更出色的文件安全性和访问如何简化客户协作

挑战：数据泄露表明需要额外的文件安全性

The Shopping Center Group (TSCG) 成立于 1984 年，是最大的私营商业地产公司，专注于零售和餐饮业。凭借对零售业务的坚守，他们与知名零售商建立了牢固的长期合作关系。他们专注于零售业，并致力于学习其余零售领域相关知识，这使他们能够避免分心，同时为客户面临的挑战带来敏锐的洞见。

对于 TSCG 而言，客户信息的安全和保护至关重要。除了保护财务数据外，战略信息一旦落入坏人之手，也可能会带来灾难。例如，如果一家大型零售商有意进军某一特定市场，很多人都希望提前了解这一信息。

TSCG 的一位长期合作伙伴在经历一次安全事件后，该团队认识到过渡到新服务提供商的重要性，并对他们的文件存储实践进行了彻底审查。

由于 TSCG 的工作性质，并非所有工作都在内部进行。虽然 TSCG 在内部创建大量信息，但这些信息需要与客户共享。共享过程非常复杂，团队必须联系 IT 合作伙伴，然后由他们设置共享文件夹，而这些文件夹集中在传统文件存储系统中。
他们希望做得更好，并向许多托管服务提供商 (MSP) 提出了这一挑战，看看谁拥有最出色的解决方案。

解决方案：安全的云存储，实现轻松共享和访问

在 TSCG 与潜在 MSP 的对话中，他们讨论了对文件安全、存储和共享的担忧与挑战。在整个讨论过程中，Dropbox 脱颖而出，因为他们深知安全的价值，并拥有既能保护信息又能让相关人员轻松访问的系统。对于 TSCG 高级副总裁兼创新与技术董事总经理 Bryan Chandler 而言，他们可以借鉴 Dropbox 与其他客户合作的经验，并获得信息安全保证，这一点也很重要。当客户问及“你们采取哪些措施为我们保驾护航？”时，TSGC 可以分享 Dropbox 已采取的措施。“这有助于在这些关系中建立信任，”Chandler 说。

Dropbox 成为 TSCG 的中央文件共享机制，TSCG 的 300 名员工都可以访问 Dropbox。该平台安装在所有新用户的笔记本电脑上，以便文档、下载内容和图片全部传输至 Dropbox。TSCG 代理也可在外出时在他们的移动设备上登录 Dropbox。由于 Dropbox 可以在所有设备上同步文件，因此每位员工都能使用最新版本的文件。Chandler 说：“它消除了人们对文档所在位置的心理担忧。只需保存文档，便可随时随地进行访问。”代理处理复杂的交易和复杂的文档，但现在，只要他们能够访问互联网，他们就可以访问所需文件。这种移动性和灵活性也让 TSCG 得以采用混合办公模式。

除了提供安全的文件存储空间外，Dropbox 的功能还使 TSCG 代理及其客户的协作更加轻松。例如，文件共享让 TSCG 可以为其客户创建包含所有信息的虚拟存储空间，然后只需向客户发送链接即可授予他们访问权限，并确保每个人都使用相同的数据进行操作。Chandler 说：“这深受我们的代理和客户的欢迎。”收购需要进行大量尽职调查，最近的一项交易涉及到一家公司与不同供应商签订的各种订阅和合同。处理此类交易需要大量沟通，通常通过电子邮件进行。Chandler 使用了 Dropbox 中的文件请求功能，这样对方就可以将材料共享到他创建的存储空间中。

Chandler 说：“这省去了来回发送很多电子邮件的麻烦。客户只需将材料上传到我们都可以访问的位置，而不是来来回回发送一大堆电子邮件。这样就精简多了。此外，在移动这么多文件时，这有助于缓解‘我以为我已经发送过那个文件’的问题。”TSCG 还依赖于跟踪某些文件夹的功能。每当有人向存储空间添加新内容时，用户都会收到通知。Chandler 说：“文件夹跟踪功能是 Dropbox 的一项隐藏功能，作用巨大。我把新闻、文章和其他有用的资源上传到文件夹中。任何认为这些资源有用的人都可以跟踪该文件夹，并在我添加新内容时收到通知。”

Dropbox 还能与 TSCG 的其他技术堆栈很好地配合使用，包括项目管理工具 monday.com 以及资产跟踪和内容跟踪管理程序 Airtable 等应用。Chandler 说：“我只需点击两个按钮，即可将任何文件从 Dropbox 拉入这些应用，而且一切都运行得非常顺畅。”Dropbox 的集成功能还具备可扩展性，TSCG 希望在不久的将来能充分利用这一优势。“这对我们而言无疑是个良好的契机，可以推动我们日常使用的应用与 Dropbox 实现越来越多的协作。”