони прагнули масштабуватися на 80% домогосподарств США, цей трудомісткий процес не був достатнім ні для їхнього внутрішнього персоналу, ні для кваліфікованих людей, з якими у них виникали проблеми з адаптацією та утриманням.

За допомогою нашої команди підтримки API під керівництвом розробників, Instacart вбудував юридично обов'язкові електронні підписи для покупців та створення й управління документами відділу кадрів безпосередньо у свій додаток. Так, вони не зупинилися на цифровізації — вони повністю перейшли на мобільні технології, щоб задовольнити потреби своїх співробітників, які постійно працюють у русі, там, де вони живуть. 

Тепер покупці можуть отримувати всю важливу документацію щодо працевлаштування та адаптації, а також офіційно підписувати її, прямо зі своїх телефонів.

Крім того, за допомогою функції шаблонів у Dropbox Sign фахівці відділу кадрів Instacart можуть створювати, форматувати та зберігати важливі шаблони реєстрації, щоб уникнути повторюваної роботи.

Електронні підписи спрощують процес продажів

Легко зрозуміти, чому традиційний процес надсилання безлічі важливих документів електронною поштою із проханням до клієнта роздрукувати, підписати й повернути їх у сучасному світі не працює.

Оцифрований процес відправлення та підписання документів не лише спрощує продажі— він дає змогу вашій компанії швидше отримувати прибуток, водночас скорочуючи накладні витрати!

Переваги використання електронних підписів для відділу продажів

Якщо ваш відділ продажів насправді намагається заробити гроші для вашої компанії, замість того, щоб витрачати всі гроші на ручні, виснажливі процеси, ми вважаємо, що вам справді сподобаються наступні переваги, які надають електронні підписи.

Досягайте прибутку швидше

Завдяки таким продуманим функціям бізнес-класу, як додавання до копії, шаблони та сповіщення про статус, відділи продажів ніколи не застрянуть в очікуванні, поки хтось не помітить цю купу документів, яка лежить у них на столі або в поштовій скриньці та тільки‑но й чекає, щоб її підписали й повернули, щоб, нарешті, можна було розпочати взаємодію.

Два способи заощадити

Окрім значного зниження операційних витрат, яке забезпечує платформа електронних підписів, Dropbox Sign також пропонує можливість заощадження коштів за допомогою річних і щомісячних пакетів. Завдяки безкоштовній пробній версії, прозорим цінам і відсутності прихованих платежів фахівці відділів продажів у стартапах і великих компаніях можуть знайти тарифний план, який відповідає їхньому бюджету.

Для тих, хто хоче отримати потужні функції та налаштування, що надає Dropbox Sign API, ціни на API так само прості, тож вам не доведеться звертатися в службу підтримки (навіть якщо там чудові фахівці), щоб почати роботу.

Компанія Vendini використовує електронні підписи для укладання угод у рекордні терміни

Вендіні потрібно було пришвидшити процес продажу, щоб забезпечити більш плавний досвід як для своєї команди, так і для клієнтів, які швидко змінюють свою діяльність.

Відверто кажучи, рішення для проблеми затримок у продажах компанії Vendini було досить простим, і ми вважаємо, що воно може також підійти й для вашого відділу продажів.

І полягає воно... в електронних підписах!

Точніше, це розумна платформа електронного підпису, яка покращує ваш робочий процес, не витрачаючи купу грошей на налаштування чи години на управління.

Компанія Vendini використовувала інтеграцію Dropbox Sign із Google Диском для створення та форматування своїх генеральних угод про надання послуг, перш ніж надсилати їх клієнтам, які потім могли підписати й повернути документи за кілька натискань кнопки миші. Документи й підписи залишалися в безпеці протягом усього процесу та зберігалися як на Google Диску, так і в обліковці Dropbox Sign компанії Vendini.

Завдяки цій єдиній інтеграції, відділ продажів Vendini раптом зміг надсилати угоди блискавично швидко — іноді укладаючи угоди, поки торговий представник ще розмовляв телефоном із потенційним клієнтом!

Торгові представники також використовували функцію Dropbox Sign із додання до копії, щоб фінансовий директор, менеджери й усі інші зацікавлені особи отримували електронною поштою повідомлення про перебіг підготовки важливих торговельних документів. Крім того, у компанії Vendini навіть почали користуватися рішенням із інтеграції Dropbox Sign для Slack. Фахівці з продажу могли бачити в режимі реального часу, коли було підписано документи.

Електронні підписи розширюють можливості юридичного відділу

Хоча вашому юридичному відділу, можливо, не потрібно найближчим часом вести судові справи, у нього, швидше за все, є кілька тих самих адміністративних проблемних моментів, з якими стикаються всі юридичні організації, — проблеми безпеки й законності, обтяжливі робочі процеси й високі накладні витрати.

Як юридичний відділ може отримати вигоду від електронних підписів

Ось кілька способів, за допомогою яких юридичні відділи можуть отримати вигоду від упровадження простого й ефективного сервісу електронних підписів без шкоди безпеці та засобам захисту.

Отримайте точну та безпечну документацію

Під час роботи з конфіденційними документами й високопоставленими клієнтами або високопосадовцями юридичним відділам потрібне рішення з електронних підписів, яке було б не лише точним, а й надзвичайно безпечним.

Dropbox Sign має кілька рівнів захисту, зокрема шифрування SSL під час передавання файлів, і надає безпечну серверну інфраструктуру, розміщену в сучасному центрі обробки даних рівня Tier III, сертифікованому за стандартом SSAE‑16, із сертифікатом ISO 27001.

Спростіть інтеграцію технологій та автоматизацію

Завдяки API, який постійно оновлюється та підтримується нашою власною командою інженерів, Dropbox Sign досить легко інтегрується в більшість наявних робочих процесів.

Використовуєте ви Google Диск, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive або практично будь‑яку іншу серед кращих сучасних бізнес‑програм, можете бути впевнені, що Dropbox Sign буде працювати з вами.

Підвищення ефективності та обслуговування

Проблема оформлення документів тривалий час мала значний вплив на швидкість і вартість юридичних процедур. Замість того, щоб скорочувати витрати, жертвуючи якістю послуг, юридичні відділи можуть використовувати сучасні технології, як‑от рішення з електронних підписів, для скорочення накладних витрат.

Орієнтовані на бізнес функції Dropbox Sign допомагають оцифровувати найважливіші юридичні документи, створюючи швидкий і безпечний процес передавання та підписання документів незалежно від того, беруть у ньому участь 2 або 20 сторін.

Легко вести журнали аудиту

Із моменту, коли ви надсилаєте запит на підпис, Dropbox Sign прикріплює до документа сторінку контрольного журналу. Цей контрольний журнал, який не підлягає редагуванню, гарантує, що дії з вашими документами ретельно відстежуються та маркуються за часом, щоб надати докази доступу, перегляду й підпису.

Dropbox Sign — рішення для електронного підпису номер один

Служба G2 Crowd назвала HelloSign (зараз — Dropbox Sign) рішенням із електронних підписів номер один для малого бізнесу. Ми також посіли третє місце в загальному рейтингу найкращих програмних продуктів для малого бізнесу. Не так уже й погано!

Незалежно від того, керуєте ви малим бізнесом, який не має коштів для армії адміністраторів із оформлення документів, або великою компанією, яка не має на це часу, інтелектуальна платформа електронних підписів, як‑от Dropbox Sign, може заощадити вам багато часу на юридичні питання, допомогти відділу продажів укладати більше угод і швидше залучати нових працівників до вашої команди. Якщо ви працюєте з цифровими або паперовими документами, Dropbox Sign допоможе вам.

Час діяти! Почніть користуватися безкоштовною ознайомлювальною версією вже сьогодні. Але бережіться! Тільки-но ви перейдете на світлу цифрову сторону, вам ніколи не захочеться повернутись до темного мистецтва оформлення документів на папері.